干部档案归档制度

干部档案归档制度一、总则（一）目的为了加强干部档案管理，确保干部档案的真实、完整、规范，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体干部档案的归档管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，严禁任何形式的弄虚作假。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的材料，确保档案材料齐全完整。3.规范性原则：严格按照规定的程序、标准和要求进行档案整理、归档，保证档案格式规范、内容准确。4.保密性原则：严格遵守保密制度，确保干部档案信息安全，防止档案材料泄露。二、档案材料的收集（一）收集范围1.履历材料：干部的个人基本情况、学历、工作经历等材料。2.自传材料：干部撰写的自传及自我鉴定材料。3.鉴定、考核、考察材料：干部的年度考核、任期考核、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等材料。5.政审材料：政治历史情况审查、入党入团材料等。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等党团材料。7.奖励材料：各级各类奖励表彰的决定、证书等材料。8.处分材料：受到党纪政纪处分的决定、调查报告等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料：如体检表、信访举报材料及处理结果等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应指定专人负责干部档案材料的收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的干部档案材料收集齐全，移交档案管理部门。2.准确完整：收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.审核把关：档案管理部门在接收档案材料时，要认真审核材料的真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料，应及时退回原部门补充或更正。三、档案材料的整理（一）整理原则1.分类准确：按照干部档案内容的性质和特点，进行科学分类，做到类别清晰，层次分明。2.编排有序：同一类别的档案材料，按照形成时间的先后顺序进行排列，编号装订。3.目录清晰：编制详细的档案目录，准确反映档案材料的内容和排列顺序，便于查找和利用。（二）分类方法干部档案分为十大类：1.履历类：主要包括干部的个人基本情况、学历、工作经历等材料。2.自传类：干部撰写的自传及自我鉴定材料。3.鉴定、考核、考察类：干部的年度考核、任期考核、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）类：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等材料。5.政审类：政治历史情况审查、入党入团材料等。6.党团类：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等党团材料。7.奖励类：各级各类奖励表彰的决定、证书等材料。8.处分类：受到党纪政纪处分的决定、调查报告等材料。9.工资、任免、出国（境）等类：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他类：如体检表、信访举报材料及处理结果等。（三）编排要求1.编号装订：每类档案材料按照排列顺序依次编号，用碳素墨水书写或打印，并在每份材料的右上角加盖档案材料编号章。装订时，要做到整齐、牢固，不掉页、不倒页、不压字。2.目录编制：编制档案目录，目录内容包括类别、序号、材料名称、日期、页码等。目录应打印或用碳素墨水书写，一式两份，一份装订在档案首页，一份单独成册。四、档案的归档（一）归档流程1.材料初审：档案管理部门对收集整理好的干部档案材料进行初审，检查材料的完整性、准确性和规范性。2.材料录入：将符合要求的档案材料录入干部档案管理信息系统，建立电子档案。3.档案装订：按照档案装订要求，将纸质档案材料进行装订，确保档案整齐、牢固。4.档案上架：将装订好的档案上架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（二）归档时间干部档案材料应在形成后及时归档，一般每年集中归档一次。对于重要的、紧急的档案材料，应随时收集归档。（三）归档要求1.专人负责：档案管理部门应指定专人负责档案的归档工作，严格按照归档流程进行操作，确保档案归档工作的质量。2.质量检查：档案归档后，要进行质量检查，发现问题及时整改。对不符合归档要求的档案，要重新整理后再归档。3.交接手续：档案归档过程中，要办理严格的交接手续，明确交接双方的责任。五、档案的保管（一）保管场所1.专用库房：设立专门的干部档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.安全设施：库房内配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。（二）保管要求1.分类存放：干部档案应按照类别和编号顺序分类存放，便于查找和管理。2.定期检查：定期对干部档案进行检查，查看档案材料是否齐全、完整，有无损坏、变质等情况。发现问题及时处理。3.温湿度控制：库房内的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%65%之间。4.安全保密：严格遵守档案保管的安全保密制度，非档案管理人员不得进入库房。档案管理人员要严格履行岗位职责，确保档案信息安全。六、档案的查阅（一）查阅范围1.组织人事部门：因干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作需要，可以查阅干部档案。2.纪检监察部门：因案件调查等工作需要，可以查阅干部档案。3.其他经批准的部门：因工作需要，经公司/组织领导批准，可以查阅干部档案。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅部门填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅范围、查阅时间等内容，经部门负责人签字后，报公司/组织分管领导审批。2.审批同意：公司/组织分管领导对查阅申请进行审批，同意后签署意见，并加盖公章。3.查阅登记：档案管理部门根据审批意见，对查阅人员进行登记，发放《干部档案查阅证》，并安排专人陪同查阅。4.查阅档案：查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅时，要爱护档案材料，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。5.查阅记录：查阅人员要填写《干部档案查阅登记表》，如实记录查阅档案的时间、内容、查阅人等信息。查阅结束后，将《干部档案查阅登记表》交档案管理部门存档。6.归还档案：查阅结束后，查阅人员要及时归还档案，档案管理部门要认真核对档案材料，确保档案完整无损。（三）查阅要求1.严格审批：严格按照查阅程序进行审批，未经批准不得查阅干部档案。2.专人陪同：查阅档案时，必须有档案管理部门专人陪同，查阅人员不得单独接触档案。3.保密规定：查阅人员要严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对违反保密规定的，要依法依规追究责任。七、档案的借阅（一）借阅范围1.组织人事部门：因干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作需要，可以借阅干部档案。2.纪检监察部门：因案件调查等工作需要，可以借阅干部档案。3.其他经批准的部门：因工作需要，经公司/组织领导批准，可以借阅干部档案。（二）借阅程序1.借阅申请：借阅部门填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅范围、借阅时间等内容，经部门负责人签字后，报公司/组织分管领导审批。2.审批同意：公司/组织分管领导对借阅申请进行审批，同意后签署意见，并加盖公章。3.借阅登记：档案管理部门根据审批意见，对借阅人员进行登记，发放《干部档案借阅证》，并办理借阅手续。4.借阅档案：借阅人员凭《干部档案借阅证》到档案管理部门借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应办理续借手续。5.归还档案：借阅人员要按时归还档案，档案管理部门要认真核对档案材料，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，要及时查明原因，追究责任。（三）借阅要求1.严格审批：严格按照借阅程序进行审批，未经批准不得借阅干部档案。2.专人负责：借阅档案时，必须指定专人负责保管，不得转借他人。3.保密规定：借阅人员要严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对违反保密规定的，要依法依规追究责任。八、档案的转递（一）转递范围1.干部工作调动：干部因工作需要调动到其他单位，其档案应及时转递。2.干部职务变动：干部职务晋升、降职、免职等，其档案应按照规定进行转递。3.其他需要转递档案：如干部退休、辞职、辞退等，其档案应及时转递。（二）转递程序1.转出申请：干部所在部门填写《干部档案转递申请表》，注明转递理由、转递单位、转递时间等内容，经部门负责人签字后，报公司/组织分管领导审批。2.审批同意：公司/组织分管领导对转递申请进行审批，同意后签署意见，并加盖公章。3.整理档案：档案管理部门按照转递要求，对干部档案进行整理，核对档案材料，确保档案完整无损。4.密封档案：将整理好的档案材料装入档案袋，密封后在封口处加盖档案管理部门公章。5.填写转递通知单：填写《干部档案转递通知单》，注明档案转递单位、转递时间、档案材料清单等内容，并随档案一并转递。6.转递档案：通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并办理交接手续。（三）转递要求1.严格审批：严格按照转递程序进行审批，未经批准不得转递干部档案。2.安全转递：档案转递要通过机要交通或专人送取的方式进行，确保档案安全。3.交接手续：档案转递时，要办理严格的交接手续，明确交接双方的责任。接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案转出单位。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的干部档案信息化管理系统，实现干部档案的电子化管理、资源共享和高效利用。（二）信息化管理内容1.档案录入：将干部档案材料录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.信息维护：定期对电子档案数据库进行维护，更新档案信息，确保信息的准确性和完整性。3.查询利用：通过信息化管理系统，实现干部档案信息的快速查询和利用，为干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作提供支持。4.安全保密：加强信息化管理系统的安全保密措施，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.专