合同档案管控制度

PAGE合同档案管控制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司统一管理，确保档案的完整性和规范性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行等全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查阅、利用。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度。2.集中统一管理公司合同档案，建立合同档案数据库。3.对合同档案进行分类、编号、整理、装订、保管等工作。4.负责合同档案的查阅、借阅、归还等服务工作。5.定期对合同档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。（二）合同签订部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好合同档案的查阅、核实等工作。（三）财务部门职责1.负责审核合同中涉及的财务条款，确保财务事项的合规性。2.配合档案管理部门对合同执行情况进行财务监督。3.提供与合同相关的财务数据和资料。（四）法务部门职责1.负责对合同的合法性进行审查，提出法律意见。2.处理合同纠纷，协助相关部门做好合同档案的证据收集等工作。3.对合同档案管理工作提供法律支持和指导。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类合同文本，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、劳动合同等。2.合同签订过程中形成的相关文件，如合同审批表、意向书、谈判记录、招投标文件、补充协议等。3.合同履行过程中产生的各类文件，如发货单、验收单、对账单、付款凭证、变更记录、违约处理记录等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订生效后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料一式两份移交档案管理部门，其中一份作为原件归档，另一份由档案管理部门留存复印件以备查阅。2.对于合同履行过程中产生的文件，合同签订部门应及时收集整理，并在每季度末将相关资料移交档案管理部门。3.移交的合同档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：合同档案按照合同类型、业务性质等进行分类，具体分类如下：买卖合同类租赁合同类服务合同类技术合同类劳动合同类其他合同类2.编号：对每一份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：年份+部门代码+合同类别代码+顺序号，例如：20230101001，其中“2023”表示年份，“01”表示部门代码，“01”表示合同类别代码，“001”表示顺序号。3.装订：将合同文本及相关资料按照顺序整理好，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。4.编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、签订部门、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。四、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质、重要程度等因素确定，具体如下：1.涉及公司重大资产处置、长期合作关系等重要合同档案，保管期限为[X]年。2.一般合同档案，保管期限为[X]年。3.短期合同档案，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放整齐、有序。2.电子档案：建立合同档案电子数据库，将合同文本及相关资料进行电子化存储。电子档案应定期备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的合同档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还档案管理部门，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在合同档案上涂改、标注、污损等。如发现合同档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时查明原因并处理。六、合同档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全合同档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的合同档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自将合同档案内容透露给无关人员。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.定期对档案库房进行安全检查，确保消防、防盗、防虫、防潮等设施设备正常运行。3.对电子档案的存储和传输，应采取安全可靠的技术手段，防止数据被篡改、丢失或泄露。七、合同档案的销毁（一）销毁条件合同档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的合同档案进行清理，提出销毁意见，填写《合同档案销毁申请表》。2.申请表应经档案管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.经批准销毁的合同档案，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。销毁