档案馆各项制度

档案馆各项制度一、总则（一）目的为加强本档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员及所有涉及档案管理、利用的部门和个人。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映历史事实，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和保存各类档案，保证档案的系统性和完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。4.便利性原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.文书档案：本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：本单位在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、数据、技术文件、实验报告等。3.会计档案：本单位的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：本单位工作人员及离退休人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团关系等方面的文件材料。5.声像档案：本单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等资料。6.电子档案：本单位在办公自动化过程中形成的电子文件、数据库等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案，并定期移交至档案馆。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的原始性和真实性。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）收集程序1.档案形成部门或个人在档案形成后，应按照档案整理要求进行初步整理，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案的名称、数量、形成时间、保管期限等内容。3.档案形成部门或个人将档案移交清单及档案一并提交至档案馆，档案馆工作人员进行核对、签收。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立科技档案案卷目录和底图目录。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行分类整理，编制会计档案案卷目录。4.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立人事档案目录。5.声像档案：按照载体形式、时间、内容进行分类整理，编制声像档案目录。6.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限进行分类整理，建立电子档案目录，并进行数据备份。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.档案整理过程中应保持档案的原貌，不得擅自涂改、销毁或丢失档案。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别存放，不得混存。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.档案馆应定期对档案进行清查，确保档案的安全和完整。2.档案清查应包括档案的数量、质量、保管状况等方面的检查。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。五、档案检索制度（一）检索工具1.档案馆应建立完善的档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类索引、主题索引等。2.检索工具应准确、全面地反映档案的内容和存放位置，便于档案的查找和利用。（二）检索方法1.提供多种检索途径，如按年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名等进行检索。2.利用计算机管理系统建立电子检索数据库，提高检索效率。（三）检索要求1.检索工具应定期更新和维护，确保其准确性和完整性。2.工作人员应熟练掌握检索方法，为利用者提供快速、准确的检索服务。六、档案利用制度（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，需经本单位主管领导批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅本单位档案，需持有效证件和相关证明材料，经本单位主管领导批准。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，需填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆查阅。2.外单位查阅档案，需填写档案查阅申请表，经本单位主管领导批准后，到档案馆查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，需填写档案查阅审批表，经本单位主管领导批准后，到档案馆查阅。查阅审批表应注明查阅单位、查阅人、查阅目的、查阅内容及相关法律依据等。（三）利用方式1.档案查阅应在档案馆指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。2.如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需经档案馆负责人批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、撕毁、丢失档案。3.利用档案过程中如需复制档案，应经档案馆负责人批准，并按照规定的程序和要求进行复制。复制件应加盖档案馆印章，与原件具有同等效力。（四）利用监督1.档案馆工作人员应加强对档案利用过程的监督，确保档案的安全和合理利用。2.对违反档案利用制度的行为，应及时制止，并按照有关规定进行处理。七、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干及相关部门负责人组成。（二）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限表为依据，结合本单位实际情况进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的价值。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保管期限是否合理。3.档案是否仍具有保存价值。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经本单位主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁清册应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，并永久保存。（五）鉴定监督1.档案鉴定工作应接受本单位纪检监察部门的监督。2.对档案鉴定过程中存在的问题，应及时纠正，确保鉴定工作的公正、准确。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。（二）统计方法1.使用统一的档案统计报表，定期对档案工作进行统计。2.建立档案统计台账，及时记录档案工作的各项数据。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.统计报表应按时报送，不得延误。九、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案。2.尚未公开的档案内容。（二）保密措施1.档案库房应设置保密设施，如铁门、铁窗、保险柜等。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.查阅、借阅涉及保密的档案，应按照保密规定进行审批和管理。（三）保密教育1.定期对档案管理人员进行保密教育，提高保密意识。2.对涉及档案管理的工作人员，应在入职时进行保密培训，并签订保密协议。十、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.档案信息化建设应与本单位信息化建设相协调，实现档案信息资源的共享和利用。（二）数据录入与管理1.按照档案整理要求，对档案进行数字化处理，录入电子档案管理系统。2.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、存储、检索和利用。3.定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全和完整。（三）系统维护与安全1.加强电子档案管理系统维护管理，确保系统的正常运行。2.建立健全电子档案安全管理制度，采取防火墙、杀毒软件、数据加密等安全措施，防止电子档案信息泄露和被篡改。十一、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.负责档案馆的全面工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等工作，确保档案工作的规范化、科学化。3.负责档案工作人员的培训、考核和管理，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。4.加强与本单位各部门的沟通协调，争取对档案工作的支持和配合。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全和完整。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、编目、上架等日常工作，确保档案整理质量。2.负责档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，做好档案的防潮、防虫、