档案制度（上墙）

档案制度（上墙）一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案制度。本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工。（二）适用范围本制度涵盖公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片、音像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织的各项工作活动，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在不同阶段形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理科，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。对库存档案进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.档案查阅与利用建立档案查阅登记制度，为公司/组织内部人员查阅档案提供便利，并对查阅情况进行记录。严格按照档案利用规定，为外部单位或个人查阅档案提供审批和服务，确保档案信息的合理利用。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化管理推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理知识培训，提高全体员工的档案意识和档案管理技能。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政文件类包括公司/组织的章程、制度、决议、决定、通知、报告、请示、批复等各类行政公文。2.人事档案类涵盖员工的个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训记录、考核评价、奖惩情况等人事资料。3.财务档案类包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务文件。4.业务档案类根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。具体业务档案分类可根据实际情况进一步细化。5.合同档案类包括公司/组织签订的各类合同协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。6.基建档案类涉及公司/组织基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。7.设备档案类记录公司/组织各类设备的购置、安装、调试、维护、报废等情况的档案。8.声像档案类包括照片、录音、录像等声像资料，用于记录公司/组织的重要活动、会议、工程建设等场景。9.电子档案类存储在电子介质上的各类文件资料，与纸质档案相对应，应进行规范的管理和备份。（二）档案编号1.编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023XZ001，其中“2023”表示档案形成年度，“XZ”表示档案类别代码（如行政文件类用“XZ”表示），“001”表示该类别档案的流水号。2.类别代码设置为便于管理和识别，对各类档案设定特定的类别代码。行政文件类用“XZ”表示，人事档案类用“RS”表示，财务档案类用“CW”表示，业务档案类根据具体业务分别用“SY1”（市场营销）、“SY2”（生产管理）等表示，合同档案类用“HT”表示，基建档案类用“JJ”表示，设备档案类用“SB”表示，声像档案类用“SX”表示，电子档案类用“DZ”表示。四、档案收集与整理（一）收集要求1.明确责任部门各部门负责本部门工作活动中形成档案的收集工作，并指定专人负责档案的整理和移交。2.定期收集各部门应按照规定的时间周期，将本部门形成的档案及时收集齐全，避免档案散失。一般情况下，每月末收集当月形成的档案，每季度末进行一次全面整理并移交档案管理部门。3.确保完整准确收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保反映工作活动的真实情况。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并收集保存。（二）整理方法1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。将同一类别的档案按照时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案的系统性。2.编号编目为每一份档案编制唯一的编号，并按照编号顺序进行编目。编目内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等，形成档案目录清单，便于查阅和检索。3.装订成册对于纸质档案，应进行装订。装订时要注意保持文件的完整性，避免损坏文件内容。装订应牢固、整齐，便于长期保存。五、档案保管（一）库房建设与设施配备1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房布局库房内应合理划分档案存放区域，设置不同类别的档案架，并预留足够的通道空间，便于档案的搬运和管理。3.保管设备配备配备必要的保管设备，如防火设备（灭火器、消防栓等）、防潮设备（除湿机、通风设备等）、防虫设备（防虫剂、防虫网等）、防盗设备（门禁系统、监控设备等）以及档案装具（档案柜、档案盒等）。（二）档案存放方式1.分类存放按照档案分类，将不同类别的档案存放在相应的档案架上，并在档案架上标明类别名称和编号范围。2.上架排列同一类别的档案应按照编号顺序依次上架排列，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并按照电子档案分类进行文件夹和文件名的规范命名。3.特殊档案保管对于珍贵、易损、机密等特殊档案，应采取特殊的保管措施。如珍贵档案应专柜存放，易损档案应采取防破损包装，机密档案应设置专门的保密区域进行保管。（三）库房管理1.温湿度控制库房内应安装温湿度监测设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取相应的调节措施。2.清洁卫生定期对库房进行清洁，保持库房内整洁干净，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。3.安全检查建立库房安全检查制度，每天对库房进行巡查，检查防火、防潮、防虫、防盗等设施是否正常运行，档案是否有损坏、丢失等情况。每周进行一次全面检查，每月进行一次安全评估，及时发现并排除安全隐患。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，可直接向档案管理部门提出申请。一般情况下，普通员工查阅与其工作相关的档案，部门负责人查阅本部门及下属部门的档案，公司/组织高层管理人员可查阅涉及公司/组织整体情况的各类档案。2.外部查阅外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案，必须提前向公司/组织提出书面申请，并说明查阅目的、范围和时间等。经公司/组织相关领导审批同意后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行详细记录。（二）查阅流程1.申请登记查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、题名、查阅目的、查阅时间等信息，并签字确认。申请表提交给档案管理部门进行登记。2.审批档案管理部门对查阅申请进行初审，对于内部查阅申请，由部门负责人签字审批；对于外部查阅申请，需经公司/组织分管领导或主要领导审批。审批通过后，申请表返回档案管理部门。3.查阅服务档案管理部门根据审批后的申请表，为查阅人提供档案查阅服务。查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅记录档案管理人员对查阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及内容、归还时间等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。（三）利用规定1.复印与摘录如需复印或摘录档案内容，查阅人应向档案管理部门提出申请，经同意后，由档案管理人员进行操作。复印或摘录的档案内容应与原件一致，并注明出处。2.档案转借严禁将档案转借他人使用。如因工作需要确需转借，必须经档案管理部门负责人批准，并办理相关转借手续，明确转借期限和归还要求。3.档案保密查阅人应对查阅过程中接触到的档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。如因查阅人原因导致档案信息泄露，查阅人应承担相应的法律责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保持档案的有机联系等原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司/组织内部审计人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司/组织的章程、重要会议记录、重大决策文件、财务决算等。2.长期保管保管期限为16年至50年的档案，主要是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案。如一般的业务合同、年度工作计划、总结等。3.短期保管保管期限为15年以下的档案，是在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案。如一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（四）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定小组对已到保管期限且无保存价值的档案进行清点核对，编制《档案销毁清册》。清册内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。2.审批《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织分管领导或主要领导审批。3.销毁实施经批准后，由档案管理部门指定专人负责档案销毁工作。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁现场应进行拍照或录像记录，以备查考。4.监销档案销毁时，应安排专人进行监销。监销人应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作按照规定程序进行，销毁彻底。销毁工作完成后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.收集范围公司/组织在各项工作活动中形成的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表、数据库文件等，均属于电子档案收集范围。2.整理要求按照电子档案分类标准，对收集到的电子文件进行分类整理。建立电子文件夹结构，将不同类别的电子文件存储在相应的文件夹中，并按照文件命名规则进行命名。同时，对电子文件进行元数据著录，记录文件的题名、日期、责任者、格式等信息，以便于检索和利用。（二）电子档案的存储与备份1.存储方式电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，确保存储的可靠性和安全性。存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失。2.备份策略制定电子档案备份策略，采用全量备份与增量备份相结合的方式。全量备份每周进行一次，增量备份每天进行一次。备份数据应存储在异地，以防止本地存储设备出现故障导致数据丢失。同时，定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。（三）电子档案的利用与安全管理1.利用方式通过电子档案管理系统，为公司/组织内部人员提供电子档案的在线查阅和利用服务。查阅人可根据授权权限，在系统中检索、浏览、下载电子档案。同时，系统应记录电子档案的查阅利用情况，以便进行统计和分析。2.安全管理加强电子档案的安全管理，设置用户权限，对不同