高校档案统计制度

高校档案统计制度一、总则（一）目的高校档案统计制度旨在全面、准确、及时地掌握学校档案资源的状况，为学校的档案管理决策、资源配置、业务指导以及服务教学、科研和管理工作提供科学依据，确保档案工作更好地适应学校发展的需要。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在档案形成、整理、保管、利用等过程中涉及的档案统计工作。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及国家有关统计法规和档案行业标准制定。（四）基本原则1.真实性原则：档案统计数据必须如实反映档案工作的实际情况，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造、篡改。2.准确性原则：统计数据应准确无误，符合档案管理的客观规律和实际要求，确保统计信息的质量。3.完整性原则：全面涵盖档案工作的各个方面，包括档案的数量、种类、来源、保管状况、利用情况等，保证统计资料的完整性。4.及时性原则：及时收集、整理、报送档案统计数据，以便及时掌握档案工作动态，为决策提供时效性强的依据。二、统计机构与人员（一）档案统计工作领导小组学校成立档案统计工作领导小组，由主管档案工作的校领导担任组长，成员包括档案馆馆长、各部门和学院负责人等。领导小组负责统筹协调全校档案统计工作，制定统计工作规划和政策，审议重大统计事项，监督统计制度的执行情况。（二）档案馆统计部门档案馆设立专门的统计岗位，配备专业的统计人员，负责全校档案统计工作的具体组织实施。统计人员应具备档案学专业知识和统计业务技能，熟悉档案工作流程和统计法规，能够准确、及时地完成各项统计任务。（三）部门和学院兼职统计人员各部门和学院指定专人作为兼职统计人员，负责本部门和学院档案统计数据的收集、整理和报送工作。兼职统计人员应接受学校档案馆的业务指导和培训，确保统计工作的规范开展。三、统计内容与指标（一）档案数量统计1.各类档案的年度形成数量：包括文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、学生档案、基建档案、设备档案、财会档案等各类档案的当年新增数量。2.档案的累计数量：统计截至统计时间点，各类档案的累计总数。3.不同载体档案数量：如纸质档案、电子档案、实物档案等的数量统计。（二）档案整理情况统计1.档案整理完成率：已整理档案数量与应整理档案数量的比例，反映档案整理工作的进度。2.档案整理质量合格率：经检查合格的整理档案数量与整理档案总数的比例，衡量档案整理的质量水平。（三）档案保管情况统计1.档案库房面积：统计档案库房的实际使用面积，包括档案存放区、整理区、查阅区等。2.档案存储设备情况：如档案柜、密集架、光盘库、服务器等存储设备的数量、规格、存储容量等。3.档案保管期限分布：不同保管期限档案的数量统计，如永久、长期、短期档案的数量占比。4.档案安全状况：记录档案在保管过程中发生的损坏、丢失、霉变、虫蛀等情况的次数及原因。（四）档案利用情况统计1.档案查阅人次：统计年度内利用档案进行查阅的总人次。2.档案查阅卷次：计算年度内查阅档案的总卷次。3.档案利用效果反馈：收集利用者对档案利用效果的评价反馈，如满意、较满意、不满意等不同评价的比例。4.档案复制份数：统计年度内为利用者提供档案复制服务的份数。（五）档案信息化建设统计1.电子档案数量：统计已数字化的电子档案数量及占档案总数的比例。2.档案管理系统功能使用情况：如档案录入、检索、借阅登记等功能的使用频率和效果统计。3.数据备份情况：记录档案数据备份的次数、存储介质、备份数据的完整性等情况。四、统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计：档案馆定期开展全面的档案统计工作，如年度统计、季度统计等，按照规定的统计指标和范围进行数据收集和整理。2.日常统计：各部门和学院兼职统计人员在日常档案管理工作中，及时记录和收集相关统计数据，并定期报送档案馆。3.抽样统计：对于一些档案数量较大、统计工作量繁重的项目，可采用抽样统计的方法，选取具有代表性的样本进行统计分析，然后推算总体情况。（二）统计流程1.数据收集档案馆统计人员根据统计任务，制定详细的数据收集清单和要求，发放给各部门和学院兼职统计人员。兼职统计人员按照要求，对本部门和学院的档案工作情况进行全面梳理，收集各类统计数据，并认真填写统计报表。统计人员还应通过档案管理系统、库房盘点、查阅利用记录等渠道，获取相关的统计信息。2.数据整理统计人员对收集到的原始数据进行审核，检查数据的准确性、完整性和逻辑性，剔除错误数据和重复记录。对审核后的数据进行分类汇总，按照统计指标进行计算和整理，形成规范的统计台账和报表。3.数据分析运用统计学方法和数据分析工具，对整理好的统计数据进行深入分析，揭示档案工作的规律和趋势，发现存在的问题和不足。例如，通过分析档案利用情况数据，了解不同类型档案的利用需求和热门程度；通过对比历年档案数量统计数据，评估学校档案资源的增长趋势等。4.统计报告编制根据数据分析结果，编制档案统计报告，内容包括统计概况、主要数据指标、分析结论和建议等。统计报告应语言简洁、数据准确、分析客观，能够为学校档案管理决策提供有力支持。5.数据报送与存档统计人员将编制好的统计报告报送档案统计工作领导小组审核，并按照规定的时间和渠道向上级主管部门报送统计数据。同时，将统计工作过程中形成的各类统计报表、数据文件、分析报告等资料进行整理归档，妥善保存，以备查阅和后续统计工作参考。五、统计数据质量控制（一）质量控制目标确保档案统计数据的真实性、准确性、完整性和及时性，使统计数据能够真实反映学校档案工作的实际情况，为学校决策提供可靠依据。（二）数据质量审核机制1.初审：各部门和学院兼职统计人员在报送统计数据前，应对数据进行自我审核，确保数据准确无误、完整齐全。2.复审：档案馆统计人员在收到各部门和学院报送的数据后，进行再次审核，重点检查数据的逻辑性、一致性和与实际情况的相符性。对于审核中发现的问题，及时与报送部门沟通核实，要求其进行修正。3.终审：档案统计工作领导小组对统计报告和重要统计数据进行终审，对统计工作的整体质量进行把关，确保统计结果能够满足学校管理和决策的需要。（三）数据质量监督与考核1.学校建立档案统计数据质量监督机制，定期对统计工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.将档案统计工作纳入学校档案工作考核体系，对统计数据质量高、工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对统计数据质量差、工作不认真的部门和个人进行批评教育，并责令其限期整改。六、统计资料管理与保密（一）统计资料管理1.档案馆负责建立健全档案统计资料管理制度，对统计工作中形成的各类报表、台账、分析报告、数据文件等资料进行规范管理。2.统计资料应分类存放，妥善保管，便于查阅和使用。同时，要做好统计资料的备份工作，防止数据丢失。3.按照档案保管期限的要求，对统计资料进行定期归档，确保统计资料的完整性和连续性。（二）保密规定1.档案统计人员应严格遵守国家保密法律法规，对在统计工作中知悉的国家秘密、学校商业秘密和个人隐私等信息予以保密。