空竹协会档案管理制度

PAGE空竹协会档案管理制度总则制定目的为加强空竹协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。适用范围本制度适用于空竹协会各部门及全体会员在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：协会档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映协会的工作和活动情况。3.保密性原则：对涉及协会机密的档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。档案管理机构及职责档案管理部门协会设立档案管理办公室，负责档案的日常管理工作。档案管理人员职责1.档案收集：负责收集、整理协会各项活动中形成的档案资料。2.档案整理：对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，确保档案的安全和完整。4.档案利用：为协会各部门及会员提供档案查阅服务，做好档案利用登记工作。5.档案统计：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后实施销毁工作。档案的收集与整理收集范围1.协会文件：包括协会章程、决议、通知、报告等。2.活动资料：各类空竹活动的策划方案、活动记录、照片、视频等。3.会员资料：会员登记表、会员证、会员活动记录等。4.财务资料：协会财务收支报表、凭证等。5.对外交流资料：与其他社团、组织的往来信函、合作协议等。收集要求1.各部门及会员应及时将本部门或个人形成的档案资料移交档案管理部门。2.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为文书档案、活动档案、会员档案、财务档案、对外交流档案等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。档案的保管保管场所档案管理办公室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。保管设备1.档案柜：用于存放档案，应根据档案的分类和数量合理配置。2.温湿度控制设备：确保库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.防火设备：配备灭火器、消防栓等消防器材。4.防虫设备：放置防虫药品，防止虫害。5.防盗设备：安装防盗门窗、监控设备等。档案存放1.分类存放：按照档案的类别和编号顺序存放，便于查找。2.上架排列：档案应上架存放，不得随意堆放。3.标识清晰：在档案柜上标明档案类别、编号等信息。保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映协会主要职能活动和历史面貌的，对协会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映协会一般工作活动，在较长时间内对协会工作有查考价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映协会临时性工作活动，在较短时间内对协会工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。档案的利用利用范围协会各部门及会员因工作需要，可查阅、借阅档案。利用手续1.查阅：查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅：借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案，按时归还档案。利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、归还时间等信息。档案的鉴定与销毁鉴定组织协会成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核，报协会领导批准后，方可实施销毁。3.销毁：档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。档案的信息化管理信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平。信息化管理措施1.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理软件：使用专业的档案管理软件进行档案的录入、存储、查询、统计等管理工作。3.数据安全：加强电子档案数据的安全管理，采取数据备份、加密等措施，防止数据丢失和泄露。监督与检查监督机制协会建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。检查内容1.档案管理制度执行情况：检查档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节是否符合本制度的规定。2.档案管理工作质量：检查档案的完整性、准确性、系统性和安全性。3.档案利用效果：了解档案利用情况，评估档案对协会工作的支持作用。