《计算机应用基础1》-《计算机应用基础1》-项目四 电子表格Excel 2010

项目四电子表格Excel2010任务一Excel2010概述任务二Excel2010的基本操作任务三Excel数据的编辑与格式化任务四公式与函数任务五数据管理与分析任务六创建图表返回任务一Excel2010概述4.1.1Excel功能介绍从功能本质上来说，Excel与算盘、电子计算器没有多大区别，只是功能更加强大而已，它可以帮助用户将繁杂的数据转化为信息，并对信息进行分析和处理，能满足大多数人的数据处理需求。1.数据记录与整理功能将大量重复和繁杂的数据用表格的形式记录下来并加以整理，是Excel表格最基本的功能，也是后续用户对数据进行处理的基础。利用数据有效性功能，可以设置单元格允许输入数据的格式，如图4−1−1所示，可以将“性别”列的数据有效性设置成“男”“女”，即只允许用户在此列单元格内输入“男”或“女”，如果输入的数据不是，则弹出禁止提示，如图4−1−2

所示，提示用户输入了非法数值，这样可以规范用户的数据输入。以此类推，“民族”“政治面貌”“户口性质”等列也可以设置数据有效性。下一页返回任务一Excel2010概述2.数据计算功能Excel除了可以利用公式进行四则运算、开方乘幂的计算外，还可以使用其内置的函数执行非常复杂的运算，并在瞬间得到结果。如图4−1−3

所示，利用函数计算学生的平均成绩，非常方便快捷。3.数据分析功能要从大量的数据中获取需要的信息，还需利用某些特殊的方法进行科学的分析。数据分析是Excel区别于其他表格软件的一个重要功能之一。利用排序、筛选和分类汇总功能可以对表格数据进行归类和组织，并根据需要设置表格的显示方式。利用条件格式功能，可以快速地标识出表格中具有指定特征的数据而不必用肉眼去逐一查找。利用数据透视表可以灵活地以多种不同方式展示数据的特征，实现对数据背后的信息透视。图4−1−4所示是用分类汇总功能统计男、女生各科平均分的结果。上一页下一页返回任务一Excel2010概述4.图表制作功能图表可以让本来复杂枯燥的数据表格变得直观形象，并且比表格数据更易于表达数据之间的关系及数据变化的趋势，如图4−1−5所示。5.自动化定制功能Excel除了具有以上一般电子表格软件所有的功能外，还内置了应用程序自动化语言——VisualBasicForApplication（VBA），允许用户自己定制Excel功能，开发自动化的管理系统，满足用户对计算和分析的更高要求。上一页下一页返回任务一Excel2010概述6.Excel2010的主要新增功能Excel2010延续了Excel2007在界面上对2003版的颠覆性设计，并在此基础上增加了一系列新功能，对许多细节也进行了优化，从而提升了用户体验。如在Excel2010中，用户可以自定义功能区，组织个性化的工作环境；迷你图功能可以在单元格内简洁直观地显示数据；数据透视表的“切片器”功能可以横跨多个透视表进行筛选；“屏幕截图”功能可以快速将屏幕截图插入工作表。4.1.2Excel2010的工作界面一、主窗口Excel2010沿用了Excel2007的功能区（Ribbon）界面风格，将功能有组织地集中存放，不需查找级联菜单、工具栏等，使用户能更方便快捷地找到常用的功能。启动Excel2010后，工作界面如图4−1−6所示。上一页下一页返回任务一Excel2010概述二、功能区选项卡功能区位于标题栏的下方，是Excel界面的重要元素。它由一组选项卡面板组成，单击选项卡标签可以非常方便地切换不同选项卡功能面板。下面介绍几个主要选项卡。1.“文件”选项卡Excel2010用“文件”选项卡代替了Excel2007的Office按钮，与其他选项卡不同的是，“文件”选项卡是由一组纵向的菜单列表组成的，如图4−1−7

所示，包含了针对Excel文件的所有操作，如“打开”“保存”“新建”“打印”“共享”等。此外，还有对Excel软件的选项设置，如自定义Excel的功能区就是在“文件”选项卡的“选项”功能中进行设置的，如图4−1−8

所示。上一页下一页返回任务一Excel2010概述2.“开始”选项卡“开始”选项卡包括“剪贴板”“字体”“对齐方式”“数字”“样式”“单元格”和“编辑”7个组，包含了Excel数据编辑最常用的命令，如图4−1−9所示。3.“插入”选项卡“插入”选项卡包含了几乎所有可以插入到工作表中的对象，如表格、图片图形、图表、超链接、文本框、页眉页脚、艺术字以及公式、符号等。此外，Excel2010新增的屏幕截图、迷你图、切片器和公式编辑器也在“插入”选项卡中，如图4−1−10所示。4.“页面布局”选项卡“页面布局”选项卡主要是对工作表文档的外观设置，包括主题、页面设置、缩放比例和网格线等，如图4−1−11所示。上一页下一页返回任务一Excel2010概述5.“公式”选项卡“公式”选项卡包含了函数、公式、计算的相关命令以及控制Excel执行计算的计算选项等，如图4−1−12所示。6.“数据”选项卡“数据”选项卡包含了对数据进行处理的相关命令，如排序、筛选、分列、删除重复项、数据有效性、合并计算、创建组和分类汇总等，如图4−1−13所示。7.“审阅”选项卡“审阅”选项卡包含拼写检查，中文简繁转换，翻译，批注，以及保护工作表、工作簿的权限管理等，如图4−1−14所示。上一页下一页返回任务一Excel2010概述8.“视图”选项卡“视图”选项卡包含了与工作表和工作簿显示相关的命令，如视图方式、显示、显示比例、窗口排列、冻结窗格以及宏设置等，如图4−1−15所示。除了以上启动Excel2010默认显示的选项卡以外，还有一些选项卡在默认方式下是不可见的。（1）“开发工具”选项卡。需要用户通过“文件”选项卡下的“选项”→“自定义功能区”勾选才能看到。“开发工具”选项卡主要包含用VBA进行程序开发时需要用到的命令，如图4−1−16所示。上一页下一页返回任务一Excel2010概述（2）上下文选项卡。其是指在进行特定操作时才会显示出来的选项卡。主要有图片工具、图表工具、绘图工具、页眉和页脚工具、公式工具、数据透视表工具等。只有选中这些类型对象时，功能区才会显示处理该对象的专用选项卡。例如图4−1−17所示，当选中表格中的图像时，功能区内就会自动增加一个“绘图工具”选项卡，以方便对图形进行相关操作。三、自定义Excel2010窗口如果对Excel2010的默认窗口设置不满意，可以根据自己的实际需要和使用习惯，调整Excel的窗口元素，以达到实际使用的要求。上一页下一页返回任务一Excel2010概述1.自定义快速访问工具栏快速访问栏工具栏通常位于功能区的上方，如图4−1−6所示，使用快速访问工具栏可以提高对常用命令的访问速度，减少对选项卡菜单的操作频率。默认情况下它只包含“保存”“撤销”“恢复”3个按钮，这对于经常使用Excel来处理表格、数据的人来说显然是不够的。此时需要自己手动将常用命令加入到快速访问工具栏中。例如，处理好的表格通常要打印出来，“打印”命令是在“文件”菜单下面，操作起来很不方便，此时，需要把“打印”命令添加到快速访问工具栏中，操作方法如图4−1−18中左图所示，结果如图4−1−18中右图所示。同样可以将“快速打印”“升序排列”等命令添加到快速访问工具栏中。上一页下一页返回任务一Excel2010概述如果要添加的命令按钮不在图4−1−18中左图的下拉列表中，则需单击列表中的“其他命令”，弹出“Excel选项”的“快速访问工具栏”选项卡，如图4−1−19所示，从左侧“在下列位置选择命令”中选择要添加的命令按钮（如“打开最近使用过的文件”），单击中间的“添加”按钮，将刚刚选中的命令添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”中，再单击下方的“确定”按钮完成操作。2.自定义功能区选项卡除了Excel自有的选项卡外，还可以创建个性化的选项卡，如创建一个“常用选项卡”，把经常用到的命令添加到该选项卡内，方法如图4−1−20（a）所示。先打开“Excel选项”的“自定义功能区”，单击右下角的“新建选项卡”，重命名新建的选项卡和新建组，在左侧的命令列表中选择需要的命名添加到新建的选项卡中，最后单击“确定”按钮完成操作，结果如图4−1−20（b）所示。上一页下一页返回任务一Excel2010概述4.1.3Excel2010相关概念1.工作簿和工作表使用Excel创建表格，并在表格中录入、编辑数据后保存的扩展名为“.xlsx”的文件就是一个Excel工作簿。工作表是在Excel中存储和处理数据最主要的单元，是工作簿的组成部分。工作表中包含按行和列排列的单元格。2.单元格和单元格地址每个工作表都由行和列组成，列标题用A、B、C……等字母表示，行号用1、2、3……等数字表示。表格中行与列的交叉部分称为单元格，如图4−1−21（a）所示，它是组成表格的最小单位。上一页下一页返回任务一Excel2010概述每个单元格都有固定的地址，称为单元格地址，用列标题加行号来表示，如“A2”表示位于第1列第2行的单元格。注：与Excel2003相比，Excel2010的每个工作簿能创建的工作表数量和每个工作表能容纳的单元格数量都有了巨大提升。Excel2003中一个工作簿最多能容纳255个工作表，而Excel2010中没有这样的限制，可容纳的工作表数量取决于Excel2010在当前计算机中可用内存的大小，即在计算机内存充足的情况下，一个工作簿可以包含无限多个工作表。上一页下一页返回任务一Excel2010概述3.名字框名字框用来显示当前被选定的单元格、图片、图表等对象的名称，如果选定的是一个单元格区域，则显示该区域中第一个单元格的名称。此外，还可以利用名字框对单元格或区域进行命名，使工作表的维护和使用更加方便。4.编辑栏编辑栏对应活动单元格中的内容。如果活动单元格有使用公式，就会在编辑栏中显示公式、在活动单元格中显示计算结果，如图4−1−21（b）所示。上一页返回任务二Excel2010的基本操作4.2.1工作簿的基本操作一、创建新工作簿创建新工作簿主要有以下3种方法：（1）启动Excel2010，Excel2010会自动创建一个空白的工作簿1，并且为此工作簿隐含创建3张工作表，工作表名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。用户可以直接在表中输入信息，这样创建的工作簿只存在于内存中，用户必须保存后才真实存在于计算机的磁盘中。（2）在Windows系统磁盘中，单击鼠标右键，选择“新建”列表中的“MicrosoftExcel工作表”，如图4−2−1（a）所示，即在计算机的磁盘上创建了一个名为“新建MicrosoftExcel工作表.xlsx”的Excel文件，如图4−2−1（b）所示。下一页返回任务二Excel2010的基本操作（3）如果用户已经打开了一个或多个Excel文档，在Excel的窗口中单击“文件”选项卡，选择“新建”命令，可以创建空白工作簿，也可以使用模板创建相应的电子表格，如图4−2−2所示。二、保存工作簿工作簿创建和编辑后必须保存在计算机磁盘上才能用于以后的读取和编辑，养成良好的保存文件的习惯可以避免因停电、死机等意外情况而使文件内容丢失。下面介绍几种常用的保存方法。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作1.保存新工作簿（1）单击“快速启动工具栏”上的按钮。（2）单击功能区的“文件”选项卡下的“保存”命令。（3）使用“Ctrl+S”组合键。在对新建的工作簿进行第一次保存操作时，使用上述3种方法，都会弹出“另存为”对话框，如图4−2−3

所示。在对话框左侧列表框中选择文件保存路径，如需新建一个文件夹，则可以单击上方的“新建文件夹”按钮，在当前选择的路径下创建一个新的文件夹。在下方“文件名”文本框中为工作簿命名，默认名称为“工作簿1”，“保存类型”默认为“Excel工作簿（.xlsx）”，单击右侧的下拉按钮可以选择其他类型保存。最后单击下方的“保存”按钮完成保存操作。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作2.保存现有工作簿对于之前已经保存过的现有工作簿，同样可以使用上述“保存新工作簿”的3种保存方法，区别是此时不会再弹出“另存为”对话框，直接以原有文件名覆盖保存。3.自动保存工作簿由于断电、系统不稳定、用户误操作等原因，Excel程序可能会在手动保存之前意外关闭或无响应，此时，如果设置了“自动保存”功能可以减少由意外情况造成的损失。单击“文件”选项卡下的“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框，再单击左侧的“保存”选项卡，如图4−2−4

所示。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作三、打开现有工作簿如需查看已保存过的工作簿内的数据或对数据重新进行编辑，则必须先打开该工作簿。方法主要有以下3种：（1）如果知道工作簿文件保存的具体路径，用户可以通过磁盘找到该文件，直接双击文件图标即可打开。（2）如果用户已经启动Excel程序，在功能区选择“文件”选项卡下的“打开”命令（也可以使用快捷组合键“Ctrl+O”），弹出“打开”对话框，如图4−2−5

所示，通过左侧的列表选择文件存放的路径，再选择文件打开。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作（3）如果用户已经启动Excel程序，且要打开近期使用过的工作簿文件，则可以通过“文件”选项卡下的“最近所用文件”命令，在列出的文件中找到所需文件单击即可打开。默认显示最近25条记录，用户也可以通过“Excel选项”下的“高级”选项来修改显示最近记录的数量。4.2.2工作表的基本操作一、创建新工作表在默认情况下，Excel创建工作簿后会自动创建3张工作表，如果需要的工作表数量超过3张，就需要手动添加新工作表，主要有以下3种实现方法：（1）单击工作表标签中的“插入工作表”按钮，如图4−2−6所示，即可在当前工作表Sheet3后面插入一张新工作表Sheet4。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作（2）用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“常用”选项卡下的“工作表”，再单击“确定”按钮。操作过程如图4−2−7所示。注：这样插入的新工作表是插在当前活动工作表的前面，如图4−2−8所示。（3）单击功能区的“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“插入”按钮，在弹出的菜单中选择“插入工作表”命令，操作过程如图4−2−9

所示。注：如果只是插入空白工作表，那么用第一种方法会更快捷，但第二种方法可以插入工作表的种类更多（只需在步骤（3）选择自定义的项目即可），例如，要插入一个“个人月预算”表，操作方法如图4−2−10所示。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作二、删除工作表对于当前工作簿中多余的工作表，用户可以选择将其删除，主要有以下2种实现方法：（1）用鼠标右键单击需要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图4−2−11所示。（2）单击功能区的“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“删除”按钮，在弹出的菜单中选择“删除工作表”命令，如图4−2−12

所示。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作三、重命名工作表工作表的默认名称不便于记忆，为了使用户能更快速、更方便地操作和归类，可以给每个工作表取一个便于理解和记忆的名字，重命名工作表的方法如下：（1）双击要重命名的工作表标签，直接进入编辑状态，输入新的工作表名即可，操作过程如图4−2−13所示。（2）用鼠标右键单击要重命名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，进入工作表名称的编辑状态，再输入新的工作表名，过程如图4−2−14所示。（3）单击功能区的“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“重命名工作表”命令，即可进入重命名工作表的编辑状态，如图4−2−15所示。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作四、移动或复制工作表Excel允许将某个工作表在同一个或多个工作簿中移动或复制，以改变工作表在工作簿中的排列顺序或在不同工作簿间转移工作表，也可以为工作表创建副本。要将一个工作表移动（或复制）到不同的工作簿时，首先要保证原工作簿和目的工作簿都是打开的，用鼠标右键单击需要移动（或复制）的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”命令，打开对话框如图4−2−16所示，在“工作簿”列表框中通过下拉列表选择工作簿（如没有出现所需工作簿，说明此工作簿没有打开），从“下列选定工作表之前”列表框中选择插入位置，如果是进行复制操作，那么还需选中对话框底部的“建立副本”复选框。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作五、冻结和拆分工作表当工作表的数据很多时，单个文件窗口不能将工作表数据全部显示出来，需要滚动屏幕查看工作表的其余部分。此时工作表的行标题或列标题可能会因滚动到窗口区域以外而看不见。如果希望在滚动工作表数据的同时，仍然能看到行或列标题，则可以通过冻结或拆分窗格功能来实现。1.冻结窗格例如，有一张学生成绩表，包含全班60个同学6个学期的所有成绩，当把表格往下滚动或往右边拖动时，列标题或行标题就显示不出来，如图4−2−17所示。要想在拖动表格时既知道是哪科成绩，又知道是哪个同学的成绩，就应该把鼠标放在要冻结的行与列交叉的单元格，即选中图4−2−18中的E3单元格，然后按图中所示操作执行，即可实现窗格的冻结。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作2.拆分窗格拆分窗格是把当前工作表窗格拆分为2个或4个窗格，使得在每个窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的每个部分，从而可以同时显示一张大工作表的不同区域。可以在不隐藏行或列的情况下将相隔很远的行或列移动到相近的地方，以便更准确地输入数据。例如，若要将上表中的第6行数据和第37行的数据进行对比，就可以使用窗格拆分功能来实现：单击图4−2−18

中“冻结窗格”右侧的“拆分”按钮，窗格即拆分成图4−2−19所示，可以通过鼠标来拖动窗格分割线而改变分割尺寸。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作4.2.3行与列的基本操作一、选择行或列1.选择单行或单列用鼠标单击行号标签或列标签即可选中相应的整行或整列，选中后的行号或列标签以及该行或该列单元格会加亮显示。2.选择相邻连续的多行或多列用鼠标单击要选择的行号或列标签后，按住鼠标左键不放，向上或向下（向左或向右）拖动，即可选中此行或列相邻的连续多行或多列。在拖动鼠标时，行号或列标签旁会出现一个数字和字母组成的提示框，显示当前选中了多少行或多少列。图4−2−20（a）中行号中的提示框“6R”表示当前选中了6行（Rows）；图4−2−20（b）中列标签中的提示框“4C”表示当前选中了4列（Column）。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作3.选择不相邻的多行或多列用鼠标选中单行或单列后，按住“Ctrl”键不放，继续单击多个行或列标签，直至将所需行或列都选中，再松开“Ctrl”键。二、设置行高或列宽1.鼠标拖动设置调整单行或单列时，只需将鼠标移至要调整的行号的下框线或列标的右框线，然后拖动即可；如果需要调整多行或多列，则先选中需要调整的所有行或列，再拖动，如图4−2−21所示。2.输入数值精确设置打开“开始”选项卡→“格式”下拉列表下的“行高”或“列宽”命令。在弹出的“行高”“列宽”对话框中直接输入行高值或列宽值即可，如图4−2−22所示。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作3.自动调整行高或列宽当表格数据内容较多、长短参差不齐时，逐一调整行高或列宽费时费力，此时使用“自动调整行高（或列宽）”命令可以帮助用户快速地设置合适的行高或列宽。操作方法如图4−2−23所示。这样可以将表格调整到最合适的高度和宽度，使表格中每一个字符都可以恰好完全地显示，自动调整后的表格如图4−2−24所示。三、插入行、列或单元格先选择要插入行、列、单元格的位置，然后再选择“开始”选项卡中“插入”下拉列表的相应命令。如图4−2−25所示，新行插入的位置在选中行的上方，如选中第二行插入，即将原来第二行下移一行，插入列是在列的左侧插入新列。如果插入单元格则会弹出图4−2−26所示的对话框。根据需要选中相应的命令即可。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作四、删除行、列或单元格或者选定需删除的行、列后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，即可快速删除行或列。如果选定的是单元格，单击鼠标右键的下列菜单中的删除按钮，则会弹出图4−2−27所示的“删除”对话框，选择相应的选项，单击“确定”按钮即可。五、隐藏和显示行与列当表格中内容较多时，为了方便浏览，或不想让其他用户看到表格的特定内容，可以隐藏表格的某些行或列。1.隐藏行、列选定需隐藏的单行/列或多行/列，再按图4−2−28所示步骤操作，或者选定需隐藏的行或列后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令来实现。上一页下一页返回任务二Excel2010的基本操作2.显示被隐藏的行、列如果工作表中有隐藏的行、列，则隐藏处的行号或列标签不再显示连续的序号，且标签分隔线要比没有隐藏行、列的分隔线更粗，通过这两个特征，可以发现表格中隐藏行、列的位置。如果要重新显示被隐藏的内容，则可以使用“取消隐藏”命令来完成。将图4−2−28中的部分表格隐藏后结果如图4−2−29所示，现要将隐藏的列重新显示出来，需先选定表格中包含隐藏列的区域（C:M），再按图中标识步骤操作。也可以在选定隐藏区域后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令来显示被隐藏的内容。上一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化4.3.1Excel数据类型在Excel单元格中可以输入和保存的数据主要有3种类型。一、数值型数值型数据指所有代表数量、可进行数值计算的数字形式，如学生的成绩、职工的工资等。除普通数字外，还有一些带特殊符号的数字也可以作为数值，如含百分号（%）、货币符号（¥）的数字等。此外，当输入的数字大于11位时，单元格内的值会自动以“科学计数法”方式表示，如：输入数字“123456789112”，在单元格中显示为“1.23457E+11”，表示1.23457×1011，但在编辑栏中显示正常，如图4−3−1所示。下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化二、文本型文本型数据指一些非数值性的文字、符号等，如姓名、地址。除此以外，许多不代表数量、不需要进行数值计算的数字也可以保存成文本形式，如身份证号码、手机号码、编号等。但在输入此类文本数据时，注意要先将单元格格式设置为文本类型，再输入数据，否则Excel会默认为数值型数据，或者在输入数字前先输入一个英文单引号“’”。三、日期和时间型在输入日期时可以用“/”或“−”作为年、月、日的分隔符，用“：”作为时、分、秒的分隔符。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化由于日期是以数值形式存储的，因此和数值一样具有运算功能，可以参与加、减等数值运算。如要计算两个日期相距的天数，那么可以直接在单元格中输入两个日期，再用减法运算来求天数，如图4−3−2所示。4.3.2输入和编辑数据一、直接输入数据首先选中需要输入数据的单元格，使其成为活动单元格后，则可以直接向单元格内输入数值或文本等数据。输入结束后按“Enter”键、“Tab”键或单击编辑栏中的按钮，才能完成对输入数据的确认。在没有确认前，可以按“Esc”键取消本次输入的内容，退出输入状态。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化二、在多个单元格中同时输入相同数据将需要输入相同数据的多个单元格全部选中，然后输入数据，输入结束后，按“Ctrl+Enter”组合键确认输入，这样在选定的所有单元格中全部输入了相同的内容。操作过程如图4−3−3所示。三、输入分数当在单元格中直接输入某些分数数据时，如“2/5”“12/23”，会被Excel自动识别为日期，而显示成“2月5日”，“12月23日”，从而得不到分数输入结果。因此，必须掌握正确输入分数的方法。四、自动填充输入除了可以用以上方法直接输入数据以外，Excel2010还提供了自动填充功能，向表格中若干连续单元格快速填充一组有规律的数据，以减少用户的录入工作量。下面介绍3种实现填充操作的方法。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化1.使用自动填充柄当选中工作表中的某一个单元格或某一块矩形区域后，所选区域边框的右下角处有一个黑点，这就是“填充柄”。当鼠标指向填充柄的，指针变成“╋”，此时按住鼠标左键不放，拖动填充柄经过需要填充的单元格，然后松开左键，即可填充数据，如图4−3−4所示。2.使用命令按钮使用“开始”选项卡中“编辑”选项组中的“填充”按钮，从下拉菜单中选择“系列”命令，如图4−3−5所示，同样可以实现填充操作。3.自定义序列例如，向Excel2010中添加一个自定义序列，序列内容依次为“第一组、第二组、第三组、第四组、第五组、第六组”，其操作步骤如图4−3−6

所示。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化这样，就把新序列“第一组、……、第六组”成功添加到Excel中，当在工作表的某一单元格内输入“第一组”后，向右或向下拖动填充柄，释放鼠标即可得到自动填充的“第一组、第二组、第三组、第四组、第五组、第六组”序列内容，如图4−3−7所示。五、设置数据有效性输入数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，禁止输入。这样可以依靠系统检查数据的正确有效性来避免错误的数据录入。如将图4−3−8中表格的“性别”列的数据列表设置为“男”“女”，即只允许用户在此列单元格内输入“男”或“女”。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化此时，如果输入了其他数据内容，则会弹出禁止提示，如图4−3−9

所示，提示用户输入了非法数值，这样可以规范用户的数据输入。依此类推，对“民族”“政治面貌”“户口性质”等列也可以设置有效性。设置方法：先选中需设置数据有效性的所有单元格，单击“数据”选项卡中的“数据有效性”下的“数据有效性”命令，如图4−3−10所示，弹出“数据有效性”对话框，如图4−3−11（a）所示。4.3.3工作表的格式化一个工作表做好后要对表格中数据进行相应的修改，并进行修饰和美化，本节介绍Excel2010中相关格式的设置方法。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化一、套用表格格式在Excel2010中预置了60种表格格式，如果对所建工作表没有特殊的格式要求，可以直接套用这些现成的工作表格式，这样既美化了工作表，又可以节省设置时间。使用“套用表格格式”功能快速格式化工作表的操作方法与步骤如图4−3−12所示。二、设置单元格格式直接套用表格格式不一定符合实际需要，通过“设置单元格格式”功能可以更灵活地给单元格设置特定的格式。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化单击“开始”选项卡中“单元格”选项组的“格式”按钮，从下拉菜单中选择“设置单元格格式”，弹出图4−3−13所示的“设置单元格格式”对话框。该对话框包括对数字格式、对齐方式、字体格式、单元格边框、底纹填充等的设置。也可以选中需要设置的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，单击“设置单元格格式”命令，打开该对话框。（1）“数字”选项卡。它用来设置输入单元格内数据的类型，如图4−3−13所示。（2）“对齐”选项卡。其界面如图4−3−14所示，主要用来设置单元格中的文本对齐方式以及文本方向、文本控制等内容。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化“填充”：重复单元格内的数据直至单元格的宽度被填满。如果单元格的宽度不足以重复显示文本的整数倍数，则显示整数倍次数。图4−3−15所示是填充对齐设置后的结果。（3）“字体”选项卡。它是对单元格字体格式包括字体、字号、下划线、颜色等进行设置。界面如图4−3−16所示。（4）“边框”选项卡。它可以对单元格边框线条样式、颜色等进行设置。界面如图4−3−17所示。（5）“填充”选项卡。它可以对单元格底色进行设置，可以用颜色和图案对单元格进行填充。界面如图4−3−18所示。上述对单元格格式简单的设置也可以在功能区“开始”选项卡中的“字体”“对齐方式”“数字”命令组中找到对应项进行设置，如图4−3−19所示。上一页下一页返回任务三Excel数据的编辑与格式化三、设置条件格式使用Excel的条件格式功能，可以快速地对特定单元格进行必要的标识，使数据更加直观易读，更富有表现力。用户可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色，还可以是图形效果，包括“数据条”“色阶”“图标集”等。在图4−3−20所示的表格中，实现将所有不及格（即成绩低于60分）的学生的成绩显示为红色。操作方法和步骤如图4−3−21所示。上一页返回任务四公式与函数4.4.1公式一、公式的概念公式是以“=”号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合，对单元格中的数据进行分析和计算的等式。可以对数据进行加、减、乘、除或比较等运算。可以根据实际需要，灵活地编写公式来完成一些复杂的工作。二、公式的建立除了单元格格式被预先设置为“文本”格式外，当以“=”号开始在单元格中输入时，Excel将自动变为公式的输入状态，如果鼠标选中其他单元格区域，则被选区域将作为引用自动输入到公式中。输入完成后按“Enter”键结束公式的编辑状态。下一页返回任务四公式与函数现计算图4−4−1所示表中每个同学的出错字符数（出错字符数=输入字符数×出错率）。操作步骤：首先选中E2单元格，输入“=”，选择C2单元格，输入“*”，再选择D2单元格，然后按“Enter”键或单击编辑栏中的“”即可。这样便完成了第一个同学“张三”的出错字符数的计算，对于其余同学的出错字符数的计算，只需将鼠标放在E2单元格的自动填充柄上，往下自动填充即可实现，如图4−4−2

所示。上一页下一页返回任务四公式与函数4.4.2函数一、函数的概念函数是Excel内部预先定义，按照特定的顺序、结构来执行数据处理的公式，也称为“特殊公式”。它处理数据的方式与公式处理数据的方式是相同的，但可以简化和缩短工作表中的公式，使之更易于输入、查错和修改。如计算图4−4−3

所示学生成绩表中每个同学的平均成绩，如果使用公式计算则需要输入“=（E3+F3+G3+H3+I3+J3+K3+L3）/8”，而使用求平均值函数则可以简化为“=AVERAGE（E3:L3）”。上一页下一页返回任务四公式与函数二、函数的使用函数由函数名称、左括号、以半角逗号相间隔的参数和右括号构成。有的函数可以允许多个参数，也有一些函数没有参数或不需要参数，如日期时间函数NOW就不需要参数。使用函数求图4−4−3

所示表格中学生的平均分，操作步骤如下：首先，选中M3单元格，再单击编辑栏的，弹出“插入函数”对话框，如图4−4−4（a）所示，在“选择函数”下拉列表中找到“AVERAGE”并选中；然后，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图4−4−4（b）所示，检查参数是否正确，如果正确则直接单击下方的“确定”按钮，如果不正确则需用鼠标选择正确的计算区域。上一页返回任务五数据管理与分析4.5.1数据列表的概念Excel数据列表是由多行多列数据有组织地组成的信息集合。列表中的列通常称为字段，第一行通常是字段标题，每一行称为一条记录。为保证数据列表的有效性，列表中的数据必须具备以下特点：（1）每列必须包含同类信息，即每列的数据类型必须相同。（2）列表的第一行应该包含文字字段，每个标题用于描述下面对应的列的内容。（3）列表中不能存在重复的标题。如果一个工作表中包含多个数据列表，那么列表间应至少空一行或空一列将数据信息分隔。下一页返回任务五数据管理与分析4.5.2数据排序排序是Excel最常用的功能之一，根据需要可将数据列表中的数据按字母顺序、数值大小或时间顺序等进行升序或降序排列，以方便更好地对数据进行分析。一、简单排序如果只对数据列表中的某一列数据进行排序，则只需单击该列中的任一单元格，再单击“数据”选项卡中的升序按钮或降序按钮，即可对该列数据按升序或降序方式进行排序。二、多个关键字排序如对图4−5−1中的学生成绩表以“语文”成绩为主要关键字进行升序排列，如果“语文”成绩相同则再以“数学”成绩为次要关键字排列；如果“数学”成绩也相同，则再以“英语”成绩为次要关键字排列。上一页下一页返回任务五数据管理与分析操作步骤：先在功能区单击“数据”选项卡，找到“排序”命令并单击之，弹出“排序”对话框，如图4−5−2（a）所示，单击“主要关键字”下拉列表，找到“语文”字段，设置好后再单击上方的“添加条件”按钮，如图4−5−2（b）所示，进行相应设置后单击“确定”按钮。排序后的结果如图4−5−3所示。4.5.3数据筛选数据筛选功能可以使Excel表格只显示符合用户指定条件的数据行，而隐藏其他行，从而提高工作效率。被隐藏的数据并非被删除掉，只要取消筛选，这些数据就会重新出现。注意：在筛选前要保证每一列都有列标记。上一页下一页返回任务五数据管理与分析一、自动筛选自动筛选是按照单一条件进行的筛选，适用于简单条件筛选，能够满足大部分用户的筛选需要。如要筛选出图4−5−4

所示学生成绩表中所有女学生的数据行，其操作方法如下：（1）用鼠标选中要筛选的数据区域中的任一个单元格。（2）单击功能区的“数据”选项卡，单击“筛选”按钮，此时数据区域每个列标题右侧都出现一个“下拉箭头”，如图4−5−5

所示。（3）单击“性别”右侧的“下拉箭头”，在弹出的下拉菜单中只勾选“女”，单击“确定”按钮即可筛选出所有女学生的成绩，结果如图4−5−6所示。筛选完成后“性别”右侧的图标会变成“”，表示该列实行过筛选操作。上一页下一页返回任务五数据管理与分析二、自定义筛选自动筛选只能按数据列表中的已有数据进行筛选，如果要对某个范围内的数据进行筛选，则需要使用自定义筛选。如要筛选出图4−5−4所示的表中平均分大于70、小于80的学生数据，操作方法如下：（1）、（2）步同自动筛选。（3）单击“平均分”右侧的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中选择“数字筛选”，弹出子菜单后单击“介于”或“自定义筛选”命令，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图4−5−7

所示，选择或输入对应的数值后单击“确定”按钮。上一页下一页返回任务五数据管理与分析三、高级筛选自动筛选和自定义筛选只能用于条件相对简单的筛选操作，对于比较复杂的多条件查询，或要将筛选结果复制到表格的其他位置，则需要使用Excel的高级筛选功能才能实现。例如，要筛选出图4−5−4所示表格中“语文”“数学”成绩都大于80分，或“英语”成绩大于60分的所有学生的记录，操作步骤如下：（1）在表格的任一空白区建立一个“条件区域”，定义筛选的条件，这里要对“语文”“数学”“英语”3列数据进行条件筛选，先在“条件区域”中输入这3个列标题，然后再在下一行输入条件，如图4−5−8所示。将需同时满足的条件放在同一行，否则置于不同行。上一页下一页返回任务五数据管理与分析（2）单击“数据”选项卡中“排序与筛选”选项组的“高级筛选”按钮，打开“高级筛选”对话框，如图4−5−9

所示。在“列表区域”中选取要筛选的区域，在“条件区域”中选择刚才建立的“条件区域”。如果要将筛选结果复制到表格的新位置，从而使不符合条件的数据行能继续显示出来而不被隐藏，则应在“方式”中选择“将筛选结果复制到其他位置”。筛选后的结果如图4−5−10所示。上一页下一页返回任务五数据管理与分析4.5.4分类汇总分类汇总是先将数据分类（即排序），再按类进行汇总分析处理，以方便用户查看一些汇总数据。例如，对图4−5−4所示表格中的男、女生各科成绩求平均分，操作步骤如下：（1）对“性别”进行排序。（2）单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框，如图4−5−11所示。在“分类字段”中选择“性别”，在“汇总方式”中选择“平均值”，在“选定汇总项”中将所有科目都勾选上。最后单击“确定”按钮，汇总后的结果如图4−5−12所示。上一页下一页返回任务五数据管理与分析从图4−5−12中可以看到，在数据表的左侧多了分级显示数据标识，其下面是分级显示按钮：“−”表示该层明细数据已经展开；“+”表示隐藏了明细数据。如单击“2”级下面的“−”按钮，则数据表格会变成图4−5−13的样子。这样可以把复杂的表格转变成可展开不同层次的汇总表格。上一页返回任务六创建图表4.6.1图表图表具有直观形象的优点，可以形象地反映数据的差异、比例或变化趋势。Excel2010为用户提供了丰富实用的图表功能。一、图表的组成图表由图表区、绘图区、标题、数据系列、图例等多个部分组成，如图4−6−1所示。二、图表的基本类型Excel2010图表包括11种类型：柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、XY（散点图）、股价图、曲面图、圆环图、气泡图和雷达图。每一种类型下面又包含了多种子图表类型，如图4−6−2所示。下一页返回任务六创建图表三、创建图表数据是图表的基础，若要创建图表，则首先需在工作表中输入数据，然后选择需要创建图表的单元格数据，单击“插入”选项卡，选择需要插入的图表即可创建图表。例如，在图4−6−3（a）所示的表中创建一个图4−6−3（b）所示的三维饼图。通过观察图表，可以发现图表中包含的数据有“单位名称”和“贷款”。在创建图表前，先选中“单位名称”列和“贷款”列的所有数据（包括列标题），然后单击“插入”选项卡下的“饼图”，并选择三维饼图，如图4−6−4（a）所示，此时在当前工作表中创建了一个图4−6−4（b）所示的图表。上一页下一页返回任务六创建图表单击该图表，在Excel2010功能区中多出了3个选项卡——“设计”“布局”“格式”，通过这3个选项卡，用户可以对图表进行细致的编辑和修改。如要在图表上显示百分比，则可以单击“设计”选项卡，在“图表布局”组中选择第6个图表，如图4−6−5所示，即可在图表上显示百分比数据。4.6.2迷你图迷你图是Excel2010的一个全新功能，是工作表单元格中的微型图表。在数据表格旁边显示迷你图，可提供数据的直观表示。如图4−6−6

所示，在J2:J4单元格中插入了3个迷你图，表示当天温度随时间的变化趋势。上一页下一页返回任务六创建图表一、迷你图的特点从图4−6−6中可以看到，与传统的Excel图表相比，迷你图具有鲜明的特点：（1）迷你图是单元格中的微型图表，传统图表是嵌入在工作表中的图形对象。（2）迷你图的图形比较简洁，没有图表标题、图例、坐标轴、网格线等图表元素，主要体现数据的变化趋势或数据对比，还可以根据需要突出显示最大值和最小值。（3）迷你图只提供3种常用图表类型：折线迷你图、柱形迷你图和盈亏迷你图。（4）使用迷你图的单元格可以输入文字和设置填充色。（5）迷你图可以利用单元格的填充柄方便地创建一组迷你图表。（6）迷你图占用空间较小，可以方便地进行页面设置和打印。上一页下一页返回任务六创建图表二、创建迷你图例如为图4−6−6中的表格创建迷你图，具体操作步骤如下：首先选中要插入迷你图的单元格J2，然后单击“插入”选项卡中“迷你图”命令组中的“折线图”按钮，打开“创建迷你图”对话框，如图4−6−7所示。在“数据范围”中选择B2:I2单元格，单击“确定”按钮，即在J2单元格中创建了一个折线迷你图。可以利用填充柄为J3、J4单元格快速创建相应的迷你图。上一页返回图4−1−1设置性别、民族等数据有效性返回图4−1−2禁止用户输入非法值返回图4−1−3使用函数计算平均分返回图4−1−4利用分类汇总功能统计男、女生各科平均分返回图4−1−5用图表表示数据关系返回图4−1−6Excel2010的工作界面返回图4−1−7“文件”选项卡返回图4−1−8利用Excel选项设置“自定义功能区”返回图4−1−9“开始”选项卡返回图4−1−10“插入”选项卡返回图4−1−11“页面布局”选项卡返回图4−1−12“公式”选项卡返回图4−1−13“数据”选项卡返回图4−1−14“审阅”选项卡返回图4−1−15“视图”选项卡