云档案管理制度

云档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司云档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高公司管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在云档案管理方面的活动，包括云档案的创建、存储、使用、共享、保管、销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：云档案应如实反映公司各项业务活动和工作情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和保存与公司业务相关的各类档案，保证档案的完整性和系统性。3.安全性原则：采取有效的安全措施，保障云档案数据的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.便捷性原则：利用先进的信息技术手段，实现云档案的便捷存储、检索和使用，提高工作效率。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等的云档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、云档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司云档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责云档案管理系统的建设、维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。3.负责对公司各部门提交的档案进行审核、分类、整理和存储，建立健全云档案目录体系。4.负责云档案的日常管理工作，包括档案的检索、借阅、归还、备份等，为公司各部门提供档案利用服务。5.负责组织开展公司档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。6.负责对公司档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的真实、完整和及时归档。2.负责指定专人作为本部门的档案管理员，负责与公司档案管理部门的沟通协调，及时提交本部门的档案资料。3.负责按照公司云档案管理制度的要求，规范本部门员工对档案的使用行为，确保档案的安全和保密。4.负责配合公司档案管理部门开展档案管理工作的各项检查和评估活动，积极提供相关资料和信息。（三）员工职责1.严格遵守公司云档案管理制度，爱护和正确使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失档案。2.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，确保档案的完整和准确。3.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、使用等手续，不得违规操作。4.发现档案存在问题或安全隐患时，应及时向所在部门或公司档案管理部门报告。三、云档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、技术文档、会议纪要、工作计划与总结等。2.公司收到的外部文件、信函、证书、批文等，与公司业务相关且需要保存的。3.公司员工个人在工作中形成的具有代表性或重要参考价值的文档。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、系统、及时的原则，避免遗漏重要档案。3.对收集到的档案，应进行初步的审核，确保档案的真实性、完整性和有效性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类，如分为行政档案、财务档案、人事档案、业务档案等大类，并在大类下进一步细分小类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录与档案内容一致。4.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案库，同时保留必要的纸质档案作为备份。四、云档案的存储与保管（一）存储方式1.采用云存储技术，将公司云档案存储在安全可靠的云服务器上，确保档案数据的存储安全和可靠性。2.云存储应具备数据备份、恢复、加密等功能，防止数据丢失和泄露。3.定期对云存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（二）保管期限1.根据国家法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定各类云档案的保管期限，分为永久保管、定期保管（如3年、5年、10年等）。2.对保管期限届满的档案，应按照规定进行鉴定和处理，确无保存价值的档案，经批准后予以销毁；仍需保存的档案，应重新确定保管期限。（三）安全管理1.建立健全云档案安全管理制度，加强对云档案存储环境的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止外部网络攻击。2.对云档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.限制对云档案管理系统的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作档案。4.定期对云档案进行备份，备份数据应存储在不同的地理位置，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。5.加强对云档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人员失误导致档案安全事故。五、云档案的使用与共享（一）使用权限1.根据工作需要，为不同人员或部门设置不同的云档案使用权限，确保档案信息的合理使用和安全保密。2.一般员工只能查阅和使用与其工作相关的档案；部门负责人可以查阅和使用本部门及下属部门的档案；涉及公司机密或重要事项的档案，需经公司高层领导批准后方可查阅和使用。（二）使用流程1.用户如需查阅云档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核后，提交至公司档案管理部门。2.公司档案管理部门收到申请表后，对申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人协助用户查阅档案。3.用户查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制、传播档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。4.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和公司档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。5.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自更改、销毁档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。（三）共享规定1.公司内部各部门之间如需共享云档案，应填写《档案共享申请表》，说明共享档案的名称、共享范围、共享目的等信息，经共享双方部门负责人审核后，提交至公司档案管理部门。2.公司档案管理部门对共享申请进行审核，符合共享条件的予以批准，并设置相应的共享权限。3.共享档案的部门应严格按照共享权限使用档案，不得擅自扩大共享范围或泄露共享档案的内容。4.涉及公司机密或敏感信息的档案，原则上不得进行共享，确需共享的，应经公司高层领导批准，并采取严格的保密措施。六、云档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对公司云档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、数量等信息。2.将《档案销毁清单》提交公司领导审批，经批准后，安排专人负责档案的销毁工作。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁记录》上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，与《档案销毁清单》一并保存。七、监督与检查（一）监督机制1.公司档案管理部门负责对公司云档案管理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正档案管理过程中存在的问题。2.定期对各部门的档案管理工作进行抽查，检查档案的收集、整理、归档、保管等情况，确保档案管理工作符合公司制度要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、使用、共享、保管、销毁等环节是否符合规定。2.档案管理系统的运行情况，是否存在安全隐患和数据异常情况。3.档案管理人员的工作情况，是否履行职责，操作是否规范。4.各部门提交的档案质量，是否真实、完整、准确。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。3.整改