档案法保密制度

档案法保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门、档案管理人员、借阅人员等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法进行档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.安全保密原则：确保档案信息的安全，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露给无关人员。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.便捷利用原则：在确保档案安全保密的前提下，合理简化档案利用手续，提高档案利用效率，满足公司/组织业务发展对档案信息的需求。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工的个人基本信息、履历、考核评价、薪酬福利、培训记录、劳动合同等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、客户服务档案等，记录业务活动的全过程。5.技术档案：涉及公司/组织的技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准、专利等方面的文件资料。6.合同档案：包括各类合同协议、招投标文件、合作意向书等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和影响范围大小，将档案分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级档案定义：是公司/组织最重要、最核心的机密信息，一旦泄露将对公司/组织的生存与发展造成极其严重的损害。范围：如公司/组织的核心技术资料、重大商业机密、尚未公开的战略规划和决策等。2.机密级档案定义：属于公司/组织重要的机密信息，泄露后可能对公司/组织的利益产生较大影响。范围：包括关键业务数据、重要客户信息、内部财务报表、高级管理人员的人事资料等。3.秘密级档案定义：是公司/组织一般性的机密信息，泄露后可能对公司/组织的正常运营造成一定影响。范围：如一般业务文件、普通员工的人事档案、日常行政文件等。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应熟悉本部门的业务流程和文件形成规律，按照规定的范围和时间要求，收集各类档案资料。3.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时移交档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.整理过程中，应确保档案资料的准确性、完整性和系统性，对不符合要求的档案进行补充、修正或剔除。3.档案应按照一定的顺序进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。3.档案库房内应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照不同的类别、级别和保管期限进行分类存放，便于管理和查找。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案柜等进行装具存放，并在档案盒和档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.对于电子档案，应进行备份存储，并采用加密技术进行保护。电子档案的存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：适用于具有重要历史价值、法律凭证作用或对公司/组织有重大影响的档案。长期保管：一般为[X]年，适用于重要业务文件、财务档案等。短期保管：一般为[X]年，适用于一般性业务文件和行政文件等。2.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，对于已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行销毁或继续保存。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全与保密。2.档案利用应以满足公司/组织业务发展需要为前提，严格控制档案的查阅范围和使用方式。（二）利用流程1.申请：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.审批：档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应进行审核。对于绝密级档案的查阅申请，需经公司/组织分管领导批准；对于机密级档案的查阅申请，需经档案管理部门负责人批准；对于秘密级档案的查阅申请，由档案管理人员进行审批。3.查阅：经审批同意后，查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。如需摘抄、复制档案，应另行填写《档案摘抄/复制申请表》，并按照审批流程进行审批。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（三）借阅管理1.对于因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、编号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应进行审核。对于绝密级档案的借阅申请，需经公司/组织分管领导批准；对于机密级档案的借阅申请，需经档案管理部门负责人批准；对于秘密级档案的借阅申请，由档案管理人员进行审批。3.经审批同意后，借阅人员应在档案管理部门办理借阅手续，领取档案借阅凭证，并按照规定的借阅期限归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自更改、涂抹、污损档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的保密措施（一）人员管理1.档案管理人员应具备良好的职业道德和保密意识，经过专业培训后上岗。2.与档案管理工作相关的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.加强对档案管理人员的监督和考核，对于违反保密制度的人员，应给予相应的处罚。（二）环境管理1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案管理部门的办公区域应保持相对独立，与其他部门之间应有一定的隔离措施。3.在档案管理场所内，应禁止无关人员谈论档案内容，防止信息泄露。（三）技术管理1.对档案管理系统进行安全防护，设置用户权限管理，严格控制不同人员对档案信息的访问级别。2.采用加密技术对电子档案进行加密存储和传输，防止电子档案在存储和传输过程中被窃取或篡改。3.定期对档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。七、档案的销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且无继续保存价值的档案。2.因保管不善导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的档案。3.经鉴定确属保密期限已满或不再需要保密的档案。（二）销毁程序1.鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁鉴定表》。2.审批：《档案销毁鉴定表》经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织分管领导批准。3.销毁：经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等。4.监销：对于重要档案的销毁，应实行监销制度。监销人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织应建立健全档案保密监督机制，定期对档案管理工作进行内部检查。2.档案管理部门应定期对档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节进行自查，及时发现并纠正存在的问题。3.各部门应配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供相关档案资料和信息。（二）外部审计1.公司/组织应定期接受外部审计机构的审计，对档案管理工作进行全面审查。2.审计机构应按照相关法律法规和审计准则，对档案管理的合规性、安全性和有效性进行评价，并提出审计意见和建议。（三）违规处理1.对于违反本档案法保密制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2