工程档案存档制度

工程档案存档制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及技术改造等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划设计、施工建设、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司工程档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的丢失或混乱。2.真实性原则工程档案应如实反映工程建设的实际情况，所有文件材料必须是工程建设过程中直接形成的原始记录，不得伪造、篡改。3.完整性原则涵盖工程建设各个环节、各个方面的文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等，保证档案内容全面完整。4.规范性原则档案的形成、整理、归档应遵循国家和行业相关标准规范，确保档案格式统一、字迹清晰、签字盖章齐全，便于查阅和长期保存。5.及时性原则工程建设过程中产生的文件材料应及时整理归档，避免积压延误，确保档案与工程建设进度同步。二、工程档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门、各项目参建单位的工程档案管理工作，确保档案管理工作符合制度要求。3.负责接收、收集、整理、保管公司所有工程项目的档案，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.对工程档案进行鉴定、统计和销毁工作，确保档案的质量和安全。5.参与工程竣工验收，审查工程档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案提出整改意见。6.开展工程档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平，实现档案信息资源的共享。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目档案管理工作的组织和协调，明确专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门在项目建设过程中形成的各类文件材料，并进行初步分类和组卷。3.督促项目参建单位做好各自职责范围内的档案管理工作，确保档案资料的及时、准确和完整。4.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案的阶段性检查工作，对发现的问题及时整改。5.负责组织项目档案的预验收工作，确保项目档案在竣工验收前达到归档要求，并向档案管理部门移交完整的项目档案。（三）项目参建单位职责1.建立健全本单位工程项目档案管理体系，明确档案管理责任人，确保档案管理工作有专人负责。2.严格按照国家和行业相关标准规范以及公司档案管理要求，做好本单位在项目建设过程中形成的各类文件材料的收集、整理、归档工作。3.对本单位形成的档案资料进行分类整理，编制详细的档案目录，确保档案资料的系统性和完整性。4.在项目建设过程中，接受档案管理部门和项目建设部门的指导、监督和检查，及时整改存在的问题。5.在项目竣工验收前，将整理好的档案资料移交项目建设部门审核，经审核合格后，向档案管理部门移交完整的项目档案。三、工程档案归档范围及分类（一）归档范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知、图纸会审记录等。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理通知单、工程暂停令等。5.竣工验收文件竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件与工程建设有关的合同协议、来往信函、会议纪要、声像资料、电子文档等。（二）分类1.按照工程项目类别分类，如建筑工程、市政工程、水利工程、电力工程等，每个类别下再根据档案内容进一步细分。2.按照文件形成阶段分类，分为项目前期、设计、施工、监理、竣工验收等阶段的档案。3.按照文件性质分类，分为行政文件、技术文件、经济文件、合同文件等。四、工程档案整理要求（一）组卷原则1.遵循工程建设的自然规律和项目特点，保持文件材料之间内在的有机联系，按照工程建设程序和文件形成的时间顺序进行组卷。2.同一事项的文件材料应集中组卷，不同事项的文件材料不得混装。3.卷内文件应按照批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，并根据文件的重要程度和时间顺序排列。（二）卷内文件排列1.文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.图纸材料应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（三）编目要求1.编制卷内文件目录，内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等。序号应从1开始，用阿拉伯数字标注。2.编制卷内备考表，内容包括本卷文件的总页数、各类文件页数（照片张数）、组卷单位、立卷人、检查人、立卷时间等。备考表应置于卷尾。3.编制案卷封面，内容包括档号、档案馆代号（本公司可不填）、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容。（四）装订要求1.归档的纸质文件材料应采用线装或胶装方式装订，不得散装或随意折叠。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。3.幅面过大的文件，应按A4纸尺寸折叠后装订；图纸宜采用手风琴式折叠，图标栏露在外面。五、工程档案归档流程（一）收集1.项目建设部门及各参建单位应明确专人负责工程档案的收集工作，按照档案归档范围，及时收集本部门、本单位在工程建设过程中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于破损、褪色的文件材料应进行修复或复制。3.收集过程中，应做好文件材料的登记工作，记录文件的名称、数量、来源、形成时间等信息。（二）整理1.收集后的文件材料应按照整理要求进行分类、组卷、编目和装订。2.项目建设部门负责对本部门及各参建单位移交的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案提出整改意见，督促相关单位进行整改。3.档案管理部门对项目建设部门移交的档案进行复查，确保档案整理符合规范要求。（三）归档1.经复查合格的工程档案，由项目建设部门向档案管理部门办理正式移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门接收档案后，应及时将档案入库保管，并按照档案分类编号规则进行上架排列。3.建立工程档案电子目录，将档案的基本信息录入档案管理系统，实现档案信息的数字化管理，方便档案的检索和利用。六、工程档案保管与利用（一）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.按照档案保管期限的要求，对工程档案进行分类存放，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份存储，采用多种存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据校验，确保电子档案的完整性和可用性。4.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准要求，防止档案因环境因素受损。（二）利用1.公司内部各部门因工作需要查阅工程档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。查阅申请表应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由查阅部门留存。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借或擅自复印档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.外单位因特殊原因需要查阅公司工程档案的，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并按照公司相关规定进行管理。5.根据档案的密级和保管期限，严格控制档案的利用范围，确保档案信息的安全。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。七、工程档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定工作应依据档案的内容、来源、时间、形式及历史价值等因素进行综合分析，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。（二）销毁1.对已超过保管期限且确无保存价值的工程档案，经档案鉴定小组审核，报公司主管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应编制销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销