消防档案保管制度

消防档案保管制度一、总则1.目的为加强公司消防档案管理，确保消防档案的完整性、准确性和安全性，有效预防和应对火灾事故，依据《中华人民共和国消防法》及相关行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及消防工作的部门、场所及相关活动中形成的消防档案的管理。3.定义消防档案是指公司在消防工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括消防安全基本情况和消防安全管理情况。二、消防档案的分类与内容1.消防安全基本情况单位基本概况公司简介，包括公司名称、地址、法定代表人、联系方式等。公司组织架构图，明确各部门职责及消防安全责任人。消防设施设备情况消防设施设备清单，详细记录各类消防设施设备的名称、型号、数量、购置时间、安装位置等信息。消防设施设备的维护保养记录，包括定期检查、维修、保养的时间、内容、结果等。消防设施设备的检测报告，如消防设施设备的年度检测报告、电气检测报告等。消防水源情况公司内消防水源分布图，标注消防水池、消防水箱、消火栓等水源的位置、储量、供水能力等信息。消防水源的维护记录，包括水位检查、水质检测、管道维护等情况。火灾危险性分析公司各区域的火灾危险性评估报告，分析潜在的火灾风险因素。根据火灾危险性评估结果制定的相应防控措施。2.消防安全管理情况消防安全管理制度公司制定的各项消防安全管理制度，如消防安全责任制、消防设施设备管理制度、用火用电用气安全管理制度、火灾隐患排查治理制度等。各项消防安全管理制度的修订记录及原因说明。消防工作记录消防工作会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。消防演练记录，详细记录演练的时间、地点、内容、参与人员、演练效果评估等情况。火灾隐患排查治理记录，包括排查时间、人员、发现的火灾隐患、整改措施、整改期限、整改责任人及整改结果等。消防设施设备巡查记录，记录每日巡查的时间、人员、巡查内容及发现的问题处理情况。消防宣传教育记录消防宣传教育活动计划，明确活动的主题、时间、地点、参与人员等。消防宣传教育活动记录，包括活动开展的形式（如培训、讲座、演练、发放宣传资料等）、参与人数、活动效果评估等。员工消防培训档案，记录员工参加消防培训的时间、内容、考核成绩等。火灾事故记录火灾事故报告，详细记录火灾发生的时间、地点、经过、损失情况、原因分析、处理结果等。火灾事故现场照片、视频等资料。火灾事故后的整改措施及落实情况。三、消防档案的收集与整理1.收集要求各部门应指定专人负责本部门消防档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。消防档案资料应随工作进程同步收集，不得遗漏重要信息。对于外来文件、资料等涉及消防工作的，应及时收集并纳入消防档案管理。2.整理原则消防档案应按照分类标准进行整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。同一类别的档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅和管理。每份档案资料应标注清晰的标题、日期、来源等信息，确保档案资料的准确性和可识别性。3.整理方法纸质档案资料应进行分类装订，每类档案应编制目录，注明档案资料的名称、日期、页码等信息。电子档案资料应按照分类建立文件夹，文件夹名称应简洁明了，便于查找。电子档案应进行备份，确保数据的安全性。声像档案资料应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化存储，便于查阅和管理。四、消防档案的保管1.保管场所公司应设立专门的消防档案保管室，确保保管室具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。保管室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、防虫药、灭火器等。2.保管方式消防档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照类别、年度进行排列存放，便于查找和借阅。电子档案应按照分类存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。3.保管期限消防安全基本情况档案应长期保存。消防安全管理情况档案中的火灾事故记录应永久保存，其他档案资料应根据相关规定确定保管期限，一般不少于[X]年。4.档案的借阅与归还公司内部人员因工作需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅档案名称、借阅时间等信息，经部门负责人审批后，到档案保管室办理借阅手续。档案保管人员应按照申请表的内容进行档案借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如需复印档案资料，应经档案保管部门负责人批准。借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，档案保管人员应认真核对归还的档案资料是否完整、有无损坏等情况，确认无误后办理归还手续。五、消防档案的更新与维护1.更新要求消防档案应根据公司消防工作的实际情况及时进行更新，确保档案内容的准确性和时效性。当公司消防设施设备发生变更、消防管理制度修订、火灾事故发生等情况时，相关部门应及时将变更信息或事件记录整理后纳入消防档案。2.维护措施档案保管人员应定期对消防档案进行检查，查看档案资料是否齐全、完整，有无损坏、变质等情况。对于纸质档案资料，如发现有字迹模糊、纸张破损等情况，应及时进行修复或复印。对于电子档案资料，应定期进行数据备份和维护，确保数据的安全性和可读取性。消防档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。六、消防档案的查阅与利用1.查阅权限公司内部人员查阅消防档案应按照规定的审批程序进行，经部门负责人批准后，到档案保管室查阅。外部单位因工作需要查阅公司消防档案的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容等信息，经公司消防安全责任人批准后，方可查阅。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。2.利用原则消防档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与消防工作无关的目的。利用消防档案时，应确保档案资料的安全和保密，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案内容。3.利用方式公司内部人员可根据工作需要，利用消防