档案馆进出制度

档案馆进出制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的安全管理，规范人员进出行为，确保档案资料的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部所有人员以及因工作需要进入档案馆的外部人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案资料的安全保护放在首位，严格控制人员进出，防止未经授权的访问、破坏或丢失档案。2.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准中关于档案管理和安全的规定。3.可操作性原则：制度内容应明确、具体，具有实际操作指导意义，便于工作人员执行和监督。二、人员进出管理（一）内部人员1.档案管理人员档案管理人员凭本人工作证件进入档案馆。工作证件应妥善保管，不得转借他人。档案管理人员应熟悉档案馆的安全规定和操作流程，严格按照规定进行档案的整理、存储、查阅等工作。在工作期间，档案管理人员应保持工作区域的整洁和有序，离开时应确保关闭门窗、设备电源等。2.其他因工作需要进入档案馆的内部人员需提前向档案管理部门提交申请，说明进入档案馆的目的、时间、所需查阅的档案资料等信息。申请经档案管理部门负责人批准后，领取临时出入证。临时出入证应在规定时间内使用，使用完毕后及时归还。进入档案馆时，应在档案管理人员的陪同下进行相关工作，不得擅自操作档案管理设备或翻阅无关档案。工作结束后，应主动接受档案管理人员的检查，确保未携带任何违规物品离开档案馆。（二）外部人员1.因业务合作、审计、参观等原因需要进入档案馆的外部人员必须提前由本公司/组织相关部门向档案管理部门提交申请，详细说明外部人员的身份、进入目的、时间、人数等信息。申请经档案管理部门负责人审核，并报公司/组织分管领导批准后，方可安排进入。外部人员进入档案馆前，应进行登记，包括姓名、单位、联系方式、进入时间、离开时间等。同时，需签署保密承诺书，承诺遵守本公司/组织的档案管理规定和保密要求。外部人员进入档案馆时，必须由本公司/组织内部相关人员全程陪同，不得单独在档案馆内活动。陪同人员应负责监督外部人员的行为，确保其遵守规定。外部人员如需查阅档案资料，应填写查阅申请表，注明查阅内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，在指定区域由档案管理人员协助查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。外部人员离开档案馆时，应主动接受检查，归还临时出入证等物品。档案管理部门应对外部人员的进出情况进行记录，以备后续查询。2.维修人员、保洁人员等特殊外部人员维修人员进入档案馆进行设备维修等工作时，应提前与档案管理部门联系，确定维修时间和范围。维修人员应持有效工作证件进入，并在档案管理人员的监督下进行维修工作。维修过程中，应尽量避免对档案资料造成影响，如需移动档案设备或档案，应在档案管理人员的指导下进行。保洁人员进入档案馆进行清洁工作时，应在非档案查阅、整理等工作时间进行。保洁人员应遵守档案馆的安全规定，不得接触或损坏档案资料。清洁工作完成后，应及时清理工作区域，确保环境整洁。三、门禁管理（一）门禁系统设置1.档案馆应安装先进的门禁系统，包括门禁读卡器、门锁、摄像头等设备，确保门禁系统的安全性和可靠性。2.门禁系统应与公司/组织的内部安全管理系统相连接，实现人员进出信息的实时记录和监控。（二）门禁权限管理1.档案管理人员的门禁权限根据其工作职责和岗位需求进行设定，仅限在其工作时间内进入相应的工作区域。2.其他内部人员的临时出入证权限根据其申请的时间和区域进行设定，有效期届满后自动失效。3.外部人员的临时出入证权限严格按照审批后的申请内容进行设定，明确其可进入的区域和时间范围。（三）门禁使用规定1.所有人员应通过门禁系统正常刷卡或验证身份进入档案馆，不得采取其他非法手段强行进入。2.进入档案馆时，应主动出示工作证件、临时出入证等有效凭证，配合门禁系统的验证。如发现证件异常或无法通过验证，应及时与档案管理部门联系，不得擅自尝试进入。3.离开档案馆时，应确保门禁系统正常关闭，不得故意破坏或阻碍门禁设备的正常运行。四、档案查阅与借阅管理（一）档案查阅1.内部人员查阅档案应按照规定的流程进行申请和审批。查阅申请应明确查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请后，应根据档案的密级和保管期限等情况进行审核。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应报公司/组织分管领导批准后方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的区域进行，不得将档案带出指定区域。查阅过程中，应保持安静，不得对档案进行涂改、标记、污损等行为。4.如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行操作。摘录或复制的档案资料应妥善保管，不得用于非工作目的。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案的内部人员，应填写借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅时间、用途等信息。借阅申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报公司/组织分管领导批准。2.档案借阅期限一般不得超过规定的时间，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。续借申请应按照借阅申请的流程进行审批。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大使用范围。借阅期间，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整性和准确性。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。五、安全保密管理（一）安全意识培训1.档案管理部门应定期组织内部人员进行安全保密意识培训，提高人员对档案安全重要性的认识，掌握基本的安全保密知识和技能。2.培训内容应包括国家相关法律法规、公司/组织的档案管理制度、安全操作规范、保密措施以及应急处理方法等。3.新入职人员应在入职后尽快参加安全保密培训，并通过考核后方可接触档案资料。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容和相关信息。在工作中，应妥善保管个人工作证件和密码等信息，防止他人冒用。2.对于涉及机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保信息安全。在传输和共享档案信息时，应采用安全可靠的方式，防止信息泄露。3.进入档案馆的人员应遵守保密规定，不得在档案馆内谈论或传播涉及档案机密的信息。在查阅、借阅档案过程中，应注意保护档案内容，避免无关人员接触。4.严禁在档案馆内使用未经授权的电子设备，如U盘、移动硬盘、手机等。如需使用电子设备进行工作，应提前向档案管理部门申请，并在档案管理人员的监督下进行操作。（三）应急处理1.档案管理部门应制定安全保密应急预案，明确在发生火灾、水灾、信息泄露等突发事件时的应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高人员的应急处理能力和协同配合能力。演练内容应包括火灾逃生、档案抢救、信息恢复等方面。3.如发生安全保密事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，最大限度地减少损失。同时，应及时向上级领导报告，并配合相关部门进行调查和处理。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应建立内部监督机制，定期对人员进出情况、档案查阅借阅记录、门禁系统运行等进行检查。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责监督工作，对发现的问题及时进行记录和处理，并向档案管理部门负责人报告。3.鼓励内部人员对违反档案馆进出制度的行为进行举报，对举报属实的人员给予奖励。（二）外部审计1.公司/组织应定期邀请外部审计机构对档案馆的管理工作进行审计，包括制度执行情况、档案安全状况、人员进出管理等方面。2.审计机构应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议。档案管理部门应根据审计报告及时进行整改，完善相关制度和措施。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权进入档案馆：包括未按规定申请、未获得批准擅自进入档案馆，或使用伪造、冒用的证件进入档案馆等行为。2.违反门禁管理规定：如故意破坏门禁设备、强行通过门禁系统、未按规定刷卡或验证身份等行为。3.违反档案查阅借阅规定：如擅自扩大查阅借阅范围、转借档案、逾期未归还档案、对档案进行涂改、污损等行为。4.违反安全保密规定：如泄露档案机密信息、在档案馆内使用未经授权的电子设备、传播涉及档案机密的信息等行为。（二）处理措施1.对于首次违反档案馆进出制度的内部人员，档案管理部门应进行批评教育，并记录在案。2.对于多次违反制度或情节严重的内部人员，给予警告、罚款、降职等处分，并在公司/组织内部进行通报批评。3.对于违反制度的外部人员，除要求其立即停止违规行为外，视情节轻重给予警告、取消合作资格、追究法律责任等处理，