政府档案归档制度

政府档案归档制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在政府工作中的作用，依据国家有关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属机构在履行职能活动中形成的各种门类和载体的档案归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实完整原则归档的档案应真实反映政府工作活动的全过程，内容完整，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格执行保密规定。二、归档范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括指导性、指令性、规范性文件等。2.本机关形成的各类文件，如决议、决定、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。3.下级机关的请示及本机关的批复。4.与其他单位的来往信函、合同、协议等。（二）科技档案1.基本建设项目档案，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。2.设备仪器档案，包括设备采购合同、说明书、操作规程、维修记录等。3.科研项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、成果鉴定文件等。（三）人事档案1.干部职工的履历表、登记表、任免文件、考核材料、工资变动材料等。2.学历学位、专业技术职务（职称）、党团材料等。3.奖励、处分材料及其他有保存价值的材料。（四）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表等。4.其他会计核算资料，如银行对账单、税务报表等。（五）声像档案1.照片档案，包括反映政府工作活动、重大事件、重要会议等的照片。2.录音档案，如会议录音、专题讲座录音等。3.录像档案，如工作汇报录像、活动记录录像等。（六）电子档案1.办公自动化系统中形成的电子文件，如电子公文、电子报表等。2.业务系统中产生的电子数据，如行政审批数据、统计数据等。3.其他具有保存价值的电子信息。三、归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，能够准确反映政府工作活动全貌。对于重要文件的定稿、修改稿、附件等应一并归档。（二）文件格式规范1.文书档案应使用A4纸打印或复印，左侧装订，页边距符合要求。2.电子文件应采用通用格式，如PDF、DOCX等，确保文件的可读性和可移植性。3.声像档案应图像清晰、声音清楚，载体质量符合要求。（三）文件签署完备文件应具备发文机关、发文日期、文号、标题、主送机关、正文、附件、印章等要素，签署手续完备。（四）分类准确按照档案分类方案，对归档文件进行准确分类，不得混淆。（五）编号清晰对归档文件应编制清晰的编号，便于管理和查找。文书档案可采用年度保管期限件号的编号方式，科技档案可根据项目编号，人事档案、会计档案等按相关规定编号。四、归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，在次年上半年完成归档。2.跨年度的文件，归入办结年度。（二）科技档案1.基本建设项目档案，在项目竣工验收后三个月内归档。2.设备仪器档案，在设备验收合格后归档。3.科研项目档案，在项目结题后归档。（三）人事档案干部职工档案应及时归档，新入职人员档案在办理入职手续后一个月内归档，档案材料变更后应及时补充归档。（四）会计档案1.会计凭证在会计年度终了后，由会计机构整理立卷，装订成册，保管一年期满后移交档案机构。2.会计账簿、财务报告等会计档案，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满后移交档案机构。（五）声像档案声像档案应在活动结束后及时整理归档，重大活动的声像档案应在活动结束后一个月内归档。（六）电子档案电子文件应实时或定期进行归档备份，确保数据的安全性和完整性。五、归档程序（一）收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件。（二）整理1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。3.对破损、褪色的文件进行修复，对电子文件进行格式转换和数据校验。（三）装订文书档案应进行左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。（四）编目上架1.根据整理结果，编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。2.将整理好的档案上架存放，按照档案编号顺序排列，便于查找利用。六、档案保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗、防光、防尘等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。（三）档案整理定期对档案进行整理，检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和更换。（四）档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定进行销毁。（五）档案统计建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案的动态信息。七、档案利用（一）利用范围政府工作人员因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外单位因工作需要查阅政府档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）利用手续1.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.申请表经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理部门应对申请表进行登记，并留存备查。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需借阅档案，应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得查阅、借阅和公开。2.档案原件一般不得外借，特殊情况需要外借的，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保护措施。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行登记，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等，以便统计和分析档案利用情况。八、档案信息化（一）信息化建设目标建立政府档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化加工对纸质档案、声像档案等进行数字化加工，确保数字化档案的质量和准确性。数字化加工应按照相关标准和规范进行，包括扫描分辨率、图像格式、数据挂接等。（三）系统建设1.建立档案信息化管理系统，包括档案录入、检索、借阅、统计、鉴定等功能模块。2.系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保档案数据的安全性和可靠性。（四）数据管理1.对数字化档案数据进行分类存储，建立数据索引，便于快速检索和利用。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。（五）安全管理1.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，保障系统的安全运行。九、监督检查（一）监督检查主体政府档案管理部门负责对各部门的档案归档工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案归档制度的执行情况，包括归档范围、归档要求、归档时间、归档程序等。2.档案保管情况，包括保管场所、保管设备、档案整理、档案鉴定等。3.档案利用情况，包括利用手续、利用限制、利用登记等。4.档案信息化建设情况，包括数字化加工、系统建设、数据管理、安全管理等。（三）监督检查方式1.定期检查，每年对各部门的档案工作进行一次全面检查。2.不定期抽查，根据工作需要，对部分部门的档案工作进