项目质量档案管理制度

PAGE项目质量档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目质量管理，规范项目质量档案管理工作，确保项目质量档案的完整性、准确性和可追溯性，为项目的验收、交付、维护及改进提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目，包括但不限于研发项目、工程项目、服务项目等。（三）基本原则1.真实性原则：项目质量档案应如实反映项目实施过程中的质量状况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖项目从策划、实施到验收全过程的质量相关文件和资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、归档应遵循统一的规范和标准，便于管理和查阅。4.保密性原则：对涉及项目机密的质量档案，应严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）质量管理部门1.负责制定和完善项目质量档案管理制度，并监督执行。2.指导和协助项目团队做好质量档案的收集、整理和归档工作。3.定期对项目质量档案进行检查和评估，确保档案质量符合要求。（二）项目团队1.负责本项目质量档案的具体收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照制度要求，将整理好的质量档案提交给质量管理部门归档。3.在项目实施过程中，严格按照质量管理要求生成和保存各类质量文件。（三）档案管理部门1.负责项目质量档案的集中保管，建立档案存储系统，确保档案的安全和可访问性。2.按照规定的程序和方法对档案进行分类、编号、装订等整理工作，便于查阅和管理。3.负责档案的借阅、归还登记和保密管理工作。三、档案内容（一）项目策划文件1.项目质量计划：明确项目质量目标、质量控制要点、质量验收标准等。2.质量风险管理计划：识别项目可能面临的质量风险，并制定相应的应对措施。（二）项目实施过程文件1.质量检验记录原材料检验报告：对项目所使用的原材料进行质量检验的记录。工序检验记录：每道工序完成后的质量检验情况记录。成品检验记录：项目最终产品的质量检验结果记录。2.质量问题处理记录质量问题报告：详细描述发现的质量问题，包括问题发生的时间、地点、现象等。问题分析报告：对质量问题产生的原因进行分析。处理措施及结果记录：针对质量问题采取的处理措施以及处理后的效果验证记录。3.质量改进记录改进计划：针对项目中出现的质量问题或为提升质量制定的改进计划。改进实施记录：记录改进措施的具体执行情况。改进效果评估记录：对改进后的质量效果进行评估的记录。（三）项目验收文件1.验收申请报告：项目完成后，向验收部门提交的验收申请文件。2.验收报告：记录验收过程、验收结果及结论的文件。3.验收证书：项目通过验收后颁发的正式文件。（四）其他相关文件1.质量培训记录：项目团队成员参加质量培训的情况记录。2.质量会议纪要：与项目质量相关的会议记录。3.供应商质量文件：供应商提供的产品质量证明文件等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.项目团队应在项目实施过程中及时收集各类质量文件资料，确保资料的实时性。2.对于外来的质量文件，如供应商提供的检验报告等，应在收到后立即进行登记和收集。（二）整理要求1.按照档案内容的分类，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件应清晰标注文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。五、档案归档（一）归档流程1.项目团队整理好质量档案后，填写档案移交清单，一式两份，一份随档案移交，一份自留。2.将整理好的档案提交给质量管理部门审核，审核通过后，由质量管理部门移交至档案管理部门归档。3.档案管理部门收到档案后，按照规定的分类和编号方法进行再次整理和上架存储。（二）归档时间项目结束后[X]个工作日内完成档案归档工作。对于重大项目或有特殊要求的项目，应按照相关规定提前确定归档时间。六、档案保管（一）保管环境档案管理部门应提供适宜的档案保管环境，确保档案不受潮、防火、防虫、防盗等。档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在规定范围内。（二）保管期限1.一般项目质量档案保管期限为自项目结束之日起[X]年。2.对于涉及重要知识产权、关键技术或有重大影响的项目，质量档案保管期限应适当延长，具体期限根据项目情况另行确定。（三）档案清查档案管理部门应定期对项目质量档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、存储状况等，发现问题及时处理，并记录清查结果。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅项目质量档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅项目质量档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经质量管理部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。八、档案保密（一）保密措施1.对涉及项目机密的质量档案，档案管理部门应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保密管理。2.接触机密档案的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅和借阅过程中，严格控制知悉范围，确保机密信息不被泄露。（二）违规处理对违反档案保密规定的行为，公司将按照相关法律法规和公司制度进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。九、档案销毁（一）销毁条件1.质量档案保管期限届满，且无需继续保存的。2.因项目调整、撤销等原因，相关档案已失去保存价值的。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.质量管理部门对销毁申请进行审核，确认档案已无保存价值后，报公司分管领导批准。3.批准后，由档案管理部门会同