档案形成制度

档案形成制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性和系统性，规范档案形成过程，提高档案管理水平，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：档案应涵盖公司/组织业务活动的全过程，包括相关的文件、资料、记录等，确保档案内容完整无缺。3.系统性原则：档案应按照一定的分类标准和方法进行整理，保持档案之间的有机联系，便于查找和利用。4.规范性原则：档案形成过程应遵循国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部的相关规定，确保档案格式规范、内容准确。二、档案形成的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案形成制度，并监督制度的执行情况。2.指导和协助各部门做好档案的收集、整理、归档工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。3.对各部门形成的档案进行定期检查和审核，确保档案质量符合要求。4.负责档案的集中保管和维护，建立健全档案保管制度，确保档案安全。5.按照规定的程序和要求，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的形成和管理工作。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理和初步归档工作，并及时向档案管理部门移交。3.组织本部门人员学习档案形成制度，提高档案意识，确保本部门形成的档案符合制度要求。4.在业务活动中，严格按照档案形成制度的规定，及时、准确地形成各类档案，并妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄密。三、档案形成的流程与要求（一）文件材料的收集1.收集范围公司/组织在日常运营过程中产生的各类文件、通知、报告、合同、协议、会议记录、工作计划、工作总结等。业务活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、检测记录、工艺流程等。财务活动中产生的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人事管理中形成的员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。其他与公司/组织业务相关的文件材料。2.收集要求各部门兼职档案员应及时收集本部门在业务活动中产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。对于重要文件材料，应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。收集的文件材料应保持清洁、整齐，不得随意涂改、损坏。（二）文件材料的整理1.分类标准文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。例如，先按年度将文件分为不同年份，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构或问题进行细分。科技档案：按照项目专业阶段进行分类。如以某个科研项目为单位，再根据专业领域细分，最后按项目进展阶段（立项、研究、验收等）归类。会计档案：按照会计年度形式进行分类。如按年度将会计凭证、账簿、报表等分别归类。人事档案：按照员工类别个人进行分类。如分为正式员工档案、临时工档案等，每个员工档案单独整理。业务档案：根据业务类型业务环节进行分类。例如，销售业务档案可按客户订单发货等环节分类。2.整理要求对收集到的文件材料进行分类、编号，确保每份文件材料都有唯一的标识。去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，保持文件材料的平整。按照分类标准，对文件材料进行排列，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度排列。编制文件材料目录，目录应包含文件编号、文件题名、日期、责任者等信息，确保目录与文件材料一一对应。（三）档案的归档1.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档。科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门归档。人事档案应在员工离职或档案内容发生变动后及时归档。业务档案应在业务活动结束后一个月内完成归档。2.归档要求各部门兼职档案员应将整理好的档案按照规定的时间移交档案管理部门。移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包含档案名称、数量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案管理部门对移交的档案进行审核，如发现问题应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。四、档案形成过程中的质量控制（一）审核机制1.各部门在文件材料形成后，应由部门负责人或指定专人进行初步审核，确保文件材料内容真实、格式规范、签字盖章齐全。2.档案管理部门在接收各部门移交的档案时，应对档案的完整性、准确性、系统性进行审核，不符合要求的档案应退回原部门重新整理。3.对于重要档案或涉及重大事项的档案，应组织相关部门或专家进行联合审核，确保档案质量。（二）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案形成情况进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、整理的规范性、归档的完整性等。2.对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。3.将档案形成工作纳入公司/组织的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对违反档案形成制度的部门和个人进行通报批评，并追究相应责任。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案安全。（二）保管方式1.档案应按照分类标准进行上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用装订成册、装盒等方式进行保管；对于电子档案，应进行备份存储，并采用加密、防病毒等技术手段进行保护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，确保档案账实相符。（三）档案的定期检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、有无损坏、字迹是否清晰等。2.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对褪色字迹进行处理等。3.定期对电子档案进行备份和维护，检查电子档案的可读性和完整性，确保电子档案的安全存储。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，确保档案的安全和有效利用。2.档案利用应满足公司/组织内部各项工作的需要，为公司/组织的决策、管理、业务活动等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门指定专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，登记内容包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、数量等。2.利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。（四）保密要求1.档案利用过程中，利用人应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及