档案制度重要性

档案制度重要性一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动和工作情况。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织的历史和现状，保证档案的完整性。4.保密性原则对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集与整理负责收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，建立档案目录数据库。3.档案的保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。4.档案的利用负责办理档案查阅、借阅手续，为公司/组织内部各部门及员工提供档案利用服务，根据规定提供档案复印件或相关信息。5.档案的鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。7.档案业务指导对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，提高各部门档案管理水平。8.档案统计与分析负责档案的统计工作，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织决策提供数据支持。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织的设立、变更、注销文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案，行政公文等。2.财务审计类包括财务预算、决算报告，财务报表，审计报告，税务资料，会计凭证、账簿等。3.业务经营类包括市场调研、营销策划、销售合同、采购合同、生产计划、产品研发资料等。4.工程技术类包括工程项目规划、设计图纸、施工方案、技术交底、竣工验收资料等。5.合同协议类包括各类合同、协议、意向书等。6.知识产权类包括专利、商标、著作权相关文件，技术秘密、商业秘密保护资料等。7.客户关系类包括客户信息、客户投诉处理记录、客户满意度调查资料等。8.其他类不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号采用分类号+流水号的方式，分类号按照档案分类标准确定，流水号为每类档案的顺序号。例如：行政管理类档案编号为XZGL001，财务审计类档案编号为CWSD001等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围公司/组织各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.收集时间各部门应在文件材料形成后及时向档案管理部门移交，一般应在次年上半年完成上一年度档案的移交工作。3.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（二）档案整理1.整理原则按照档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类标准对收集的档案进行分类。编号：对每一份档案进行编号。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，保证档案保管环境适宜。（三）档案存放按照档案分类和编号顺序，将档案整齐存放在档案架或档案柜中，便于查找和利用。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内具有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（五）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须经公司/组织相关领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.查阅手续内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅档案，须持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.借阅手续内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。外部单位借阅档案，须持单位介绍信，注明借阅期限、借阅用途等，经公司/组织相关领导批准后，签订《档案借阅协议》，办理借阅手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄等。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。4.档案管理人员应做好档案利用记录，对利用情况进行统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和保存价值，对档案进行鉴定。鉴定标准如下：1.失去保存价值的档案已过保管期限且确无利用价值的档案。内容重复、无查考利用价值的档案。与公司/组织业务活动无关的档案。2.仍有保存价值的档案反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的档案。对公司/组织有重要查考利用价值的档案。涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案。（三）鉴定程序1.初步鉴定档案管理部门定期对档案进行清查，提出初步鉴定意见，确定需要鉴定的档案清单。2.详细鉴定档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行详细审查，根据鉴定标准，逐份确定档案的存毁意见。3.审批档案鉴定工作小组将鉴定结果报公司/组织相关领导审批。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。3.监销销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁记录档案管理部门应做好档案销毁记录，将销毁清册、监销记录等资料归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善档案信息管理系统，实现档案数据的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.数据录入档案管理人员应按照档案整理要求，将档案信息准确录入档案信