社区实物档案归档制度

PAGE社区实物档案归档制度一、总则（一）目的为加强社区实物档案的管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，便于查询和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各部门、各工作岗位在工作活动中形成的具有保存价值的实物档案的归档管理。（三）定义本制度所称实物档案，是指社区在各项工作中形成的，具有保存价值的，以物质实体形态存在的各种载体的文件材料，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、题词、照片、录音、录像、实物样本等。（四）管理原则实物档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类整理、便于利用的原则。二、实物档案的收集（一）收集范围1.社区获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等。2.上级领导、知名人士来社区视察、指导工作时的题词、字画等。3.社区具有代表性的工作成果实物样本，如特色产品、创新项目模型等。4.社区使用过的具有重要意义的印章、印模。5.反映社区重大活动、重要事件的照片、录音、录像等资料。6.其他具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门、各岗位在工作中形成实物档案后，应及时收集整理，确保实物的完整性和真实性。2.对于重要实物档案，应在形成后[X]个工作日内移交至社区档案管理部门。3.收集实物档案时，应同时收集相关的文字说明材料，包括实物的名称、来源、形成时间、背景、用途等信息。（三）收集渠道1.各部门、各岗位定期向档案管理部门报送实物档案。2.档案管理部门主动收集社区内各部门、各岗位在工作活动中形成的实物档案。3.通过社区内部通知、宣传等方式，鼓励社区成员积极提供具有保存价值的实物档案线索。三、实物档案的整理（一）分类标准实物档案按照其性质、来源、时间等因素进行分类，具体分类如下：1.荣誉类：包括各类荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等。2.题词类：上级领导、知名人士来社区视察、指导工作时的题词、字画等。3.成果类：社区具有代表性的工作成果实物样本，如特色产品、创新项目模型等。4.印章类：社区使用过的具有重要意义的印章、印模。5.影像类：反映社区重大活动、重要事件的照片、录音、录像等资料。6.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值的实物。（二）编号规则实物档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式，例如：2023RY001，表示2023年度荣誉类第1号实物档案。（三）编目要求1.实物档案编目应包括实物名称、编号、类别、来源、形成时间、保管期限、密级等信息。2.编目信息应准确、完整、清晰，便于查询和利用。（四）整理流程1.档案管理部门收到实物档案后，首先对实物进行初步检查，确保实物的完整性和真实性。2.根据分类标准对实物进行分类，并赋予相应的编号。3.填写实物档案编目信息，制作实物档案目录。4.将实物档案及其编目信息进行妥善保管。四、实物档案的保管（一）保管场所实物档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管方式1.对于荣誉类、题词类、成果类等实物档案，应采用专柜存放的方式，确保实物的安全和完整。2.对于印章类实物档案，应采用密封保存的方式，并指定专人负责保管。3.对于影像类实物档案，应采用数字化存储的方式，并定期进行备份，确保数据的安全和完整。（三）保管期限实物档案的保管期限根据其重要程度和保存价值确定，具体保管期限如下：1.具有重要历史意义和永久保存价值的实物档案，保管期限为永久。2.反映社区一般工作活动和具有一定保存价值的实物档案，保管期限为[X]年。3.其他实物档案，保管期限为[X]年。（四）定期检查档案管理部门应定期对实物档案进行检查，检查内容包括实物的完整性、安全性、保管环境等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。五、实物档案的利用（一）利用范围实物档案的利用范围包括社区内部各部门、各岗位在工作中查阅、参考，以及对外提供查阅、展示等。（二）利用流程1.社区内部人员查阅实物档案，需填写《实物档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.对外提供实物档案查阅、展示等服务，需填写《实物档案利用申请表》，注明利用目的、利用内容、利用对象等信息，经社区分管领导签字同意后，由档案管理部门按照相关规定办理。3.档案管理部门应在收到查阅、利用申请后[X]个工作日内给予答复，并提供相应的实物档案。（三）利用要求1.查阅、利用实物档案时，应严格遵守档案管理制度，爱护实物档案，不得擅自涂改、损坏、丢失实物档案。2.如需复制实物档案，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行复制。3.利用结束后，应及时将实物档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则实物档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织成立实物档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对实物档案的鉴定工作。（三）鉴定内容实物档案鉴定小组应从实物档案的真实性、完整性、准确性、系统性、保存价值等方面进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。（四）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的实物档案，由实物档案鉴定小组提出销毁意见，填写《实物档案销毁申请表》，报社区分管领导批准。2.档案管理部门按照批准的销毁意见，对实物档案进行销毁，并填写《实物档案销毁清册》，注明销毁日期、销毁方式、