档案安全防护制度

档案安全防护制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的安全防护工作，确保档案的完整性、准确性和保密性，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员，包括档案的形成、收集、整理、存储、利用、销毁等环节。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案受到各种损害。2.预防为主原则：通过建立健全各项安全防护机制，提前预防档案安全事故的发生。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全防护工作。4.责任到人原则：明确各部门和人员在档案安全防护工作中的职责，做到责任落实。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门总体职责1.负责制定和完善档案安全防护制度，并组织实施。2.统筹规划档案安全防护工作，协调各部门之间的关系。3.对档案安全防护工作进行监督检查，及时发现和处理安全隐患。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案的规范有序。2.严格执行档案借阅、归还制度，做好登记和跟踪管理。3.定期对档案进行清查核对，保证档案的数量和质量准确无误。4.负责档案存储场所的安全管理，包括环境清洁、防火、防盗、防潮、防虫等。5.熟练掌握档案安全防护知识和技能，参加相关培训和应急演练。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，按照规定的范围和要求进行整理。2.收集过程中要注意保护文件材料的原始性和完整性，避免丢失、损坏或涂改。3.对于重要文件材料，应采取专人收集、专人护送等方式，确保安全。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则对收集的文件材料进行整理。2.整理过程中要保证文件材料的分类准确、排列有序、编目清晰。3.对破损、褪色的文件材料要进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案存储安全（一）存储场所选择1.档案存储场所应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫的地点。2.避免将档案存放在地下室、锅炉房、食堂等容易发生安全事故的区域。（二）存储设施设备1.配备必要的档案存储设备，如档案柜、档案架、密集架等，并确保其质量符合要求。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、监控设备、除湿机、防虫药、挡鼠板等。3.定期对存储设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。（三）档案存储方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对重要档案应采取备份存储的方式，备份存储地点应与主存储地点分开。五档案利用安全（一）借阅制度1.建立档案借阅登记制度，严格登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。2.借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（二）查阅制度1.设立专门的档案查阅场所，配备必要的查阅设备。2.查阅档案应在查阅场所进行，如需带出查阅场所，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.查阅人员应遵守查阅纪律，爱护档案，不得在档案上做标记、批注等。（三）利用过程中的安全保护1.在档案利用过程中，档案管理人员应全程监督，确保档案的安全。2.对于涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行利用，防止信息泄露。六、档案数字化安全（一）数字化流程规范1.制定档案数字化操作规程，明确扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节的要求。2.数字化过程中要保证档案内容的准确性和完整性，不得对档案进行篡改。3.对数字化设备和软件进行定期维护和更新，确保其正常运行。（二）数据安全管理1.建立数字化档案数据备份制度，定期对数据进行备份，并异地存储。2.加强对数字化档案数据的访问控制，设置不同的用户权限，防止数据被非法访问和篡改。3.对数字化档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。七、档案安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全防护情况进行检查，每月至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案存储场所的环境、设施设备、档案实体等方面。（二）专项检查1.根据实际情况，适时开展档案安全专项检查，如在重大节日、重要活动前等。2.专项检查应针对特定的安全风险点进行深入排查，确保档案安全。（三）隐患排查与整改1.对检查中发现的安全隐患，应及时进行记录，并分析原因，制定整改措施。2.明确整改责任人，限期整改安全隐患，确保档案安全。3.对整改情况进行跟踪复查，确保隐患得到彻底消除。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，每年至少进行一次。2.通过演练检验应急预案的有效性，提高档案管理人员的应急处置能力。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效的处置措施，如抢救档案、保护现场、报告上级等。2.及时对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故再次发生。九、档案安全培训与教育（一）培训计划1.制定档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应根据档案安全防护工作的需要和人员实际情况进行制定。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.档案安全防护知识和技能，如防火、防盗、防潮、防虫、保密等。3.档案管理业务知识，如档案收集、整理、存储、利用等。（三）培训方式1.采用集中培训、现场培训、网络培训等多种方式进行培训。2.邀请专家进行讲座，提高培训的专业性和权威性。十、档案安全责任追究（一）责任界定1.明确档案安全事故中各部门和人员的责任，根据事故的性质和后果进行责任认定。2.对于因工作失误、失职、渎职等导致档案安全事故的，要依法依规追究相关人员的责任。（二）追究方式1.对责任人员给予批评教