会计档案管归制度

会计档案管归制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定统一的会计档案管理制度，各分公司、子公司在公司总部的统一领导下，负责本单位会计档案的具体管理工作。2.依法合规原则。会计档案管理工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案的合法性、真实性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施，确保会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失。同时，严格遵守保密规定，防止会计档案信息泄露。4.便于利用原则。会计档案的整理、保管和利用应便于查阅和使用，提高工作效率，满足公司经济管理和决策的需要。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产的详细信息，包括名称、型号、购置日期、原值、折旧等。5.辅助账簿，如备查账簿，用于补充登记某些在总账和明细账中未能记载的经济业务。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，反映公司月度财务状况和经营成果的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，在月度报告的基础上，更全面地反映公司季度财务状况和经营成果的报告。3.半年度财务会计报告，对上半年公司财务状况和经营成果进行总结的报告。4.年度财务会计报告，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的表格。2.银行对账单，银行提供的反映公司银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表，公司向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册。记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员的详细清单。5.会计档案保管清册，记录公司会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息的清册。6.会计档案销毁清册，记录公司销毁会计档案的种类、数量、销毁时间、销毁原因等信息的清册。7.其他应当保存的会计核算专业资料，如财务分析报告、成本计算单、工资计算表等。三、会计档案的整理（一）整理原则会计档案应按照分类标准进行整理，遵循真实性、完整性、系统性和便于查阅的原则。（二）整理方法1.会计凭证的整理将原始凭证按照记账凭证的编号顺序进行排列，检查凭证的张数、金额是否与记账凭证一致。对于纸张规格不一致的原始凭证，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。在记账凭证封面注明凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签名或盖章等信息。2.会计账簿的整理拆除账簿的封皮、封底，将账页从账簿中取出。检查账页是否有缺页、漏记、跳行等情况，如有应及时补充或更正。按照总账、明细账、日记账等类别，将账页依次编号，并在每本账簿的首页附上账簿启用表，注明账簿名称、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名等信息。3.财务会计报告的整理将月度、季度、半年度和年度财务会计报告按照顺序排列，检查报告的页数、内容是否完整。在每份财务会计报告的首页附上封面，注明报告名称、编制单位、编制日期、报告期等信息。4.其他会计资料的整理对银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等资料，按照时间顺序进行排列，并在每份资料上注明日期、内容等信息。对会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等，按照类别进行整理，确保内容准确、完整。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管要求1.设立专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全。2.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行排列，便于查找和管理。3.采用电子设备存储会计档案的，应定期进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，异地存放。同时，应建立电子会计档案的索引和检索系统，便于快速查找和使用。4.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施，确保会计档案的完整性。（三）借阅与归还1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到会计档案保管部门办理查阅手续。2.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅公司会计档案的，应出具单位介绍信，注明查阅范围、查阅时间等信息，经公司财务负责人审批后，由会计档案保管部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅目的等信息。3.借阅会计档案应填写《会计档案借阅申请表》，经所在部门负责人和财务负责人审批后，到会计档案保管部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。4.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借、涂改、损毁、丢失会计档案。借阅期满后，应及时归还会计档案。会计档案保管部门应对归还的会计档案进行检查，如发现问题应及时向借阅人员查询并处理。五、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由会计档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。（二）销毁程序1.公司应成立会计档案销毁鉴定小组，由财务部门、审计部门、档案管理部门等相关人员组成。鉴定小组对拟销毁的会计档案进行逐一审查，确定是否达到销毁条件。2.经鉴定小组审核同意销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册。销毁清册应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限以及销毁时间等内容。3.会计档案销毁清册编制完成后，应报公司负责人审批。公司负责人应在会计档案销毁清册上签署意见。4.经公司负责人批准后，由会计档案保管部门负责组织销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和安全性。监销人员应在销毁完毕后，在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司负责人。（三）特殊情况的处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。六、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对本单位会计档案管理工作进行日常监督和检查，确保会计档案的整理、保管、借阅、销毁等工作符合本制度的规定。2.公司审计部门定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案管理工作的合规性、真实性和完整性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部检查接受财政部门、档案管理部