机关单位档案工作制度

PAGE机关单位档案工作制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关单位的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。档案应如实反映机关单位的各项工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理机关单位在工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便机关工作人员和社会各界利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责机关单位档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本机关档案工作制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本机关的各类档案，确保档案的质量和安全。3.对本机关各部门的文件材料收集、整理和归档工作进行指导和监督。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.参与档案的编研工作，开发档案信息资源，为机关决策和各项工作提供参考依据。6.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。7.完成领导交办的其他有关档案工作的任务。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，定期向档案管理部门移交应归档的文件材料。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并协助档案管理部门做好相关工作。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。三、文件材料的收集与整理（一）收集范围机关单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、业务文件、科技文件、人事文件、财务文件、声像文件、电子文件等，均应纳入收集范围。（二）收集要求1.各部门应明确文件材料的收集责任人，确保文件材料及时、完整地收集。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责跟踪收集。3.收集的文件材料应保持其真实性、准确性和完整性，不得擅自涂改、抽取或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录和履历表等。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案：按照载体、内容、时间等进行分类整理，标注相关信息，编制声像档案目录。6.电子档案：按照电子文件管理要求进行整理，进行元数据著录，建立电子档案目录数据库。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案：次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。2.科技档案：项目结束后三个月内完成归档工作。3.人事档案：人员调动、离职等手续办理完毕后及时归档。4.财务档案：会计年度终了后，由财务部门整理立卷，在次年上半年移交档案管理部门保管。5.声像档案：活动结束后一个月内完成整理归档。6.电子档案：应与纸质档案同步归档，确保电子文件与纸质文件内容一致。（二）归档要求1.各部门应将整理好的文件材料按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.移交的档案应编制移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。（三）档案移交1.档案管理部门应定期对已归档的档案进行整理和编目，编制档案总目录。2.对永久和长期保管的档案，应按照规定向同级国家综合档案馆移交。3.档案移交时，应填写档案移交清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保持库房整洁、有序。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案的存放安全和整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时更换或维修。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。长期保管的档案是指反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。短期保管的档案是指反映机关一般工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。3.具体档案保管期限的划分，按照国家有关规定和本机关档案保管期限表执行。（四）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、存放位置正确。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。4.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节库房温湿度，保持适宜的环境条件。5.加强对档案信息安全的管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止档案信息丢失或泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本机关档案保管期限表为依据，准确判定档案的价值。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、形式等因素。3.确保鉴定结果客观、公正，避免随意销毁档案。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案的内容、来源、时间、形式等，分析其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.征求相关业务部门和人员的意见，对涉及重要业务或敏感问题的档案进行综合评估。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出拟销毁档案清单，报机关负责人审批。2.经批准后，对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家有关法律法规和本机关档案利用规定提供档案利用服务。2.方便利用原则。简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷的档案利用条件。3.安全保密原则。确保档案信息安全，防止档案信息泄露，维护国家和机关的利益。（二）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关负责人批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本机关档案，应按照法定程序办理相关手续。（三）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本机关档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围和时间等，经本机关负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅本机关档案，应出具相关法律文书，经本机关负责人批准后，按照规定查阅档案。（四）利用方式1.查阅档案：利用者可在档案管理部门指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅档案：借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。（五）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、查阅或借阅档案的名称和数量、利用目的等信息。登记应及时、准确，并定期进行统计分析。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化加工1.对馆藏档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.按照档案数字化技术标准，对扫描图像进行处理，包括去污、裁剪、纠偏、存储等。3.建立档案数字化数据库，对数字化档案进行著录标引，实现档案信息的计算机检索。（三）信息化管理系统建设1.选用符合档案管理要求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。2.完善系统功能，如档案检索、借阅管理、权限控制、统计分析等，提高系统的实用性和易用性。3.加强系统安全管理，采取身份认证、数据加密、访问控制等措施，确保档案信息安全。（四）数据备份与维护1.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据维护机制，定期对数据库进行清理、优化，确保数据的准确性和完整性。3.加强对信息化设备的维护和管理，确保设备正常运行，保障档案信息化工作的顺利开展。九、监督与检查（一）监督检查主体机关单位应建立档案工作监督检查机制，由档案管理部门负责对本机关各部门及所属单位的档案工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.文件材料的收集、整理、归档情况。3.档案的保管、利用、鉴定、销毁情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.实地检查：对档案库房、各部门档案管理情况等进行实地查看。2.查阅资料：查阅档案整理、利用、统计等相关资料。3.听取汇报：听取各部门档案