档案资料收集制度

档案资料收集制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料的收集、整理、保管和利用，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案资料的收集、整理、保管和利用工作，确保档案资料管理的集中统一。2.真实完整原则档案资料的收集应遵循真实性和完整性原则，如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得遗漏、篡改或伪造档案资料。3.及时归档原则各部门及员工应及时将工作中形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案资料的时效性和连续性。4.便于利用原则档案资料的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案资料的使用效率，为公司/组织的决策、管理和业务活动提供有力支持。二、档案资料的分类与范围（一）行政档案1.公司/组织文件包括公司章程、规章制度、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复等各类正式文件。2.会议文件各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等文件资料。3.人事档案员工的个人简历、入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价、奖惩情况等人事相关资料。4.行政事务档案公司/组织的证照、印章管理记录、办公设备采购与维护记录、办公用品领用记录、车辆使用记录、接待安排记录等行政事务相关资料。（二）业务档案1.市场营销档案市场调研资料、客户信息档案、营销活动策划与执行记录、销售合同、订单、市场推广资料等。2.生产管理档案生产计划、工艺流程文件、生产记录、质量检验报告、设备维护记录、原材料采购与出入库记录等。3.财务管理档案财务预算、财务报表、会计凭证、审计报告、税务申报资料、资金往来记录等。4.技术研发档案研发项目立项报告、技术方案、实验数据、研究成果报告、专利申请资料等。（三）项目档案1.项目立项文件项目可行性研究报告、项目立项批复、项目预算等。2.项目实施过程文件项目进度计划、项目会议记录、项目变更记录、项目质量控制文件、项目文档管理记录等。3.项目验收文件项目验收报告、项目成果评估文件、项目总结报告等。（四）其他档案1.荣誉档案公司/组织获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等相关资料。2.对外合作档案与合作伙伴签订的合作协议、合作项目资料、合作交流记录等。3.特殊时期档案如公司/组织重要事件、重大活动、突发事件等形成的专项档案资料。三、档案资料的收集职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案资料收集制度，明确档案资料收集的范围、标准和流程。2.指导和监督各部门及员工的档案资料收集工作，提供必要的业务支持和培训。3.负责接收、整理、保管和统计分析公司/组织各类档案资料，建立健全档案资料数据库，确保档案资料的安全和完整。4.定期对档案资料进行鉴定和销毁，清理过期、无用的档案资料，确保档案资料的质量和有效性。5.积极开展档案资料的开发利用工作，为公司/组织的决策、管理和业务活动提供档案信息服务。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案资料收集工作的第一责任人，负责组织和督促本部门员工及时收集、整理和移交档案资料。2.各部门应指定专人负责本部门档案资料的日常收集、整理和保管工作，确保档案资料的分类准确、编号规范、装订整齐，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。3.各部门在工作中形成的各类档案资料，应在形成后及时进行收集和整理，不得积压或拖延。对于重要的、紧急的档案资料，应优先收集和处理，并及时向档案管理部门通报。（三）员工职责1.员工应积极配合本部门的档案资料收集工作，按照要求及时将工作中形成的各类档案资料提交给部门指定的档案管理人员。2.员工在收集档案资料时，应确保资料的真实性、完整性和准确性，不得擅自修改、伪造或销毁档案资料。3.员工应妥善保管自己手中的档案资料，防止丢失、损坏或泄密。如发现档案资料有丢失、损坏或泄密情况，应及时向本部门负责人和档案管理部门报告，并采取相应的补救措施。四、档案资料的收集流程（一）档案资料的形成与积累1.各部门及员工在工作中应按照档案资料收集的范围和要求，及时形成和积累各类档案资料。在文件起草、会议召开、项目实施、业务活动开展等过程中，应同步做好档案资料的记录和整理工作。2.档案资料的形成应遵循规范的格式和要求，确保字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。对于电子文件，应按照统一的命名规则和存储格式进行保存，并确保其可读性和可追溯性。（二）档案资料的整理与分类1.各部门指定的档案管理人员应定期对本部门收集的档案资料进行整理和分类。按照档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类编号，编制档案资料目录，确保档案资料的有序存放。2.在整理档案资料时，应剔除重复、无效的资料，对破损、褪色的资料进行修复或复制，确保档案资料的质量。对于电子档案资料，应进行备份存储，并建立相应的索引和检索系统，方便查询和利用。（三）档案资料的移交1.各部门应按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交档案管理部门。一般情况下，每年[X]月底前完成上一年度档案资料的移交工作。2.档案资料移交时，应填写《档案资料移交清单》，详细注明档案资料的名称、数量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。移交清单一式两份，双方各执一份。3.档案管理部门在接收档案资料时，应认真核对移交清单与实际移交的档案资料是否一致，如有不符，应及时与移交部门沟通解决。（四）档案资料的审核与验收1.档案管理部门对接收的档案资料进行审核和验收，重点检查档案资料的完整性、准确性、规范性和系统性。对于不符合要求的档案资料，应及时退回移交部门进行补充完善。2.审核验收合格的档案资料，应按照档案管理的有关规定进行整理、编目、上架，并录入档案管理系统，建立电子档案数据库。五、档案资料的保管（一）保管场所与设施1.公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、货架、温湿度调节设备、防火防盗设备、防虫防霉设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）档案资料的存放方式1.档案资料应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。不同类别、不同年度、不同保管期限的档案资料应分开存放，并设置明显的标识牌。2.对于纸质档案资料，应采用档案盒或档案袋进行装订和存放，并在档案盒或档案袋上标明档案资料的名称、年度、保管期限等信息。对于电子档案资料，应按照存储介质的类型进行分类存放，并建立相应的存储目录和索引。（三）档案资料的保管期限1.档案资料的保管期限根据其重要程度、历史价值和利用需求等因素确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料主要包括公司章程、规章制度、重要会议文件（如董事会决议、年度工作总结等）、重大项目档案、财务审计报告、人事档案等。长期保管的档案资料保管期限一般为[X]年，主要包括一般性会议文件、业务合同、生产技术资料、项目中期报告等。短期保管的档案资料保管期限一般为[X]年，主要包括临时性文件、一般性报表、日常工作记录等。2.档案管理部门应定期对档案资料的保管期限进行鉴定和调整，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁处理。（四）档案资料的安全管理1.建立健全档案资料安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。档案库房应安装门禁系统、监控系统、报警系统等安全设施设备，确保档案资料的安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入档案库房的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.加强对档案资料的防火、防盗、防虫、防霉、防潮、防光、防尘等工作管理，定期对档案资料进行检查和维护，发现问题及时处理。4.做好档案资料的备份存储工作，采用多种存储介质进行备份，并分别存放于不同的地点。同时，定期对备份档案资料进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。六、档案资料的利用（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合规、合理的原则。凡因工作需要查阅、借阅档案资料的，应按照规定的程序办理相关手续。2.档案资料的利用应以服务公司/组织的决策、管理和业务活动为宗旨，但不得损害公司/组织的利益和形象，不得泄露公司/组织的商业秘密和敏感信息。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部员工因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅的档案资料名称、年度、保管期限、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并安排专人负责查阅服务。查阅人员应在指定的地点查阅档案资料，并遵守档案库房的管理制度，不得在档案资料上涂改、标记、抽取或损坏档案资料。2.借阅公司/组织外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案资料的，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅的档案资料名称、年度、保管期限、借阅目的、借阅期限等信息，并经公司/组织主管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅档案资料时，借阅人应向档案管理部门缴纳一定数额的押金，并签订《档案资料借阅协议》，明确双方的权利和义务。档案管理部门应按照借阅协议的要求，对借阅的档案资料进行登记和编号，并在借阅期限届满时及时收回。借阅人应按时归还借阅的档案资料，如发现档案资料有丢失、损坏或逾期未还等情况，应承担相应的赔偿责任。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案资料利用登记制度，对每一次档案资料利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅的档案资料名称、数量、期限等信息。2.定期对档案资料利用情况进行统计分析，掌握档案资料的利用频率、利用目的、利用部门等情况，为档案资料的优化管理和开发利用提供数据支持。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.成立档案资料鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。鉴定工作小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和指导。2.档案管理部门定期对保管期限已满或已失去保存价值的档案资料进行清理和鉴定。鉴定工作小组应根据档案资料的内容、性质、历史价值、现实利用需求等因素，综合考虑档案资料的保存价值，提出鉴定意见。3.档案资料鉴定工作应遵循严格的程序，先由档案管理人员对拟鉴定的档案资料进行初步筛选和整理，提出初步鉴定意见，然后提交鉴定工作小组进行集体审议。鉴定工作小组应形成书面鉴定报告，明确档案资料的鉴定结论和处理意见。（二）销毁审批与实施1.经鉴定确无保存价值的档案资料，应填写《档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、数量、年度、保管期限、鉴定结论等信息，并附上鉴定报告，报公司/组织主管领导审批。2.档案资料销毁申请经批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁档案资料时，应指定专人负责监销，