档案移交阅制度

档案移交阅制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案移交与查阅流程，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案移交、查阅、借阅等活动中的行为规范。（三）档案定义与分类1.档案定义：本制度所指档案是公司/组织在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。2.档案分类：行政档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，行政公文、规章制度、工作计划与总结等。人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训考核、奖惩记录等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。业务档案：各类业务合同、项目文档、市场调研资料、客户信息等。其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项业务活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：确保档案的齐全完整，涵盖公司/组织业务活动的各个方面，避免重要信息缺失。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用需求，提供便捷的查阅服务，提高档案利用效率。二、档案移交（一）移交范围1.各部门在业务活动中形成的应归档保存的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.员工离职时，应将个人保管的属于公司/组织的档案材料移交至档案管理部门。（二）移交时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理完毕并移交至档案管理部门。2.员工离职时，应在办理离职手续前[具体天数]内，将档案材料移交至档案管理部门。（三）移交要求1.整理要求：移交的档案材料应按照档案分类标准进行分类整理，编制目录，确保档案材料齐全、完整、准确、系统。纸质档案应装订整齐，编好页码，填写卷内目录和备考表。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保数据的可读性和可检索性。声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行适当的整理和编辑。2.移交清单：移交档案时，移交部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量（册数、份数、盘数等）、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.质量审核：档案管理部门在接收档案时，应对移交档案的质量进行审核，如发现问题应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（四）特殊情况处理1.对于一些特殊的档案材料，如涉及重大项目、商业秘密等，移交部门可根据实际情况提出特殊的移交方式或保管要求，但需经公司/组织相关领导批准。2.因工作需要暂时无法移交的档案材料，移交部门应向档案管理部门说明原因，并约定移交时间，同时做好档案的临时保管工作，确保档案安全。三、档案查阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。一般员工查阅与其工作相关的档案，由部门负责人审批。部门负责人查阅本部门及涉及跨部门业务的档案，由分管领导审批。分管领导查阅涉及公司/组织重要决策、重大项目等档案，由公司/组织主要领导审批。2.外部查阅：因司法机关、行政机关等外部单位依法需要查阅公司/组织档案资料的，应出具相关单位的正式介绍信和查阅依据，经公司/组织法务部门审核，报公司/组织主要领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.审批：部门负责人根据查阅权限进行审批，审批通过后将申请表交至档案管理部门。3.查阅：档案管理部门根据申请表提供的查阅范围，为查阅人提供相应的档案资料，并安排专人协助查阅，确保查阅过程规范有序。4.登记：查阅人查阅档案时，档案管理部门应进行查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称、查阅内容等信息。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应检查档案是否完好无损，如有损坏应及时记录并追究查阅人的责任。（三）查阅限制1.查阅档案时，查阅人应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案材料，不得在档案上圈划、批注、拍照、复印、摘录等。如需摘录或复印档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。2.涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经公司/组织授权，查阅人不得向任何第三方泄露。3.档案管理人员应严格控制档案查阅范围，不得超范围提供档案资料，对于不符合查阅权限或查阅目的不明确的申请，应予以拒绝。四、档案借阅（一）借阅范围因工作需要确需将档案带出档案管理部门进行借阅的，仅限于少量重要档案资料，且必须符合公司/组织相关规定和审批流程。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，报档案管理部门。2.审批：档案管理部门根据借阅权限进行审批，审批通过后向借阅人发放《档案借阅证》。3.借阅：借阅人凭《档案借阅证》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案资料，并在借阅登记本上签字确认。4.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，档案管理人员应检查档案是否完好无损，如有损坏应及时记录并追究借阅人的责任。归还档案时，借阅人应在借阅登记本上注明归还时间，并交回《档案借阅证》。（三）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[具体天数]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅限制1.借阅的档案资料必须妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。2.借阅人应确保档案资料的安全，不得将档案资料带出公司/组织规定的范围，不得在非工作时间查阅或使用档案资料。3.档案管理人员有权对借阅的档案资料进行定期检查，如发现问题应及时要求借阅人整改或收回档案资料。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放环境安全、适宜。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业人员参加。2.销毁：对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将纸质档案及电子档案进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁或不再需要保存的档案数据。（三）系统安全与保密1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。3.对涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等高敏感信息的档案数据，应采取加密存储、传输等措施，确保信息安全。七、监督与检查（一）监督部门公司/组织内部审计部门负责对档案移交阅制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案移交是否及时、完整，移交手续是否齐全。2.档案查阅、借阅流程是否规范，审批手续是否完备。3.档案保管是否安全，保管环境是否符合要求。4.档案信息化管理系统是否正常运行，数据是否准确、完整。（三）问题处理对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完