档案库房盘库制度

档案库房盘库制度一、总则（一）目的为加强档案库房管理，确保档案资料的安全、完整和有序存放，规范档案盘库工作流程，提高档案管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案库房的盘库工作。（三）基本原则1.真实性原则：盘库工作应如实记录档案的实际情况，确保数据真实可靠。2.准确性原则：对档案的数量、存储位置、状态等信息进行准确核对，避免出现差错。3.完整性原则：涵盖档案库房内所有档案资料，不遗漏任何一项。4.及时性原则：按照规定的时间周期进行盘库，及时发现和解决问题。二、盘库组织与职责（一）盘库小组成立由档案管理部门负责人担任组长，库房管理人员、相关业务部门代表等组成的盘库小组。（二）职责分工1.组长职责全面负责盘库工作的组织、协调和监督。审核盘库计划、方案和报告，对盘库工作的整体结果负责。2.库房管理人员职责负责提供档案库房的基础信息，包括档案存放位置、数量等。协助盘库小组进行实地盘点，对档案的实际情况进行详细记录。负责整理和核对盘库过程中发现的问题，并及时向组长汇报。3.相关业务部门代表职责根据业务需求，对涉及本部门的档案进行核对和确认。协助查找和解决盘库过程中出现的与业务相关的问题。4.其他成员职责按照盘库小组的分工，完成各自承担的盘库任务。对盘库过程中发现的异常情况及时记录，并配合处理。三、盘库周期档案库房盘库分为定期盘库和不定期盘库。（一）定期盘库每年[具体月份]进行一次全面的定期盘库，确保对档案库房的情况进行年度清查。（二）不定期盘库在以下情况下进行不定期盘库：1.档案库房发生搬迁、改造等重大变动后。2.档案管理系统数据出现异常，可能影响档案准确性时。3.接到上级主管部门或相关监管机构要求进行盘库时。4.其他认为有必要进行盘库的特殊情况。四、盘库准备（一）制定盘库计划根据盘库周期，提前制定详细的盘库计划，明确盘库时间、范围、人员分工、工作流程等内容。盘库计划应报档案管理部门负责人审核批准后实施。（二）资料准备1.收集档案库房的相关资料，包括档案目录、存储位置图、出入库记录等。2.准备盘库所需的工具，如盘点表、计算器、标签等。（三）人员培训对参与盘库的人员进行培训，使其熟悉盘库流程、方法和要求，明确各自的职责。培训内容包括档案管理知识、盘库操作规范、问题处理流程等。五、盘库实施（一）初盘1.库房管理人员按照盘库计划，对所负责区域的档案进行逐一清点。2.在盘点表上详细记录档案的名称、数量、存储位置、状态等信息。3.对于发现的档案缺失、损坏、标识不清等问题，应及时标记并记录详细情况。（二）复盘1.盘库小组安排其他人员对初盘结果进行复盘。2.复盘人员按照初盘的方法和要求，对相同区域的档案进行再次清点。3.对比初盘和复盘结果，对存在差异的部分进行重点核实，查找原因。（三）与档案管理系统核对1.将盘库结果与档案管理系统中的数据进行核对。2.检查系统中档案的录入信息与实际情况是否一致，包括档案的基本信息、存储位置、出入库记录等。3.对于系统数据与实际盘库结果不符的情况，及时进行记录和分析，查找问题所在。（四）与相关业务部门核对1.针对涉及特定业务部门的档案，与业务部门进行核对。2.获取业务部门对档案数量、状态等方面的确认信息。3.解决盘库过程中出现的与业务相关的疑问和问题。六、盘库结果处理（一）差异分析1.对盘库过程中发现的数量差异、存储位置错误、档案状态异常等问题进行详细分析。2.查找差异产生的原因，如档案整理不当、出入库登记错误、系统数据录入失误等。（二）问题整改1.根据差异分析结果，制定相应的整改措施。2.明确整改责任人和整改期限，确保问题得到及时解决。3.对于档案缺失或损坏的情况，按照档案管理的相关规定进行补办或修复。（三）结果报告1.盘库工作结束后，盘库小组应撰写盘库报告。2.盘库报告应包括盘库基本情况、盘库结果、差异分析、问题整改情况等内容。3.盘库报告经审核后，报送档案管理部门负责人及相关领导。七、档案安全保障（一）盘库过程中的安全注意事项1.盘库人员应遵守档案库房的安全管理制度，严禁在库房内吸烟、使用明火等。2.注意保护档案资料不受损坏，避免因盘点操作不当导致档案丢失、污损等情况发生。3.对库房内的设备设施进行检查，确保其正常运行，防止因设备故障引发安全事故。（二）特殊档案的保护对于涉及机密、重要等特殊档案，在盘库过程中应采取额外的安全保护措施。1.严格限制接触人员，确保只有经过授权的人员才能进行操作。2.对特殊档案的盘点过程进行单独记录，详细注明操作时间、人员等信息。3.盘点结束后，对特殊档案进行再次核对和封存，确保其安全。八、监督与考核（一）监督机制档案管理部门应建立盘库工作监督机制，对盘库过程和结果进行全程监督。1.定期检查盘库计划的执行情况，确保盘库工作按时、按质完成。2.对盘库人员的工作态度和操作规范进行监督，发现问题及时纠正。3.审核盘库报告，对报告内容的真实性、准确性进行把关。（二）考核办法将盘库工作纳入档案管理人员的绩效考核体系，制定相应的考核办法。1.根据盘库工作的完成质量、问题整改情况等指标进行评分。2.对在盘库工作中表现优秀的人员给予奖励，对工作不力、导致盘库出现重大问题的人员进行相应的处罚。九、附则（一）解释权本制度由本公司