团员档案补办制度

团员档案补办制度一、总则（一）目的为了规范团员档案补办工作，确保团员档案的完整性和准确性，保障团员的合法权益，加强团组织建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有需要补办团员档案的团员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及团中央相关规定，确保档案补办工作合法合规。2.真实准确原则：所补办的档案信息必须真实反映团员的历史情况，保证档案内容准确无误。3.及时高效原则：在规定时间内完成档案补办工作，提高工作效率，满足团员需求。4.保密原则：对涉及团员个人隐私的档案信息严格保密，防止信息泄露。二、补办条件（一）团员档案遗失团员因保管不善、自然灾害、意外事故等原因导致团员档案丢失的，可以申请补办。（二）团员档案损坏档案因受潮、发霉、火烧、虫蛀等情况造成严重损坏，无法正常使用的，可进行补办。（三）其他特殊情况因组织调整、机构变动等原因，导致团员档案缺失或不完整，经相关部门核实后，可予以补办。三、补办流程（一）申请1.团员本人填写《团员档案补办申请表》，详细说明档案遗失或损坏的原因、个人基本信息、入团时间、入团地点、曾担任职务等情况，并签字确认。2.将申请表提交至所在团支部。（二）团支部初审1.团支部收到申请表后，对团员的申请理由进行核实，查阅团支部相关记录，确认团员身份及入团情况。2.如情况属实，团支部书记在申请表上签署意见，加盖团支部公章，并将申请表报送至上级团委。（三）上级团委审核1.上级团委收到团支部报送的申请表后，进行全面审核。审核内容包括团员身份真实性、入团材料完整性、申请理由合理性等。2.审核通过后，上级团委在申请表上签署意见，同意补办，并将申请表返回团支部。（四）材料收集与补办1.团员根据要求收集以下补办材料：入团志愿书：按照入团时的实际情况填写，内容应完整、字迹清晰。入团申请书：需为团员本人在入团时所撰写，体现入团动机和对团组织的认识。团组织关系介绍信：如有遗失，可由原团组织出具相关证明。其他相关材料：如奖励证书、处分决定等，如有则一并提供。2.团员将收集齐全的材料提交至团支部，团支部进行初步整理和审核，确保材料真实、完整、规范。3.团支部将审核后的材料报送至上级团委，上级团委再次进行审核。审核无误后，按照档案管理要求进行补办。补办的档案应包括入团志愿书、入团申请书、团组织关系介绍信等主要材料，并按照顺序进行装订。（五）档案归档1.补办完成的团员档案由上级团委统一归档管理。2.建立团员档案管理台账，详细记录团员档案的补办情况，包括团员姓名、入团时间、补办原因、补办材料、归档时间等信息，以便查询和管理。四、补办材料要求（一）入团志愿书1.必须使用规定格式的入团志愿书，可从团中央官方网站下载或由上级团委提供。2.填写内容应准确、完整，包括个人基本信息、入团介绍人意见、支部大会决议、上级团委审批意见等。3.字迹工整，不得涂改。如有涂改，需在涂改处加盖团支部公章或上级团委印章。4.入团志愿书需由团员本人、入团介绍人、团支部书记、上级团委书记签字，并加盖相应印章。（二）入团申请书1.应是团员本人在入团时所写，表达真实的入团动机和对团组织的向往。2.内容应符合当时的历史背景和要求，语言通顺，逻辑清晰。3.申请书需由团员本人签字，并注明日期。（三）团组织关系介绍信1.介绍信应包含团员姓名、性别、年龄、入团时间、入团地点、转出团组织名称、转入团组织名称等基本信息。2.介绍信需加盖原团组织公章，并由团组织负责人签字。3.如有遗失，原团组织应出具相关证明，说明团员的团组织关系情况，并加盖公章。（四）其他相关材料1.奖励证书、处分决定等材料应原件完整提供，复印件需加盖出具单位公章。2.材料应与团员档案内容相关，能够反映团员在团内的表现和经历。五、责任与监督（一）责任主体1.团员本人对所提供材料的真实性、完整性负责。如发现提供虚假材料，将按照相关规定严肃处理。2.团支部负责对团员档案补办申请进行初审，确保申请材料真实、准确，并协助上级团委做好档案补办工作。如因初审不严导致问题，将追究团支部书记责任。3.上级团委负责对团员档案补办工作进行审核、指导和监督，确保档案补办工作符合规定要求。如因审核把关不严造成不良后果，将追究相关责任人责任。（二）监督机制1.建立内部监督机制，上级团委定期对团员档案补办工作进行检查，发现问题及时整改。2.设立举报电话和邮箱，接受团员和群众对档案补办工作中违规行为的举报。对举报情况进行认真核实，如属实，依法依规严肃处理。3.将团员档案补办工作纳入团组织工作考核内容，对工作认真负责、档案补办质量高的单位和个人进行表彰奖励；对工作不力、出现违规问题的单位和个人进行通报批评，并责令限期整改。六、保密规定（一）保密内容1.团员档案中的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系方式等。2.团员在团内的表现情况，如奖励、处分、思想汇报等。3.档案补办过程中涉及的内部审核意见、讨论记录等。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案信息。2.档案存放地点应具备安全保密条件，防止档案信息被盗取或泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，严格履行审批手续，限定查阅范围和用途，并做好记录。查阅人员不得擅自复制、拍照、传播档案信息。4.对因工作需要接触团员档案信息的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅团员档案的，需填写《团员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在单位负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，安排专人负责查阅，并限定查阅范围。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅团员档案的，需填写《团员档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、借阅用途等。2.申请表经所在单位负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上进行任何形式的改动。