机关财务档案管理制度

PAGE机关财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强机关财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关及所属各部门的财务档案管理工作。（三）定义本制度所称财务档案，是指机关在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，以及与财务活动相关的其他资料。（四）管理原则财务档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、安全保密的原则。二、管理职责（一）财务部门职责1.负责财务档案的收集、整理、装订、保管和移交等工作。2.按照国家有关规定和本制度要求，定期对财务档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的完整性和规范性。3.建立财务档案借阅登记制度，严格按照规定办理借阅手续，及时催还借出的档案资料。4.配合档案管理部门做好财务档案的鉴定、销毁等工作。（二）档案管理部门职责1.负责指导、监督财务部门的档案管理工作，制定财务档案管理的具体操作规程和标准。2.接收财务部门移交的财务档案，进行统一保管，并按照规定的期限和要求进行存放和保管。3.定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.负责财务档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，并做好记录。（三）其他部门职责1.各部门应妥善保管本部门在财务活动中形成的各类文件资料，并按照规定及时移交财务部门进行整理归档。2.在财务档案管理工作中，各部门应积极配合财务部门和档案管理部门的工作，提供必要的协助和支持。三、财务档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及相关分析报告等。4.其他会计资料：银行对账单、余额调节表、纳税申报表、审计报告等。5.与财务活动相关的文件：财务预算、决算资料、财务制度、财务审批文件等。（二）收集要求1.财务部门应定期收集各类财务资料，确保资料的及时性和完整性。2.对于外来的财务文件，如发票、银行对账单等，应在收到后及时进行整理和核对，确保其真实性和准确性。3.各部门应在规定的时间内将本部门与财务活动相关的文件资料移交财务部门，不得拖延或截留。（三）整理方法1.分类：按照财务档案的类别进行分类，如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。2.编号：对每一类财务档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制财务档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对会计凭证等需要装订的档案进行装订，确保装订牢固、整齐美观，并在封面上注明档案名称、年度、月份、册数、起止日期等信息。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报表保管期限为10年；年度财务报表永久保管。4.其他会计资料：银行对账单、余额调节表保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；审计报告永久保管。5.与财务活动相关的文件：财务预算、决算资料保管期限为10年；财务制度、财务审批文件等根据实际情况确定保管期限，但一般不少于5年。（二）保管方式1.财务档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。电子档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。2.档案管理部门应设立专门的财务档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.财务档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的索引和标识，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.严格遵守档案保管期限的规定，到期档案应按照规定进行鉴定和销毁。3.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、销毁财务档案。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本机关内部人员因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅财务档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅人员只能查阅与本人工作相关的财务档案，不得查阅与工作无关的档案资料。（二）借阅规定1.本机关外部单位因工作需要借阅财务档案的，应出具正式的借阅函，并注明借阅目的、借阅期限等内容。经本机关财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅财务档案时，借阅人员应填写《财务档案借阅登记表》，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的财务档案，不得转借他人或擅自带出本机关办公区域。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应的责任。六、财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立财务档案鉴定小组，由财务部门负责人、档案管理部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期的财务档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.已超过保管期限且确无保存价值的财务档案。2.重复、冗余或已被新的档案资料替代的财务档案。3.因其他原因需要销毁的财务档案。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的财务档案进行逐一审查，确定是否符合销毁标准，并形成鉴定报告。2.将鉴定报告报本机关负责人审批，经批准后，由档案管理部门会同财务部门共同组织销毁。3.