商会档案制度范本

商会档案制度范本一、总则（一）目的为加强商会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在商会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商会机关及所属各部门、各分支机构、各会员单位。（三）档案定义本制度所称档案，是指商会在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则商会档案工作实行集中统一管理，由商会办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映商会各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和整理商会在不同时期、不同工作领域形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及商会机密、会员隐私等内容的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以商会会长为组长，副会长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，监督检查档案工作的执行情况。（二）办公室办公室作为商会档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善商会档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管、保护和保密工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。7.对各部门、各分支机构、各会员单位的档案工作进行指导、监督和检查。8.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门、各分支机构、各会员单位各部门、各分支机构、各会员单位应明确一名档案管理人员，负责本部门、本机构、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受商会办公室的指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.商会综合性文件材料，包括章程、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。2.商会各类会议文件材料，包括筹备会议、会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会等会议的通知、议程、报告、决议、记录等。3.商会业务活动文件材料，包括项目申报、合作协议、调研报告、统计报表、业务往来信函等。4.商会组织建设文件材料，包括机构设置、人员任免、职称评定、考核奖惩等文件。5.商会财务管理文件材料，包括预算、决算、审计报告、财务报表等。6.商会外事活动文件材料，包括出国考察、接待来访、国际合作项目等文件。7.商会会员管理文件材料，包括会员入会、退会、会费收缴、会员信息等文件。8.商会宣传工作文件材料，包括宣传报道、刊物编辑、网站建设等文件。9.商会其他工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各分支机构、各会员单位应按照档案收集范围，及时将本部门、本机构、本单位在工作活动中形成的文件材料收集齐全，并定期移交商会办公室。2.归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务管理类、人事管理类、声像档案类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.商会应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.上架的档案应保持清洁，无灰尘、无污渍。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格控制库房的出入。2.定期对库房进行检查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，确保档案的安全。3.做好库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取相应的措施。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由商会办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.根据档案的保管期限表，确定档案的保管期限。3.对保管期满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成销毁清册。2.销毁清册经商会档案管理领导小组审批后，报上级主管部门备案。3.按照销毁清册，对档案进行销毁，销毁工作应在指定地点进行，并有专人监销。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为商会各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.商会内部人员因工作需要查阅档案。2.会员单位因业务往来需要查阅相关档案。3.有关部门因工作需要查阅涉及商会的档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报商会办公室审批。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经商会领导批准。3.档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。5.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用反馈档案利用结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并反馈利用效果。档案管理人员应对利用情况进行记录和统计，定期分析档案利用需求，为档案管理工作提供参考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立商会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对商会现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数据库。2.系统开发开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.安全保障建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信