控烟档案制度

控烟档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织控烟工作，规范控烟档案管理，有效预防和控制吸烟危害，保障员工和公众健康，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、场所及人员。（三）基本原则1.依法控烟原则：严格遵守国家关于控烟的法律法规和政策要求，确保控烟工作合法合规。2.预防为主原则：通过宣传教育、制度约束等措施，引导员工自觉抵制吸烟行为，预防吸烟相关疾病的发生。3.全面覆盖原则：涵盖公司/组织内所有区域和人员，实现控烟工作的全方位、无死角管理。4.动态管理原则：根据控烟工作实际情况和相关要求，及时更新和完善控烟档案，确保档案信息的准确性和有效性。二、控烟档案管理职责（一）控烟工作领导小组1.负责制定和修订公司/组织控烟政策、目标和计划。2.监督和指导各部门控烟工作的开展，协调解决控烟工作中的重大问题。3.定期审议控烟档案管理情况，确保档案管理工作符合要求。（二）各部门负责人1.为本部门控烟工作第一责任人，负责组织实施本部门控烟工作。2.明确本部门控烟工作联系人，负责本部门控烟档案资料的收集、整理和上报。3.监督本部门员工遵守控烟规定，对违规吸烟行为进行制止和纠正。（三）控烟工作办公室1.负责控烟档案的日常管理工作，包括档案的建立、归档、保管、查阅和销毁等。2.定期对各部门控烟档案进行检查和评估，提出改进意见和建议。3.汇总分析控烟档案数据，为公司/组织控烟工作决策提供依据。（四）员工1.自觉遵守公司/组织控烟规定，积极参与控烟工作。2.配合部门负责人和控烟工作办公室做好相关控烟档案资料的提供和填写工作。三、控烟档案内容（一）公司/组织基本信息1.公司/组织名称、地址、联系方式等。2.法定代表人姓名、职务。（二）控烟政策与制度1.公司/组织制定的控烟政策文件，包括控烟目标、控烟措施、违规处理办法等。2.与控烟相关的各项管理制度，如吸烟区设置规定、禁烟标识张贴制度等。（三）控烟工作组织架构1.控烟工作领导小组成员名单及职责分工。2.各部门控烟工作联系人名单及联系方式。（四）控烟宣传教育资料1.开展控烟宣传活动的方案及总结。2.制作的控烟宣传海报、宣传册、宣传单页等资料。3.组织的控烟培训记录，包括培训时间、地点、内容、参加人员等。（五）吸烟区设置与管理1.吸烟区的位置、面积、设施配备等情况。2.吸烟区管理制度，包括开放时间、卫生管理、安全要求等。3.吸烟区日常巡查记录，包括巡查时间、巡查人员、发现问题及处理情况等。（六）禁烟区域管理1.公司/组织内禁烟区域的划分及标识张贴情况。2.对禁烟区域的日常检查记录，包括检查时间、检查人员、发现的违规吸烟行为及处理情况等。3.对违规吸烟行为的处理记录，包括违规人员姓名、部门、违规时间、违规地点、处理方式等。（七）员工吸烟情况记录1.员工吸烟情况登记表，包括员工姓名、部门、吸烟状况（吸烟/不吸烟）等。2.对吸烟员工的戒烟劝导记录，包括劝导时间、劝导人员、劝导内容、员工反馈等。（八）控烟工作经费使用情况1.控烟工作经费预算表，明确各项费用的预算金额。2.控烟工作经费支出明细，包括费用发生时间、用途、金额等。（九）控烟工作考核与评估1.公司/组织制定的控烟工作考核标准和办法。2.各部门控烟工作考核结果及排名情况。3.对公司/组织控烟工作效果的评估报告，包括吸烟率变化情况、员工对控烟工作的满意度等。四、控烟档案建立与归档（一）档案建立1.控烟工作办公室负责统一建立公司/组织控烟档案，明确档案编号、分类和存放位置。2.各部门按照控烟档案内容要求，及时收集、整理本部门相关资料，并移交控烟工作办公室。3.对于新产生的控烟档案资料，应在形成后及时归档，确保档案的完整性和时效性。（二）档案分类1.政策法规类：存放国家及地方有关控烟的法律法规、政策文件等。2.组织管理类：包括控烟工作领导小组文件、各部门控烟工作联系人信息等。3.宣传教育类：涵盖控烟宣传活动资料、培训记录等。4.区域管理类：涉及吸烟区和禁烟区域的相关资料。5.人员管理类：如员工吸烟情况记录、戒烟劝导记录等。6.经费管理类：包含控烟工作经费预算和支出明细等。7.考核评估类：存放控烟工作考核标准、结果及评估报告等。（三）档案归档要求1.档案资料应按照分类顺序进行整理，每类资料应编制目录，注明资料名称、日期、编号等信息。2.归档资料应保持原始状态，严禁涂改、伪造和擅自销毁。如有补充或更正资料，应在相应位置注明，并加盖部门印章。3.对于电子文档，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储设备中，同时建立电子档案目录索引，便于查询和管理。五、控烟档案保管与查阅（一）档案保管1.控烟工作办公室应设置专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案安全存放。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对于破损、褪色等影响档案保存的资料，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案保管期限，按照国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。期满后，按照档案销毁程序进行处理。（二）档案查阅1.因工作需要查阅控烟档案的，应填写《控烟档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交控烟工作办公室。2.控烟工作办公室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制档案资料，应经控烟工作办公室负责人批准，并按照规定办理相关手续。4.非本公司/组织人员查阅控烟档案的，应经公司/组织领导批准，并在公司/组织指定人员陪同下进行查阅。查阅过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案涉及的机密信息。六、控烟档案销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且无继续保存价值的控烟档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成档案损坏，无法修复且无利用价值的。3.经核实确属重复、虚假或无效的档案资料。（二）销毁程序1.由控烟工作办公室提出档案销毁申请，填写《控烟档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上需销毁档案的清单。申请经控烟工作领导小组审核批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在两人以上监督下进行。销毁过程中，应采用适当的方式确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。