机关档案借阅归还制度

PAGE机关档案借阅归还制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案借阅行为，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位工作人员借阅档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持档案借阅审批制度，保证借阅行为经过必要的审核流程，防止档案丢失、损坏和泄密。3.提高档案利用效率，在确保档案安全的前提下，为机关各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案借阅管理（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.申请表应由借阅人所在部门负责人签字审批，如涉及重要档案或跨部门借阅，需经机关分管领导审批。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应及时进行审核。审核内容包括借阅人资格、借阅用途合理性、预计归还日期等。2.对于符合借阅条件的申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并通知借阅人办理借阅手续。对于不符合借阅条件的申请，应向借阅人说明原因。（三）借阅登记1.借阅人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续。2.档案管理人员应按照申请表内容，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅日期、预计归还日期、借阅人姓名及所在部门等信息，并由借阅人签字确认。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于重要档案或利用率较高的档案，借阅期限可根据实际情况适当缩短。三、档案归还管理（一）归还提醒1.档案管理部门应在借阅期限届满前[X]个工作日，通过电话、邮件等方式提醒借阅人按时归还档案。2.对于临近借阅期限仍未归还的档案，档案管理部门应进行重点跟踪，确保档案按时归还。（二）归还验收1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的名称、数量、完整性等信息。2.如发现档案有丢失、损坏或涂改等情况，借阅人应承担相应责任，并按照有关规定进行处理。（三）归还登记1.档案管理人员确认档案归还无误后，应在借阅登记册上记录归还日期，并由借阅人签字确认。2.对于逾期归还的档案，档案管理人员应在登记册上注明逾期情况，并按照规定对借阅人进行相应处理。四、档案保密管理（一）保密责任1.借阅人在借阅档案过程中，应严格遵守国家有关保密法律法规和本机关的保密制度，承担保密责任。2.档案管理人员应对档案的保密工作负责，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。（二）保密措施1.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人明确告知档案的保密要求，并要求借阅人签署保密承诺书。2.借阅人应在符合保密要求的场所查阅档案，不得将档案带出机关或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门批准，并按照规定进行操作。3.档案管理人员应定期对档案借阅情况进行检查，发现保密问题及时处理。五、档案利用监督（一）利用情况统计1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行统计分析，包括借阅档案的种类、数量、用途、借阅期限等，为档案管理工作提供数据支持。2.根据统计结果，档案管理部门应及时调整档案管理策略，提高档案利用效率。（二）监督检查1.机关内部审计部门或纪检监察部门应定期对档案借阅归还制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。2.对于违反档案借阅归还制度的行为，应按照有关规定进行严肃处理，并追究相关人员责任。六、特殊情况处理（一）档案损坏或丢失1.如发生档案损坏或丢失情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并采取措施尽量减少损失。2.档案管理部门应及时组织调查，查明原因，分清责任。对于因借阅人原因造成档案损坏或丢失的，借阅人应按照档案价值进行赔偿，并承担相应法律责任。（二）不可抗力因素1.因不可抗力因素导致档案无法按时归还或造成损坏的，借阅人应及时向档案管理部门说明情况，并提供相关证明材料。2.档案管理部门应根据实际情况，对借阅期限或赔