档案审核会商制度

档案审核会商制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案的真实性、完整性和准确性，规范档案审核工作流程，提高档案管理水平，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本档案审核会商制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案管理的部门和人员，包括但不限于档案形成部门、档案保管部门、档案查阅利用部门等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关法律法规以及行业标准，确保档案审核会商工作合法合规。2.客观公正原则：审核会商过程中应秉持客观公正的态度，不受任何主观因素干扰，如实反映档案情况。3.全面细致原则：对档案的各个方面进行全面审核，不放过任何细节，确保档案质量。4.及时高效原则：在规定时间内完成档案审核会商工作，提高工作效率，避免延误。二、档案审核会商职责分工（一）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步审核工作，确保档案材料齐全、完整、真实。2.按照档案管理要求，对档案进行分类、编号、编目等基础工作，并及时向档案保管部门移交。3.在档案审核会商过程中，对涉及本部门的档案内容进行解释说明，提供必要的证明材料。（二）档案保管部门职责1.接收档案形成部门移交的档案，进行统一保管，并建立档案台账。2.组织档案审核会商会议，确定参会人员，提前通知相关部门准备资料。3.负责记录档案审核会商过程，整理会商意见，形成审核报告。4.根据审核报告进行档案的后续处理，如整改、归档等。（三）档案查阅利用部门职责1.在档案查阅利用过程中，如发现档案存在疑问或问题及时反馈给档案保管部门。2.配合档案审核会商工作，提供相关查阅利用情况及意见建议。（四）审核会商小组职责1.根据档案审核会商工作需要，由档案保管部门牵头，相关业务部门负责人、档案管理人员等组成审核会商小组。2.对档案进行全面审核，针对档案内容、格式、手续等方面进行审查，提出审核意见。3.对审核中发现的重大问题或争议事项进行会商讨论，形成一致结论。三、档案审核会商内容（一）档案材料的真实性1.审核档案中各项记录、文件、凭证等是否与实际情况相符，有无伪造、篡改等情况。2.检查档案材料的来源是否可靠，相关签字、盖章等手续是否齐全。（二）档案材料的完整性1.查看档案是否涵盖了应有的各个方面内容，是否存在缺页、漏项等情况。2.对于一些重要档案，检查相关附件、补充材料是否完整。（三）档案材料的准确性1.核对档案中的数据、信息是否准确无误，逻辑关系是否合理。2.审查档案中的文字表述是否清晰、准确，避免歧义。（四）档案手续的合规性1.检查档案的形成、收集、整理、归档等各个环节手续是否符合法律法规和公司/组织规定。2.查看档案的移交、借阅、利用等手续是否完备。四、档案审核会商流程（一）准备阶段1.档案保管部门根据档案管理工作计划或实际工作需要，确定待审核会商的档案范围和时间安排。2.提前通知档案形成部门准备好相关档案资料，并要求其对档案进行初步自查，形成自查报告。3.档案保管部门收集整理与待审核档案相关的政策法规、业务规定等资料，供审核会商小组参考。（二）初审阶段1.档案保管部门组织审核会商小组对档案进行初步审查。2.审核人员按照审核内容要求，逐份、逐页对档案进行查看，做好记录。3.对于初审中发现的一般性问题，审核人员可直接与档案形成部门沟通，要求其进行整改。（三）会商阶段1.初审结束后，召开档案审核会商会议。2.档案形成部门汇报档案形成过程及自查情况。3.审核会商小组成员分别发表初审意见，针对存在的问题进行讨论。4.对于存在争议的问题，各方充分发表意见，通过查阅资料、实地核实等方式进行深入分析，力求达成一致结论。（四）结论形成阶段1.根据会商讨论情况，档案保管部门整理形成档案审核会商报告。2.审核会商报告应明确档案审核结果，包括是否通过审核、存在的问题及整改要求等。3.审核会商报告经审核会商小组组长签字确认后，报送公司/组织相关领导审批。（五）整改阶段1.档案形成部门根据审核会商报告中的整改要求，对档案进行整改完善。2.整改完成后，将整改情况书面反馈给档案保管部门。3.档案保管部门对整改情况进行复查，确保档案符合要求。（六）归档阶段1.经审核通过且完成整改的档案，按照档案管理规定进行归档保存。2.档案保管部门更新档案台账，记录档案审核会商及归档情况。五、档案审核会商记录与报告（一）记录要求1.档案审核会商过程中，应由专人负责记录，记录内容要详细、准确、完整。2.记录包括会议时间、地点、参会人员、档案名称及范围、审核情况、会商讨论内容、形成的意见等。3.记录采用纸质和电子两种形式保存，纸质记录由档案保管部门存档，电子记录备份保存。（二）报告内容1.档案审核会商报告应包括封面、目录、正文、附件等部分。2.封面应注明报告名称、审核档案范围、审核会商日期、报告编号等。3.目录应清晰列出报告各部分内容的标题及页码。4.正文部分应阐述档案审核会商的基本情况，包括审核目的、范围、依据等；详细说明档案审核情况，如发现的问题及分类统计；明确审核会商结论，即档案是否通过审核及理由；提出整改要求及建议等。5.附件部分应附上相关的档案材料、审核记录、整改报告等。六、档案审核会商结果运用（一）作为档案质量评价依据档案审核会商结果是对档案质量的重要评价，通过审核的档案可作为公司/组织各项工作决策、业务开展等的有效参考依据。（二）纳入绩效考核将档案审核会商工作情况纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对档案形成部门档案质量、整改落实情况等进行考核，激励各部门提高档案管理水平。（三）为档案管理改进提供参考根据档案审核会商过程中发现的问题及总结的经验教训，及时调整和完善档案管理制度、流程和标准，不断提升档案管理工作质量。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案审核会商制度的执行情况进行审计监督，检查档案审核会商工作是否规范开展，审核结果是否准确合理。2.档案保管部门定期对档案审核会商记录、报告等进行自查，确保档案审核会商工作资料完整、可追溯。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供相关档案审核会商资料，对提出的意见和建议及时整改落实。2.关注社会公众对公司/组织档案管理工作的反馈，根据合理建议不断完善档案审核会商制度。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案审核会商相关培训，提高档案管理人员及涉及档案工作的人员对档案审核会商制度的认识和理解，熟悉审核会商流程和方法。2.培训内容包括法律法规、行业标准、档案业务知识、审核会商技巧等，通过理论讲解、案例分析实践操作等方式进行。（二）宣传1.通过公司/组织内部网站、宣传栏等渠道宣传档案审核会商制度，提高全体员工对档案审核会商工作重要性的认识，营造良好的档案管理氛围。2.对档案审核会商工作中的优秀案例进行宣传推广，发挥示范引领作用。九、