校务档案管理制度

PAGE校务档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校校务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和学校各项工作的开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在校务活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构，对全校校务档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校校务活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集学校在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密、个人隐私等内容的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构学校设立档案室，作为校务档案管理的专门机构，负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）职责1.制定和完善学校档案管理制度，指导和监督各部门、各年级组、各学科组的档案管理工作。2.负责接收、整理、分类、编号、装订、上架全校各类档案，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。3.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设备和设施，确保档案的实体安全和信息安全。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学校的教学、科研、管理等工作提供档案资料支持和服务。6.组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.党组织建设文件材料，包括党组织设置、换届选举、党员发展、党员教育管理等方面的文件。2.思想政治工作文件材料，如学校思想政治教育计划、总结、活动记录等。3.群团工作文件材料，涵盖工会、共青团、学生会等组织的工作文件、活动记录等。(二)行政管理类1.学校行政会议文件材料，包括校长办公会、行政例会等会议的纪要、决议、通知等。2.学校工作计划、总结、报告等综合性文件材料。3.学校规章制度文件材料，如学校章程、各项管理制度、岗位职责等。（三）教学管理类1.教学工作计划、总结、教学改革方案、教学质量监控与评估等文件材料。2.课程设置、教学大纲、教材选用、教案、教学课件等教学业务文件材料。3.学生学籍管理文件材料，包括学生入学、转学、休学、复学、毕业等相关手续及学生成绩管理等资料。4.教学实践活动文件材料，如实习、实训、毕业设计等活动的安排、指导、总结等。（四）科学研究类1.学校科研计划、项目申报、立项、结题等文件材料。2.科研成果材料，包括论文、著作、专利、科研奖励等。3.学术交流活动文件材料，如学术会议、学术讲座等的组织安排、会议纪要等。（五）师资队伍建设类1.教师招聘、引进、调配、考核、晋升、奖惩等文件材料。2.教师培训计划、培训记录、培训总结等文件材料。3.教师专业技术职务评审、聘任等相关文件材料。（六）学生工作类1.学生思想政治教育、日常管理、心理健康教育等方面的文件材料。2.学生奖惩、助学金评定、困难学生帮扶等文件材料。3.学生社团活动、社会实践活动记录等文件材料。（七）后勤管理类1.校园建设规划、校园维修改造、校园安全保卫等方面的文件材料。2.学校财务管理制度、预算决算、经费收支等财务文件材料。3.学校物资采购、资产管理、后勤服务等方面的文件材料。（八）其他类1.学校与上级主管部门、其他单位的往来文件材料。2.学校重大活动、突发事件的相关文件材料。3.具有保存价值的其他文件材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各年级组、各学科组应指定专人负责档案的收集工作，按照档案归档范围，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全、完整。2.对于重要文件、会议材料、合同协议等，应在形成后及时送交档案室，确保档案的时效性。3.个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应按照学校规定及时移交档案室。（二）整理要求1.档案室对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案分类方案，将文件材料归入相应的类别。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息，确保档案信息的准确、完整。3.按照档案装订要求，对文件材料进行装订，保持文件的整齐、牢固。4.建立档案盒，将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。1.永久保管的档案凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管档案凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。（三）档案保管1.按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列档案，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.做好档案的统计工作，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行登记和统计。六、档案利用（一）利用范围本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本校档案。外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。涉及国家机密、个人隐私等档案，严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅。（二）利用方式1.查阅本校教职员工可直接到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案室工作人员应根据查阅者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅服务工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人批准。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案室定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和学校领导组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。（二）销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经学校主管领导批准后，予以