公安法制档案制度

公安法制档案制度一、总则（一）目的公安法制档案制度旨在规范公安机关法制工作档案的管理，确保法制工作档案的完整、准确、系统和安全，为公安法制工作提供有力的支持和保障，促进依法行政，维护公民、法人和其他组织的合法权益。（二）适用范围本制度适用于各级公安机关及其所属业务部门在法制工作中形成的各类档案，包括但不限于案件审核、执法监督、规范性文件制定与审查、行政复议与应诉、国家赔偿等工作中产生的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则法制档案由公安机关法制部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映法制工作的实际情况，保证档案的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护国家和公安机关的安全与利益。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）法制部门1.负责制定和完善公安法制档案管理制度，并组织实施。2.对本单位及所属业务部门形成的法制档案进行收集、整理、归档、保管和统计。3.指导、监督所属业务部门的法制档案管理工作，定期开展检查和考核。4.负责法制档案的数字化建设，推进档案信息资源共享。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。（二）业务部门1.明确一名负责人分管法制档案工作，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门法制档案的收集、整理和初步归档工作。2.严格按照档案管理制度的要求，及时将本部门在法制工作中形成的文件材料移交法制部门归档。3.配合法制部门做好档案管理的各项工作，接受法制部门的指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件审核档案包括案件受理登记表、案件审核意见书、案件处理审批表、证据材料、法律文书等。2.执法监督档案涵盖执法检查记录、执法质量考评结果、执法过错责任追究材料等。3.规范性文件制定与审查档案有规范性文件起草稿、征求意见稿、审查意见、发布文件等。4.行政复议与应诉档案包括行政复议申请书、答辩书、证据材料、行政复议决定书、行政诉讼起诉状、答辩状、判决书等。5.国家赔偿档案涉及国家赔偿申请书、决定书、赔偿费用支付凭证等。6.其他与法制工作相关的文件材料，如会议记录、培训资料、调研成果等。（二）收集要求1.各业务部门应在法制工作完成后，及时将相关文件材料收集齐全，整理规范，移交法制部门。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照公安法制工作业务类别，将档案分为案件审核、执法监督、规范性文件制定与审查、行政复议与应诉、国家赔偿等类别。2.组卷根据文件材料的来源、时间、内容等因素，进行合理组卷。同一案件（事项）的文件材料应集中组卷，卷内文件应按照一定顺序排列。3.编号为每卷档案编制唯一的卷号，卷号应按照分类顺序依次编排。4.编目填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。同时，编制备考表，注明卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。四、档案的归档与保管（一）归档1.业务部门移交的法制档案，法制部门应及时进行审核，符合归档要求的，予以接收归档。2.归档时，应填写档案移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、卷号、数量、移交时间等内容。3.档案应按照年度、类别进行排列上架，便于查找和管理。（二）保管1.法制部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，存储于安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公安机关内部人员因工作需要查阅法制档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人批准后，到法制部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.法制部门应安排专人负责档案查阅服务，按照查阅申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅时间、查阅人、档案名称、卷号、查阅内容等信息。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅法制档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和法制部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，应确保档案完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.法制部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由法制部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保存价值，按照国家有关规定，确定档案的存毁。鉴定工作应认真、细致，确保鉴定结果准确无误。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、卷号、数量、销毁原因等内容。（二）销毁1.档案销毁清册经法制部门负责人审核，报公安机关主管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。七、档案信息化管理（一）建设目标建立公安法制档案信息化管理系统，实现法制档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保电子档案清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，去除污渍、划痕等，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对电子档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入实现档案信息的快速录入，包括文件编号、题名、日期、责任者、内容摘要等。2.检索查询提供多种检索方式，如按关键词、日期、文号、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析对档案数据进行统计分析，如档案数量统计、利用情况分析等，为档案管理决策提供依据。5.安全管理设置用户权限，确保档案信息的安全保密。对系统操作进行日志记录，便于审计和追踪。八、监督与考核（一）监督检查1.法制部门应定期对所属业务部门的法制档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的执行情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立公安法制档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公安机关绩效考核体系。考核