科技档案管理制度

科技档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司科研、生产、经营和管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在科技活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于科研项目、技术改造、新产品开发、技术引进、设备仪器等方面产生的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整性原则科技档案应全面反映公司科技活动的全过程，包括项目立项、研究开发、试验测试、成果鉴定、推广应用等各个环节。3.准确性原则科技档案的内容应真实、准确、可靠，数据应经过严格核实，文字表述应清晰规范。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的科技档案，应严格保密，按照国家相关法律法规和公司保密制度进行管理。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司科技档案管理制度并组织实施。2.负责公司科技档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门科技档案的形成、积累和整理工作，对归档文件材料的质量进行检查和监督。4.参与公司重大科技项目的验收和鉴定工作，确保项目档案的完整性和准确性。5.负责公司科技档案信息化建设，建立和维护科技档案数据库，提高档案管理的效率和水平。6.组织开展科技档案的开发利用工作，为公司科研、生产、经营和管理提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门科技文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、准确、完整。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门的科技文件材料移交归档，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好科技档案的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的信息和资料。4.负责本部门科技档案的安全保管，指定专人负责档案管理工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）项目负责人职责1.负责项目科技文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整性和准确性。2.在项目实施过程中，及时督促项目组成员做好文件材料的形成和积累工作，对项目档案的质量负责。3.项目完成后，按照公司档案管理部门的要求，组织项目档案的整理和移交工作，并配合做好项目档案的验收工作。三、科技文件材料的形成与积累（一）形成要求1.科技文件材料应随科技活动的进程同步形成，做到真实、准确、完整、规范。2.科技文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹应清晰、工整，图样应符合制图标准。3.科技文件材料应注明形成日期、责任者、密级等信息，确保文件材料的可追溯性。（二）积累范围1.科研项目包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书、研究方案、实验记录、测试报告、研究总结、成果鉴定材料、专利申请材料、论文发表材料等。2.技术改造项目包括项目可行性研究报告、技术改造方案、设计图纸、施工记录、调试报告、验收报告等。3.新产品开发项目包括产品设计任务书、设计图纸、工艺文件、检验报告、产品说明书、用户手册等。4.技术引进项目包括技术引进合同、技术资料、消化吸收报告、国产化方案等。5.设备仪器包括设备仪器的购置合同、开箱验收记录、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、故障维修记录、报废鉴定材料等。6.其他科技活动包括学术交流、技术培训、技术会议等活动中形成的文件材料。（三）积累方法1.建立科技文件材料形成责任制，明确项目负责人和相关人员的职责，确保文件材料的及时形成和积累。2.项目负责人应定期组织项目组成员对科技文件材料进行清理和核对，发现问题及时整改。3.各部门应建立科技文件材料积累台账，对文件材料的形成、收集、整理情况进行记录，便于跟踪和管理。四、科技档案的整理与归档（一）整理要求1.科技档案应按照项目或类别进行整理，保持文件材料之间的有机联系。2.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，图样准确，签署完备。3.科技档案应编制卷内目录、卷内备考表、案卷封面和案卷脊背，案卷题名应准确反映卷内文件材料的主要内容。4.科技档案应按照保管期限和密级进行分类，便于管理和利用。（二）归档流程1.项目完成后，项目负责人应及时组织项目组成员对项目科技文件材料进行整理，形成归档文件清单。2.项目负责人将归档文件清单提交给本部门档案管理人员进行初步审核，审核通过后，由本部门档案管理人员将文件材料移交公司档案管理部门。3.公司档案管理部门对接收的文件材料进行详细审核，审核内容包括文件材料的完整性、准确性、规范性等。审核合格后，档案管理部门对文件材料进行整理、编目、装订等工作，形成科技档案案卷。4.档案管理部门将整理好的科技档案案卷进行上架保管，并建立档案检索目录，便于查询和利用。（三）归档时间1.科研项目、技术改造项目、新产品开发项目等在项目验收后三个月内完成归档。2.技术引进项目在技术合同执行完毕后三个月内完成归档。3.设备仪器在设备仪器验收合格后一个月内完成归档。4.其他科技活动形成的文件材料应在活动结束后一个月内完成归档。五、科技档案的保管（一）保管条件1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度一般控制在45%60%之间。（二）保管期限科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的科技档案凡是反映公司主要科技成果、重大技术改造、重要设备仪器等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的科技档案凡是在一定时期内对公司科研、生产、经营和管理有重要参考价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的科技档案凡是在较短时间内对公司科研、生产、经营和管理有参考价值的档案，保管期限为15年以下。（三）档案鉴定1.公司档案管理部门应定期对科技档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员等组成。鉴定小组应按照国家有关规定和公司档案管理制度，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应编制销毁清册，经公司主管领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，并在销毁清册上签字。（四）档案统计1.公司档案管理部门应建立科技档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计工作应做到及时、准确、完整，统计报表应按时报送公司主管领导和上级档案管理部门。3.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，为公司档案管理决策提供依据。六、科技档案的利用（一）利用原则1.科技档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。2.凡利用科技档案的单位或个人，应按照规定办理借阅手续，不得擅自查阅、复制、摘录档案内容。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的科技档案，应严格按照公司保密制度进行管理，限制利用范围。（二）利用方式1.借阅因工作需要查阅科技档案的人员，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。2.查阅因工作需要查阅科技档案的人员，可在档案管理部门指定的地点查阅档案。查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽换等。3.复制因工作需要复制科技档案的人员，应填写复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用登记1.档案管理部门应建立科技档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、复制等情况进行详细记录。2.利用登记记录应包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称、卷号、密级等信息，便于跟踪和管理。3.档案管理部门应定期对利用登记记录进行整理和统计，分析档案利用情况，为档案管理决策提供依据。七、科技档案的保密（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的科技档案，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问、专人保管等措施，确保档案的安全保密。2.档案管理部门应与利用者签订保密协议，明确利用者的保密义务和违约责任，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容，对违反保密制度的行为应及时进行处理。（二）密级划分科技档案的密级分为绝密级、机密级和秘密级三种。1.绝密级凡是涉及公司核心技术、重大商业秘密等对公司生存和发展具有至关重要影响的档案，应列为绝密级。2.机密级凡是涉及公司重要技术、关键业务等对公司科研、生产、经营和管理有较大影响的档案，应列为机密级。3.秘密级凡是涉及公司一般技术、普通业务等对公司科研、生产、经营和管理有一定影响的档案，应列为秘密级。（三）保密