基层单位档案清查制度

PAGE基层单位档案清查制度一、总则（一）目的为加强基层单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本档案清查制度。（二）适用范围本制度适用于本基层单位各部门及所属分支机构的档案清查工作。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。（四）档案定义本制度所称档案，是指基层单位在各项工作活动中形成的，对国家、社会和本单位有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、资料、图表、声像等。二、清查组织与职责（一）清查工作领导小组成立由单位负责人担任组长，各部门负责人为成员的档案清查工作领导小组。领导小组负责全面领导和协调档案清查工作，制定清查工作方案，审核清查结果，解决清查工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定档案清查工作计划和具体实施方案。2.组织开展档案清查工作，对清查人员进行培训和指导。3.对清查中发现的问题进行汇总、分析，提出整改意见和建议。4.负责整理、统计清查结果，编制档案清查报告。（三）各部门职责1.负责本部门档案的自查工作，按照档案清查要求，对本部门保管的档案进行全面清理、核对。2.配合档案管理部门做好档案清查的相关工作，及时提供所需的档案资料和信息。3.根据档案清查结果，对本部门档案管理中存在的问题进行整改。三、清查内容（一）档案的完整性检查档案是否齐全，是否存在应归档而未归档的文件材料。重点清查重要会议记录、重大项目文件、重要业务文件等。（二）档案的准确性核对档案内容与实际工作情况是否相符，文件材料的题名、日期、文号、责任者等信息是否准确无误。（三）档案的系统性审查档案分类是否合理，编号是否规范，卷内文件排列是否有序，是否符合档案形成规律和特点。（四）档案的安全性检查档案保管条件是否符合要求，有无破损、霉变、虫蛀等情况；档案存储介质是否安全可靠，是否定期进行备份；档案保密制度是否落实，有无失泄密隐患。（五）档案的利用情况统计档案的查阅、借阅情况，检查利用手续是否完备，利用效果反馈是否及时。四、清查方法与步骤（一）清查方法1.自查：各部门按照档案清查要求，对本部门保管的档案进行逐一清查，填写档案清查登记表。2.互查：档案管理部门组织各部门之间进行交叉互查，相互学习借鉴，发现问题及时沟通。3.重点抽查：档案清查工作领导小组对重点部门、重要档案进行抽查，确保清查工作质量。（二）清查步骤1.准备阶段成立档案清查工作领导小组，明确各部门职责。制定档案清查工作计划和实施方案，确定清查范围、内容、方法、步骤和时间安排。组织清查人员培训，使其熟悉档案清查的要求和方法。准备档案清查所需的工具和表格，如档案清查登记表、档案目录等。2.清查阶段各部门按照清查工作计划和实施方案，对本部门档案进行全面自查，填写档案清查登记表。档案管理部门组织各部门之间进行互查，对互查中发现的问题进行记录和反馈。档案清查工作领导小组对重点部门、重要档案进行抽查，对抽查情况进行详细记录。3.整改阶段各部门根据清查中发现的问题，制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。档案管理部门对各部门整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。4.总结阶段档案管理部门对档案清查工作进行全面总结，整理、统计清查结果，编制档案清查报告。档案清查工作领导小组对档案清查报告进行审核，对清查工作进行评估和总结。将档案清查工作情况向单位全体人员通报，对表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。五、清查结果处理（一）档案补充对于清查中发现的应归档而未归档的文件材料，各部门应及时收集整理，移交档案管理部门归档。（二）档案修正对档案内容不准确、信息不完整的，档案管理部门应会同相关部门进行核实，按照规定程序进行修正。（三）档案整理对档案分类不合理、编号不规范、排列无序的，档案管理部门应按照档案管理要求进行重新整理。（四）档案保管对档案保管条件不符合要求、存在安全隐患的，应及时采取措施进行整改，改善保管环境，确保档案安全。（五）责任追究对在档案清查工作中敷衍了事、弄虚作假、故意隐瞒问题的部门和个人，将视情节轻重给予批评教育、责令整改、通报批评等处理；对造成档案损失或严重后果的，将依法依规追究相关人员的责任。六、档案清查报告（一）报告内容1.档案清查工作的基本情况，包括清查范围、内容、方法、步骤和时间安排。2.档案清查结果，包括档案的完整性、准确性、系统性、安全性和利用情况等方面的清查数据和分析结论。3.档案清查中发现的问题及整改情况，包括问题的类型、数量、原因分析以及采取的整改措施和整改结果。4.对档案管理工作的建议和意见，包括加强档案管理的措施、完善档案管理制度的建议等。（二）报告格式档案清查报告应采用正式公文格式，包括标题、文号、主送单位、正文、附件、落款等部分。报告正文应条理清晰、数据准确、分析客观，附件应包括档案清查登记表、档案目录、问题清单及整改情况等相关资料。（三）报告报送档案清查报告经档案清查工作领导小组审核后，报送单位负责人审批，并按照规定存档和分发。同时，应将档案清查报告抄送上级主管部门和相关业务部门，以便及时了解基层单位档案管理情况。七、档案清查工作的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门档案清查工作进行监督检查，并将检查结果纳入部门绩效考核体系。2.单位内部审计部门将档案清查工作纳入审计范围，对档案清查的真实性、准确性和合规性进行审计监督。