财务档案制度模板

财务档案制度模板一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理工作。（三）定义财务档案是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计核算资料以及与财务工作相关的其他文件资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.依法合规原则。财务档案管理工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则。在确保档案安全保密的前提下，应便于公司内部各部门及外部有关单位对财务档案的查阅和利用。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及相关附表、附注等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务审计报告、资产评估报告、财务预算资料、财务分析资料、财务决策文件、财务制度文件等。（二）编号财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法如下：1.会计凭证类：按照年份和月份顺序编号，如“20XX年X月001号20XX年X月XXX号”。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等按照账簿名称和年份编号，如“总账20XX年”、“明细账20XX年X月”、“日记账20XX年”等；固定资产卡片按照固定资产编号进行编号。3.财务报告类：按照年份和报告期编号，如“20XX年度财务报告”、“20XX年第X季度财务报告”等。4.其他类：按照文件类别和年份编号，如“银行存款余额调节表20XX年”、“财务审计报告20XX年”等。三、财务档案的归档（一）归档时间1.会计凭证应在每月结账后及时整理归档，装订成册。2.会计账簿应在年度终了后，按照规定的保管期限整理归档。3.财务报告应在年度终了后，由编制部门及时整理归档，并报送公司财务部门。4.其他类财务档案应在形成后及时归档。（二）归档要求1.归档的财务档案应齐全完整，手续完备。2.会计凭证应按照编号顺序整理，每本凭证应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.会计账簿应在封面注明账簿名称、年度、账簿编号等内容，并在扉页上加盖单位公章、财务负责人和记账人员印章。4.财务报告应加盖单位公章、单位负责人、财务负责人和编制人员印章，并装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、报告期等内容。5.其他类财务档案应按照文件的性质和类别进行整理，装订成册或装盒，并在封面注明文件名称、年度、保管期限等内容。（三）归档程序1.财务档案形成部门或个人应按照归档要求对财务档案进行整理、分类、编号，并编制档案目录。2.将整理好的财务档案移交本单位财务部门档案管理人员进行审核。3.财务部门档案管理人员审核无误后，在档案目录上签字确认，并将财务档案存入专门的档案柜或档案库房。四、财务档案的保管（一）保管期限财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。各类财务档案的保管期限具体如下：1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限为15年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账保管期限为15年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年；辅助性账簿保管期限为15年。3.财务报告类：月度、季度财务报告保管期限为3年；年度财务报告（决算）保管期限为永久。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为5年；纳税申报表保管期限为10年；财务审计报告、资产评估报告保管期限为永久；财务预算资料、财务分析资料、财务决策文件保管期限为10年；财务制度文件保管期限为15年。（二）保管地点公司应设立专门的财务档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保财务档案的安全保管。财务档案保管库房应符合国家有关档案保管的标准和要求。（三）保管要求1.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.财务档案应分类存放，排列有序，并建立档案索引，便于查找和利用。3.财务档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将财务档案借出或转让给其他单位或个人。如因工作需要查阅财务档案，应按照规定的程序办理借阅手续，并在规定的时间内归还。4.财务档案管理人员应定期对财务档案进行整理和归档，确保档案的分类准确、编号清晰、目录完整。5.财务档案保管期限届满后，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由公司财务部门会同档案管理部门共同进行，对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经公司领导批准后销毁。销毁时，应由财务部门、档案管理部门和审计部门共同派人监销，并在销毁清册上签名或盖章。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部各部门因工作需要，可以查阅本单位的财务档案。外部有关单位因审计、税务检查等工作需要查阅公司财务档案的，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅财务档案应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经申请部门负责人签字批准。2.将《财务档案查阅申请表》提交给公司财务部门档案管理人员。3.财务部门档案管理人员根据申请表的内容，在档案索引中查找相关档案，并将档案提供给查阅人员。4.查阅人员应在档案查阅登记薄上签字登记，注明查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。5.查阅人员应在规定的时间内归还查阅的财务档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（三）借阅范围公司内部各部门因工作需要，可以借阅本单位的财务档案。外部有关单位因特殊情况需要借阅公司财务档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司领导批准。（四）借阅程序1.借阅财务档案应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并经申请部门负责人签字批准。2.将《财务档案借阅申请表》提交给公司财务部门档案管理人员。3.财务部门档案管理人员根据申请表的内容，在档案索引中查找相关档案，并对借阅档案进行登记。4.借阅人员应在档案借阅登记薄上签字登记，注明借阅时间、借阅内容、借阅人员等信息，并在档案上加盖“借阅”章。5.借阅人员应按照规定的时间归还借阅的财务档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。6.借阅人员归还借阅的财务档案时，财务部门档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、财务档案的保密（一）保密范围财务档案涉及公司的财务信息、经营状况、客户资料等重要内容，属于公司的机密信息，应严格保密。（二）保密措施1.财务档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露财务档案的内容。2.财务档案应存放在专门的档案库房，库房应安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。3.查阅和借阅财务档案应严格按照规定的程序办理手续，查阅和借阅人员不得擅自将档案带出公司或转借他人。4.对涉及公司机密的财务档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。5.财务档案管理人员在离职时，应将所保管的财务档案交接清楚，并办理相关的离职手续。七、财务档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、查阅和利用，提高财务档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：将财务档案的相关信息录入系统，包括档案名称、编号、分类、保管期限、形成时间、来源等。2.档案存储功能：将电子化的财务档案存储在系统中，并进行分类管理，确保档案的安全存储。3.档案检索功能：通过系统提供的检索工具，快速准确地查找所需的财务档案。4.档案查阅功能：授权人员可以通过系统查阅财务档案，并进行在线浏览、打印等操作。5.档案借阅功能：实现财务档案的在线借阅申请、审批和归还等功能，提高借阅管理的效率。6.档案统计功能：对财务档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（三）信息化管理系统使用与维护1.财务档案管理人员应经过专门的培训，熟悉信息化管理系统的操作方法和流程。2.按照系统的操作规范，及时准确地录入和更新财务档案信息，确保系