档案制度先行

档案制度先行一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。5.档案统计：负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.档案利用：积极为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，定期向档案管理部门移交档案。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.对本部门档案的完整性、准确性负责。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：公司/组织在各项业务活动中形成的文件、合同、协议、项目资料等。5.科技档案：公司/组织的科研项目、技术改造、设备档案等。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则。2.采用层次分类编号法，按照档案分类类别进行编号。例如，行政档案编号为XZ001，人事档案编号为RS001等。3.编号应包含年度、类别代码和顺序号等要素。如XZ2023001，表示2023年形成的行政档案第1份。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，定期向档案管理部门移交。3.档案管理部门应主动收集公司/组织外部相关单位发来的文件、资料等。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、组卷、编目等工作。3.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，纸张规格统一。4.档案整理应编制档号，并在档案盒、卷皮等显著位置标注。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和历史意义等因素，综合考虑确定档案的保管期限。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、文号、日期、保管期限等内容。3.档案销毁清册应经公司/组织领导审批后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等。2.档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。（二）借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进情况、整理情况、保管情况、利用情况等进行统计。2.档案统计报表应准确、及时地反映档案工作的实际情况，为公司/组织决策提供依据。（二）档案移交1.公司/组织内部机构调整、人员调动等，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。2.档案移交应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等内容。3.档案移交清单经双方签字确认后，作为档案移交的凭证。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集整理，移交档案管理部门。2.电子文件应按照档案分类标准进行分类、编号，并建立相应的目录数据库。3.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。2.档案管理部门应建立电子档案存储管理制度，确保电子档案的安全。3.对电子档案的访问应进行权限控制，防止非法访问和数据泄露。（三）电子档案的利用1.公司/组织内部人员利用电子档案，应通过档案管理系统进行检索