印章档案管理制度

PAGE印章档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章档案管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“公司”）印章档案的管理。（三）定义1.印章：指公司在对外交往、对内管理等活动中使用的各类公章、专用章、部门章、法人章、财务章、合同章等具有法律效力的印鉴。2.印章档案：包括印章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等环节所形成的各类文件、资料、记录等。（四）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保印章使用合法合规。2.分级管理原则：实行公司总部、各部门、分支机构分级管理，明确各级管理职责。3.专人负责原则：指定专人负责印章档案的管理，确保责任落实到人。4.安全保密原则：加强印章档案的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、遗失等情况发生。二、印章的刻制（一）印章刻制申请1.公司各部门、分支机构因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.公司办公室根据工作需要和相关规定，对印章刻制申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（二）印章刻制审批公司领导根据公司实际情况和工作需要，对印章刻制申请进行审批。审批通过后，由公司办公室负责联系具有资质的印章制作单位进行刻制。（三）印章刻制要求1.印章制作单位应具备合法经营资质，严格按照国家相关标准和公司要求进行印章刻制。2.印章材质应符合规定要求，印章字体、图案、尺寸等应清晰、规范、统一。3.印章刻制完成后，应在印章上预留印模，并将印模交公司办公室备案。三、印章的启用（一）启用申请印章刻制完成后，由申请刻制的部门或分支机构填写《印章启用申请表》，详细说明印章名称、启用日期、启用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。（二）启用审批公司办公室根据工作需要和相关规定，对印章启用申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（三）印章启用程序1.公司领导审批通过后，由公司办公室负责通知印章使用部门或分支机构领取印章，并办理印章交接手续。2.印章使用部门或分支机构领取印章后，应及时在《印章使用登记簿》上登记印章启用日期、领取人等信息。3.印章启用后，应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、审批程序等要求。四、印章的保管（一）保管人员1.公司总部及各部门、分支机构应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识。2.印章保管人员应相对稳定，如有变动，应及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应将印章随身携带，不得随意放置，确保印章安全。（三）保管要求1.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人使用，不得在空白纸张、合同等文件上加盖印章。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏或遗失，应及时报告公司办公室，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露印章的保管情况和使用情况。五、印章的使用（一）使用范围1.公司印章的使用范围应严格按照公司相关规定执行，不得超出规定范围使用。2.公司印章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、报表等，对内发布通知、通报、决定等，以及其他需要加盖印章的事项。（二）使用审批1.公司各部门、分支机构使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明印章使用事项、使用部门、使用人、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.公司办公室根据印章使用规定和审批权限，对印章使用申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导根据公司实际情况和工作需要，对印章使用申请进行审批。审批通过后，方可加盖印章。（三）使用程序1.印章使用部门或分支机构应按照审批后的《印章使用申请表》要求，在规定的时间和地点使用印章。2.印章保管人员应认真核对印章使用申请表的内容，确保印章使用合法合规。3.印章使用完毕后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上登记印章使用日期、使用事项、使用人等信息，并将印章妥善保管。（四）使用监督1.公司办公室应定期对印章使用情况进行检查，确保印章使用合法合规。2.公司审计部门应定期对印章使用情况进行审计，发现问题及时督促整改。3.公司员工有权对印章使用情况进行监督，发现违规使用印章的行为应及时向公司办公室或公司领导报告。六、印章的更换（一）更换原因1.根据公司发展需要，对印章的名称、规格、图案等进行调整。2.印章损坏、遗失或被盗用、冒用等情况。（二）更换申请印章使用部门或分支机构因上述原因需要更换印章时，应填写《印章更换申请表》，详细说明印章更换原因、更换内容、更换日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。（三）更换审批公司办公室根据印章更换申请和相关规定，对印章更换申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（四）更换程序1.公司领导审批通过后，由公司办公室负责联系具有资质的印章制作单位进行印章更换。2.印章更换完成后，应按照印章启用程序办理印章启用手续，并在公司内部进行公示。3.印章更换后，原印章应及时废止，并按照印章档案管理规定进行归档保存。七、印章的废止（一）废止原因1.公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用、冒用等情况，无法继续使用。（二）废止申请印章使用部门或分支机构因上述原因需要废止印章时，应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。（三）废止审批公司办公室根据印章废止申请和相关规定，对印章废止申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（四）废止程序1.公司领导审批通过后，由公司办公室负责通知印章使用部门或分支机构将废止印章交回公司办公室。2.印章使用部门或分支机构应在规定的时间内将废止印章交回公司办公室，并在《印章使用登记簿》上登记印章废止日期、交回人等信息。3.公司办公室对交回的废止印章进行审核，确认无误后，按照印章档案管理规定进行归档保存。八、印章档案的归档（一）归档范围印章档案包括印章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等环节所形成的各类文件、资料记录等，具体包括：1.《印章刻制申请表》、《印章启用申请表》、《印章使用申请表》、《印章更换申请表》、《印章废止申请表》等。2.印章的印模、样式、规格等资料。3.印章保管人员的相关信息。4.印章使用情况的记录、统计报表等。5.印章废止后的处理情况记录。（二）归档要求1.印章档案应按照年度、类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.印章档案应使用统一的档案盒、档案袋进行存放，并在档案盒、档案袋上标注档案类别、年度、保管期限等信息。3.印章档案应妥善保管在安全可靠的地方，如档案室、档案柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。4.印章档案保管人员应定期对档案进行检查，确保档案资料的安全和完整。（三）归档程序1.印章使用部门或分支机构应在印章使用完毕后及时将相关档案资料整理归档，并移交公司办公室。2.公司办公室对移交的档案资料进行审核，确认无误后进行分类整理，并按照档案管理规定进行归档保存。3.印章档案保管人员应建立《印章档案登记簿》，详细记录档案资料的归档日期、类别、保管期限等信息。九、印章档案的查阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要查阅印章档案的，应按照本制度规定的程序进行查阅。（二）查阅申请公司内部人员查阅印章档案时，应填写《印章档案查阅申请表》，详细说明查阅原因、查阅内容、查阅日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。（三）查阅审批公司办公室根据印章档案查阅申请和相关规定，对查阅申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（四）查阅程序1.公司领导审批通过后，由公司办公室负责安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案资料，不得将档案资料带出查阅现场。3.查阅完毕后，查阅人员应在《印章档案查阅登记簿》上登记查阅日期、查阅内容、查阅人等信息，并将档案资料归还公司办公室。（五）查阅监督1.公司办公室应定期对印章档案查阅情况进行检查，确保查阅程序合法合规。2.公司审计部门应定期对印章档案查阅情况进行审计，发现问题及时督促整改。3.公司员工有权对印章档案查阅情况进行监督，发现违规查阅档案的行为应及时向公司办公室或公司领导报告。十、印章档案的销毁（一）销毁范围印章档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，应按照本制度规定的程序进行销毁。（二）销毁申请印章档案保管人员应定期对档案进行清理，对保管期限届满或因其他原因需要销毁的档案，应填写《印章档案销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁档案名称、数量、保管期限等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。（三）销毁审批公司办公室根据印章档案销毁申请和相关规定，对销毁申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（四）销毁程序1.公司领导审批通过后，由公司办公室负责安排专人对拟销毁的档案进行清点、核对，并填写《印章档案销毁清单》。2.印章档案销毁