企业档案接收制度

企业档案接收制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在企业生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及所属单位在档案形成、收集、整理、移交等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则企业档案实行集中统一管理，由企业档案管理部门负责统筹协调档案工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集企业在生产经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.及时性原则各部门应及时将形成的档案移交档案管理部门，确保档案信息的时效性。二、档案接收职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善企业档案接收制度及相关流程。2.负责接收、整理、保管企业各类档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。3.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期开展档案业务培训。4.参与企业重大活动档案的收集、整理和归档工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步分类工作，确保档案的真实、完整和准确。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求，定期将档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案接收范围（一）行政管理类档案1.企业设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.企业内部管理制度、规定、办法等文件。3.企业会议记录、纪要、决议等文件。4.企业领导重要讲话、批示、指示等文件。5.企业行政事务处理文件，如公文、函件、报告等。（二）党群工作类档案1.企业党组织建设文件，如党组织设置、换届选举等相关材料。2.党员教育、管理、发展等文件。3.企业工会、共青团等群团组织工作文件。4.企业精神文明建设、企业文化建设等相关文件。（三）经营管理类档案1.企业发展战略规划、年度经营计划、预算等文件。2.企业市场营销、客户管理文件,如市场调研报告、销售合同、客户信息等。3.企业财务管理文件，如财务报表、审计报告、税务资料etc。4.企业人力资源管理文件，如员工招聘录用、培训、考核晋升等相关材料。5.企业物资采购、设备管理文件，如采购合同、设备清单、维护记录等。（四）生产技术类档案1.企业产品研发、设计文件，如产品图纸、技术方案、研发报告等。2.企业生产工艺文件，如操作规程、工艺流程、质量标准等。3.企业生产记录、报表，如生产日报、月报、季报等。4.企业技术改造、技术创新文件，如技改方案、创新成果等。（五）基本建设类档案1.企业新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、立项批复等文件。2.项目设计文件，如初步设计、施工图设计等。3.项目招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。4.项目施工过程中的各类文件，如施工组织设计、工程变更记录、质量检验报告等。5.项目竣工验收文件，如竣工验收报告etc。（六）科研项目类档案1.科研项目立项申请、可行性研究报告、任务书等文件。2.科研项目研究过程中的实验数据、研究报告、论文等。3.科研项目成果鉴定、验收文件，如成果鉴定证书、验收报告等。四、档案接收要求（一）文件材料要求1.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.电子文件应符合国家相关标准和规范，确保其真实性、完整性和可读性。（二）整理要求1.各部门应按照档案管理部门规定的分类方案和编号方法，对档案进行整理。2.档案应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，保持文件之间的有机联系。3.每份文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.档案应编制卷内文件目录、备考表等，填写应准确、完整。（三）移交要求1.各部门应定期将整理好的档案移交至档案管理部门，移交时间原则上为每年[X]月底前。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量etc。3.档案管理部门应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。五、档案接收流程（一）档案收集1.各部门档案管理人员负责收集本部门在日常工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要活动、项目等形成的档案，应及时进行收集和整理。（二）档案整理1.各部门档案管理人员按照档案管理部门规定的分类标准和整理方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.整理过程中应确保档案的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的文件材料应进行补充或修正。（三）档案移交1.各部门档案管理人员填写档案移交清单，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，核对无误后在档案移交清单上签字确认。（四）档案验收1.档案管理部门对接收的档案进行验收，验收内容包括档案的完整性、准确性、整理质量等。2.如发现档案存在问题，档案管理部门应及时通知移交部门进行整改，整改合格后重新移交。（五）档案入库1.验收合格的档案由档案管理部门按照档案库房管理制度进行入库保管。2.档案入库时应按照档案分类存放要求进行上架排列，确保档案存放有序，便于查找和利用。六、档案接收的监督与检查（一）监督检查内容1.各部门档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、移交等工作的落实情况。2.档案的完整性、准确性、系统性，是否存在伪造、篡改、丢失等问题。3.档案整理质量，是否符合档案管理部门规定的分类标准和整理方法。4.档案移交的及时性和规范性，是否按时移交档案并填写移交清单。（二）监督检查方式1.定期检查档案管理部门定期对各部门档案工作进行检查，检查周期为每[X]年一次。2.不定期抽查档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案工作进行抽查。3.专项检查针对企业重大活动、项目等形成的档案，进行专项检查。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.对整改不力的部门，企业将视情节轻重给予相应的处罚。七、档案接收的信息化管理（一）档案管理系统建设1.企业应建立档案管理系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理系统应具备档案收集、整理、编目、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率。（二）电子档案接收1.各部门应按照档案管理部门的要求，将电子文件及时移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的电子文件进行格式转换、元数据录入等处理，确保电子档案的质量。3.电子档案应与纸质档案同步接收、整理和保管，实现电子档案与纸质档案的关联管理。（三）档案信息安全1.加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露。2.定期对档案管理系统进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。3.对涉及企业机密的档案信息，应采取加密存储、传输等措施，严格控制访问权限。八、档案接收的培训与宣传（一）培训1.档案管理部门定期组织各部门档案管理人员参加档案业务培训，提高档案管理水平。2.培训内容包括档案法律法规、档案管理知识、档案整理方法等。3.鼓励档案管理人员参加档案专业技术