档案工作巡检制度

档案工作巡检制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的规范化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本巡检制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属各单位的档案工作巡检。（三）基本原则1.定期检查与不定期抽查相结合，确保档案工作始终处于规范状态。2.以问题为导向，及时发现并解决档案工作中存在的问题。3.注重实效，通过巡检促进档案工作质量的提升。二、巡检组织与职责（一）巡检组织成立档案工作巡检小组，由公司档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员及相关专业人员。（二）职责分工1.组长职责全面负责档案工作巡检的组织、协调和指导。审批巡检计划和报告，对重大问题做出决策。2.档案管理人员职责制定巡检计划，明确巡检内容、方法和时间安排。具体实施巡检工作，记录巡检情况，填写巡检记录表格。对巡检中发现的问题进行初步分析，提出整改建议。3.相关专业人员职责根据专业要求，对档案工作中的特定领域进行检查和评估。协助档案管理人员分析问题，提供专业技术支持和解决方案。三、巡检内容（一）档案管理制度执行情况1.检查档案工作各项规章制度的建立和完善情况，是否符合国家法律法规和行业标准要求。2.查看各部门对档案管理制度的宣传、培训和贯彻落实情况，员工是否熟悉档案管理规定。（二）档案收集与整理1.检查档案收集的完整性，是否涵盖公司各项业务活动中形成的各类文件资料。2.查看档案整理的规范性，包括分类、编号、编目等是否符合标准，案卷质量是否达标。（三）档案保管1.检查档案库房的环境条件，如温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施是否齐全且运行正常。2.查看档案存储设备的使用和维护情况，档案存放是否有序，便于查找和利用。（四）档案信息化建设1.检查档案管理系统的运行情况，数据录入是否准确、及时，系统功能是否满足工作需求。2.查看电子档案的存储和备份情况，是否采取有效的安全防护措施，确保数据安全。（五）档案利用1.检查档案借阅、查阅登记制度的执行情况，手续是否完备，记录是否清晰。2.了解档案利用效果，是否为公司的决策、业务开展等提供了有效的支持。四、巡检方式与频率（一）巡检方式1.实地检查：对档案库房、各部门档案整理存放地点等进行现场查看。2.查阅资料：查阅档案管理制度、档案目录、借阅记录、系统数据等相关资料。3.人员访谈：与档案管理人员、部门兼职档案员及相关利用人员进行交流，了解档案工作实际情况。（二）巡检频率1.定期巡检：每季度进行一次全面巡检，覆盖公司所有部门及所属单位。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分部门或特定档案工作环节进行抽查。五、巡检程序（一）巡检准备1.制定巡检方案，明确巡检目的、范围、内容、方法、人员分工和时间安排。2.准备巡检所需的工具和表格，如检查表、记录簿等。（二）首次会议1.巡检小组到达被巡检部门后，召开首次会议。2.会议由巡检组长主持，介绍巡检目的、范围、程序和要求。3.被巡检部门负责人介绍本部门档案工作基本情况。（三）现场检查与资料查阅1.巡检人员按照分工，依据巡检内容进行现场检查和资料查阅。2.对发现的问题进行详细记录，可拍照、录像或复印相关资料作为证据。（四）人员访谈1.与档案管理人员、部门兼职档案员及相关利用人员进行个别访谈或集体座谈。2.了解档案工作中的实际困难、意见和建议，以及对巡检工作的看法。（五）末次会议1.巡检结束后，召开末次会议。2.巡检组长通报巡检情况，指出存在的问题，提出整改意见和建议。3.被巡检部门负责人对巡检意见进行表态发言，明确整改措施和时间安排。（六）巡检报告撰写1.巡检人员根据巡检情况，撰写巡检报告。2.报告内容包括巡检基本情况、发现的问题、整改建议、巡检结论等。3.报告经巡检组长审核后，报送公司领导和相关部门。六、问题整改（一）整改责任落实1.被巡检部门负责对巡检中发现的问题进行整改，明确整改责任人，制定整改措施。2.整改责任人要按照整改要求，按时完成整改任务。（二）整改期限1.一般问题应在接到巡检报告后的[X]个工作日内完成整改。2.复杂问题或涉及多个部门的问题，整改期限可根据实际情况适当延长，但最长不超过[X]个工作日。（三）整改跟踪与复查1.档案管理部门负责对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按要求落实。2.整改完成后，档案管理部门组织对整改情况进行复查，复查合格后方可视为整改完成。七、结果应用（一）纳入绩效考核将档案工作巡检结果纳入公司各部门绩效考核体系，与部门和员工的绩效挂钩。（二）表彰与奖励对档案工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，激励全体员工积极做好档案工作。（三）持续改进通