档案馆查阅室相关制度

PAGE档案馆查阅室相关制度一、总则（一）目的为了加强档案馆查阅室的管理，规范档案查阅行为，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及到在档案馆查阅室进行档案查阅的人员，包括但不限于公司员工、合作单位人员以及因工作需要查阅档案的其他相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案查阅工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生，保障档案所有者的合法权益。3.服务高效原则：在确保安全和合规的前提下，为查阅人员提供便捷、高效的服务，满足其合理的档案查阅需求。二、查阅室管理（一）查阅室开放时间查阅室开放时间为[具体工作日及时间段]，如遇特殊情况需调整开放时间，将提前在公司内部公告通知。（二）查阅室环境要求1.查阅室内应保持整洁、安静，不得在室内吸烟、饮食、大声喧哗等。2.配备必要的桌椅、照明设备、通风设备等，确保查阅人员有良好的查阅环境。3.查阅室内应安装监控设备，对查阅过程进行全程记录，监控资料保存期限不少于[X]天。（三）查阅室设施设备管理1.定期对查阅室内的设施设备进行检查、维护和保养，确保其正常运行。2.建立设施设备使用登记制度，查阅人员使用设施设备时应进行登记，记录使用时间、设备状况等信息。3.设施设备出现故障时，应及时报修，并记录故障情况和维修情况。三、档案查阅流程（一）查阅申请1.查阅人员如需查阅档案，应提前向档案馆提交查阅申请。申请应包括查阅目的、查阅内容范围、查阅时间等信息，并填写《档案查阅申请表》。2.查阅申请应由查阅人员所在部门负责人签字审批，重要档案查阅申请还需经公司/组织分管领导批准。（二）申请审核1.档案馆收到查阅申请后，应及时进行审核。审核内容包括查阅申请的合法性、合理性、必要性等。2.对于符合要求的查阅申请，档案馆应予以受理，并通知查阅人员查阅时间和地点；对于不符合要求的查阅申请，应向查阅人员说明原因，并退还申请材料。（三）查阅准备1.档案馆工作人员根据查阅申请，提前准备好相关档案资料，并进行整理和核对。2.将准备好的档案资料放置在查阅室内指定位置，等待查阅人员查阅。（四）查阅过程1.查阅人员应在规定的查阅时间和地点进行查阅，不得擅自更改。2.查阅人员查阅档案时，应遵守查阅室的各项规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.查阅人员如需复印、拍照档案资料，应提前向档案馆工作人员提出申请，经批准后方可进行。复印、拍照应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保档案资料的安全。4.档案馆工作人员应在查阅过程中进行现场监督，确保查阅工作的规范进行。如发现查阅人员有违规行为，应及时制止并进行记录。（五）查阅结束1.查阅人员查阅结束后，应将档案资料整理好，归还原位，并向档案馆工作人员办理查阅手续。2.档案馆工作人员应对查阅后的档案资料进行检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。四、档案信息安全管理（一）保密措施1.档案馆工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.查阅室内应设置专门的保密区域，存放机密档案资料，查阅人员不得进入保密区域。3.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案资料，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。（二）安全防范1.查阅室内应安装防盗、防火、防潮、防虫等安全设施设备，确保档案资料的安全。2.定期对档案资料进行安全检查，发现问题及时处理。3.加强对查阅人员的安全教育，提高其安全意识，防止发生安全事故。（三）信息备份与恢复1.定期对档案信息进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.建立档案信息恢复机制，确保在档案信息遭受破坏或丢失时能够及时恢复。五、查阅人员行为规范（一）遵守查阅室规定查阅人员应遵守查阅室的开放时间、环境要求、设施设备使用规定等各项规章制度，自觉维护查阅室的正常秩序。（二）爱护档案资料查阅人员应爱护档案资料，不得随意折叠、撕毁、污损档案，不得在档案上批注与查阅无关的内容。（三）不得擅自复制、传播档案信息查阅人员未经档案馆批准，不得擅自复制、拍照、传播档案信息。如因工作需要确需复制、拍照档案信息的，应按照规定办理相关手续，并严格遵守保密规定。（四）不得将档案资料带出查阅室查阅人员查阅结束后，应将档案资料归还原位，不得将档案资料带出查阅室。如有特殊情况需要带出查阅室的，应经档案馆负责人批准，并办理借阅手续。（五）文明查阅查阅人员在查阅过程中应文明礼貌，尊重档案馆工作人员的劳动，不得刁难、侮辱工作人员。六、档案馆工作人员职责（一）业务指导1.向查阅人员宣传档案法律法规和查阅室相关制度，解答查阅人员的疑问。2.指导查阅人员正确填写查阅申请表，合理确定查阅内容范围。（二）档案准备与提供1.根据查阅申请，迅速、准确地准备好相关档案资料，并进行整理和核对。2.按照规定的查阅流程，及时为查阅人员提供档案资料，并做好登记和记录工作。（三）现场服务与监督1.在查阅过程中，为查阅人员提供必要的服务，如协助查找档案、解答疑问等。2.对查阅人员的查阅行为进行现场监督，确保查阅工作符合规定要求，防止违规行为发生。（四）档案整理与保管1.查阅工作结束后，及时对档案资料进行整理和归位，确保档案资料的整齐有序。2.做好档案资料的日常保管工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。（五）信息反馈与沟通1.及时向相关部门和领导反馈档案查阅过程中出现的问题和情况，提出改进建议。2.与查阅人员保持良好的沟通，了解其对档案查阅工作的意见和建议，不断提高服务质量。七、监督与考核（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案馆查阅室的工作进行检查和监督。2.监督小组应检查查阅室的管理情况、档案查阅流程执行情况、档案信息安全管理情况等，发现问题及时督促整改。（二）考核机制1.建立查阅室工作人员考核制度，对工作人员的工作表现、服务质量、业务能力等进行考核。2.考核结果与工作人员的绩效挂钩，对于表现优秀的工作人员给予表彰和奖励，对于存在问题的工作人员进行批评教育和相应的处罚。（三）社会监督1.接受社会各界对档案馆查阅室工作的监督，设立举报电话和邮箱，及时处理群众举报的问题。2.定期向社会公开档案查阅工作情况，接受公众的监督和评价，不