政府机关档案利用制度

PAGE政府机关档案利用制度一、总则（一）目的为了加强政府机关档案的管理与利用，充分发挥档案在政府工作中的凭证和参考作用，提高政府机关工作效率和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府机关各部门及所属单位在档案管理与利用工作中的活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理与利用工作合法合规。2.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密，维护档案的真实性和完整性。3.方便利用原则：以服务政府工作为宗旨，简化利用手续，提高利用效率，为机关工作人员和社会公众提供便捷的档案利用服务。4.科学管理原则：运用现代科学技术和管理方法，对档案进行分类、整理、存储和检索，实现档案管理的规范化、信息化和科学化。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.本机关在履行职能活动中形成的各种文件、材料、记录、图表、声像等不同形式和载体的资料，均属收集范围。2.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。3.本机关对外发出的文件、函件、报告、报表等。4.本机关召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.本机关开展业务工作形成的计划、总结、统计报表、调查研究报告等。6.本机关机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。7.本机关资产、财务、审计等方面的文件材料。8.本机关与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。9.本机关获得的荣誉证书、奖状、奖杯等相关材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体优良，符合档案整理要求。3.对重要活动、重大事件形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案材料的全面性和系统性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间、来源、内容等因素，对收集的档案材料进行分类。分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，便于管理和利用。2.对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于检索和查找。3.按照档案整理的规范要求，对档案材料进行装订、编目、装盒等整理工作，确保档案的整齐、美观和便于保管。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。（二）保管措施1.对档案进行定期检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，及时发现和处理档案存在的问题。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行分类存放，便于管理和查找。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管状况等信息，确保档案管理的规范化和信息化。（三）档案的数字化1.逐步推进档案的数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。3.加强电子档案的存储和备份管理，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本机关档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅本机关档案。4.社会公众因特殊需要查阅本机关已公开的档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：本机关工作人员因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案部门办理复制手续。复制档案应按照规定收取一定的费用，并确保复制件与原件一致。（三）利用审批1.本机关工作人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.上级机关、其他单位查阅本机关档案，应出具单位介绍信，并经本机关分管领导审批。3.司法机关、纪检监察机关等查阅本机关档案，应按照相关法律程序办理审批手续。4.社会公众查阅本机关已公开的档案，应填写查阅申请表，并经本机关档案部门负责人审批。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量等。3.档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本机关实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.根据档案的保管期限表，对档案进行对照鉴定，确定档案是否到期。3.对涉及重要历史事件、重大决策、核心业务等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报本机关分管领导审批。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁档案后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.严格遵守档案管理的法律法规和规章制度，确保档案管理工作的规范、安全。3.定期对档案进行检查、清点，及时发现和处理档案存在的问题。4.积极开展档案的编研工作，为机关工作提供参考依据。5.负责档案库房的日常管理，维护档案库房的设施设备。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。2.协助档案部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.督促本部门工作人员遵守档案管理规定，确保档案材料的及时、完整收集。4.定期向档案部门反馈本部门档案管理工作情况。七、监督与检查（一）监督检查主体本机关办公室负责对档案管理与利用工作进行监督检查，定期或不定期对各部门档案管理情况进行抽查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案工作人员的履职情况。4.档案库房的安全管理情况。（三）监督检查方式1.听取汇报：听取各部门档案管理工作情况汇报。2.查阅资料：查阅档案管理工作的相关文件、记录、档案等。3.实地检查：实地查看档案库房、设施设备等情况。4.问卷调查：向机关工作人员发放问卷调查，了解档案管理