科技档案安全保密制度

PAGE科技档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的安全保密工作，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，防止科技档案的泄露、丢失和损坏，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组以及涉及科技档案管理的相关人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展科技档案安全保密工作。2.预防为主原则：强化安全保密意识，采取有效措施，预防科技档案安全事故的发生。3.突出重点原则：对涉及公司核心技术、商业秘密等重要科技档案进行重点保护。4.谁主管谁负责原则：明确各部门、各项目组负责人为科技档案安全保密工作的第一责任人。二、科技档案的范围与分类（一）范围1.公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的各类文件、资料、数据、图表、报告等。2.引进技术、设备过程中产生的相关档案。3.与科技项目相关的会议记录、纪要、协议、合同等。4.公司自主研发的软件、专利、商标等知识产权档案。（二）分类1.科研项目档案：包括项目立项文件、研究方案、实验数据、研究报告等。2.产品研发档案：涵盖产品设计图纸、技术规范、工艺流程、测试报告等。3.技术改造档案：涉及改造项目的规划、设计、施工、验收等文件。4.知识产权档案：如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。三、科技档案的收集与整理（一）收集1.各部门、各项目组应指定专人负责科技档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.在科技项目开展过程中，项目负责人应督促相关人员及时整理项目文件，按照档案管理要求进行分类、编号，并定期移交档案管理部门。3.对于外来文件，如合作协议、技术资料等，应及时登记、签收，并按照规定进行归档。（二）整理1.档案管理部门应按照科技档案的分类标准，对收集到的档案进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。3.对破损、褪色的档案进行修复，确保档案的质量。四、科技档案的存储与保管（一）存储环境1.设立专门的科技档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）存储方式1.科技档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。2.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应定期进行清洁和检查。3.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管措施1.建立科技档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。2.定期对科技档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量与台账记录一致。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、科技档案的利用与借阅（一）利用原则1.科技档案的利用应遵循合法、合理、必要的原则，确保档案的安全和保密。2.利用科技档案应填写利用申请表，注明利用目的、利用范围等，经相关部门负责人审批后，方可查阅。（二）借阅程序1.借阅科技档案应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门根据借阅申请表，核对档案的完整性和可用性，并办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人员应妥善保管借阅的科技档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照等。2.利用科技档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出公司。3.利用结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、科技档案的保密措施（一）人员管理1.对涉及科技档案管理的人员进行背景审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。3.定期对员工的保密工作进行考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。（二）物理隔离1.对科技档案库房、机房等重要场所进行物理隔离，限制无关人员进入。2.在办公区域，对涉及科技档案的计算机、存储设备等进行加密处理，设置访问权限。（三）网络安全1.建立公司内部网络安全防护体系，安装防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒入侵。2.对涉及科技档案的网络传输进行加密处理，确保数据传输的安全。3.定期对公司网络系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。（四）保密标识1.在科技档案上加盖保密标识，注明保密级别和保密期限。2.对涉及科技档案的电子文件，应设置加密密码，并在文件上标注保密标识。七、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对科技档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门、技术部门、法务部门等相关人员组成。3.鉴定小组根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保管期限。（二）销毁1.对超过保管期限的科技档案，经鉴定小组审核同意后，进行销毁处理。2.销毁科技档案应填写销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等，经相关部门负责人审批后，方可实施销毁。3.销毁科技档案应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。八、监督与检查（一）监督机制1.建立科技档案安全保密监督机制，定期对公司各部门、各项目组的科技档案管理工作进行监督检查。2.档案管理部门负责对科技档案的收集、整理、存储、保管、利用等环节进行日常监督检查。3.公司内部审计部门负责对科技档案安全保密制度的执行情况进行审计监督。（二）检查内容1.科技档案管理制度的执行情况。2.科技档案的收集、整理、存储、保管、利用等环节的工作质量。3.科技档案的保密措施落实情况。4.科技档案鉴定与销毁工作的规范性。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.对违反科技档案安全保密制度的行为，应按照公司相关规定进行严