档案室制度看板

档案室制度看板一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、借阅、利用等各项工作流程，保障公司各类档案信息的准确性、完整性和保密性，为公司的决策、运营、发展提供有力的支持和依据。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。公司档案室所涵盖的档案类型包括但不限于行政管理档案、财务档案、人力资源档案、业务合同档案、技术研发档案、市场营销档案等各类具有保存价值的文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享，避免分散保存导致的信息丢失或管理混乱。2.真实性与完整性原则档案管理人员应确保档案内容真实、准确反映公司各项活动和业务情况，同时保证档案资料的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案进行严格保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各部门和员工提供便捷的档案查阅和使用服务。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司各类档案，建立健全档案目录和索引，实现档案的规范化管理。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。4.负责档案的借阅、归还登记和利用服务工作，为公司各部门提供档案查询、借阅等支持。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的及时、准确归档。2.在日常工作中，严格按照档案管理制度的要求，规范文件资料的形成、积累和整理，保证档案的质量。3.配合档案室做好档案的借阅、利用等工作，及时归还借阅的档案资料，并如实反馈档案利用效果。4.协助档案室开展档案清查、盘点等工作，对发现的问题及时进行整改。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案的整齐有序和安全保管。3.做好档案的借阅登记、归还检查和利用效果跟踪等工作，对违规借阅行为及时进行制止和纠正。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，如档案损坏、丢失等，并向上级报告。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和更新，确保档案信息系统的正常运行。6.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，为公司档案管理工作提供优质服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动和管理工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、记录等，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司设立、变更、注销等相关文件，会议纪要、决议、通知等各类行政公文，工作计划、总结、报告等。财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。人力资源类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利资料等。业务合同类：各类业务合同、协议、订单、招投标文件等。技术研发类：研发项目文档、技术方案、图纸、专利文件等。市场营销类：市场调研资料、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。2.公司外部接收的与公司业务相关的文件、资料，如政府部门文件、行业协会资料、合作伙伴提供的资料等。3.公司内部各部门之间相互传递的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的文件资料进行收集整理，确保档案资料的齐全、完整。2.档案收集责任人应按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行初步分类，剔除重复、无效的文件，保证档案的质量。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交档案室，确保档案的时效性。4.公司员工在工作中形成的文件资料，应在完成工作任务后及时归档，不得私自留存或拖延归档时间。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类，确定档案的类别和保管期限。档案分类应科学合理，便于检索和查找。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号方法应在档案管理制度中明确规定。4.对档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉或塑料夹等易损坏档案的装订材料。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于快速查找和了解档案内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册保存。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、密集架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列，便于档案的存放和查找。3.档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求，一般温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在10年以上（含10年）的档案；短期保管的档案是指保管期限在10年以下的档案。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况，结合档案的重要性、历史价值、利用频率等因素进行综合考虑。具体档案保管期限分类标准应在档案管理制度中明确规定。3.档案管理人员应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行甄别，确定是否仍需继续保存。对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（三）档案保护1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等，并做好记录。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放、定期修复等，确保档案的安全和完整。3.加强对档案室的安全管理，制定安全管理制度，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备、防盗报警装置等，确保档案室的安全。4.严格限制非档案管理人员进入档案室，确因工作需要进入档案室的人员，应经档案室负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行操作。五、档案借阅与利用（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因业务往来、合作交流等需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅审批1.公司员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外单位查阅公司档案，应提前向公司档案室提交书面申请，说明查阅目的、内容范围、查阅时间等，并加盖单位公章。申请经公司分管领导批准后，方可办理查阅手续。3.涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案的借阅，应经公司保密委员会或相关领导特别批准，并严格限制借阅范围和使用方式。（三）借阅期限1.公司员工借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.外单位查阅公司档案的期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应经公司档案室同意。（四）借阅归还1.借阅人应按照批准的借阅期限及时归还档案，不得逾期。如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案室说明情况并办理续借手续。2.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、销毁档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损等。如需复印档案，应经档案室负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。（五）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、复印等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率和需求情况，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司档案管理实际情况，制定档案鉴定标准和工作流程。2.按照档案鉴定标准，对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。3.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如涉及公司重要历史事件、重大决策、知识产权等方面的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁审批1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经档案鉴定工作小组组长签字确认。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁实施1.档案销毁工作应在档案鉴定工作小组的监督下进行，确保销毁过程的合规性和安全性。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.销毁完毕后，档案管理人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁记录存档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享和优化配置，为公司各部门提供便捷、高效的档案信息服务。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理系统的要求，及时将档案目录和档案全文信息录入系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新产生的档案资料，删除已销毁或失效的档案信息，保证档案信息系统与实际档案情况一致。（三）系统安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限管理，严格控制不同人员对档案信息的访问级别，确保档案信息的安全性和保密性。2.定期对档案信息系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.安装防