档案管理安全检查制度

PAGE档案管理安全检查制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理的安全保障，确保档案的完整性、准确性和保密性，防止档案信息泄露、丢失、损坏等安全事故的发生，特制定本档案管理安全检查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的安全检查活动。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全档案安全检查机制，提前发现并消除安全隐患，预防档案安全事故的发生。2.全面覆盖原则对档案管理的各个环节，包括档案的收集、整理、存储、利用、销毁等进行全面检查，确保无死角。3.责任明确原则明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人，确保安全检查工作的有效执行。二、安全检查职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理安全检查计划，并组织实施。2.定期对档案存储场所、设施设备等进行安全检查，确保其符合安全要求。3.负责对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。4.对检查中发现的安全问题及时进行整改，并跟踪整改情况。（二）各部门职责1.负责本部门档案的日常安全管理，配合档案管理部门进行安全检查。2.对本部门产生的档案进行及时整理、归档，并确保档案的准确性和完整性。3.按照档案管理规定，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理安全制度，负责档案的具体管理工作。2.对档案的收集、整理、存储、利用等环节进行安全检查，发现问题及时报告。3.协助档案管理部门进行安全培训和应急演练，提高自身安全素质。三、安全检查内容（一）档案存储环境检查1.温度、湿度检查定期监测档案存储场所的温度和湿度，确保温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.防火检查检查存储场所的消防设施是否完好有效，包括灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等；疏散通道是否畅通无阻；严禁在存储场所内吸烟和使用明火。3.防潮检查查看存储场所是否存在漏水、渗水现象；档案架、柜是否放置在干燥通风的位置；是否配备除湿设备并正常运行。4.防虫、防鼠检查检查存储场所是否有虫蛀、鼠咬的迹象；是否放置防虫、防鼠药品；门窗是否密封良好，防止害虫和老鼠进入。5.防盗检查查看存储场所的门窗是否坚固，门锁是否完好；是否安装监控设备，且监控系统是否正常运行；是否有专人负责安全保卫工作。（二）档案实体检查1.完整性检查检查档案是否齐全，有无缺页、漏件；文件材料的字迹是否清晰，图表是否完整。2.准确性检查核对档案内容与实际情况是否相符，有无错误、虚假信息；档案的编号、日期、签名等是否准确无误。3.规范性检查检查档案的整理、装订是否符合规范要求；档案的分类、编号是否科学合理；卷内目录、备考表等是否填写完整。（三）档案信息系统安全检查1.网络安全检查检查档案信息系统的网络连接是否正常，有无网络中断、病毒感染等情况；防火墙、入侵检测系统等网络安全设备是否运行正常。2.数据备份检查定期检查档案数据的备份情况，确保备份数据的完整性和可恢复性；备份数据是否存储在安全的介质上，并异地存放。3.用户权限管理检查检查档案信息系统的用户权限设置是否合理，是否存在越权访问的情况；用户账号的密码是否定期更换，且强度符合要求。4.系统漏洞扫描检查定期对档案信息系统进行漏洞扫描，及时发现并修复系统漏洞；关注软件供应商发布的安全补丁，及时进行更新。（四）档案利用过程安全检查1.借阅登记检查检查档案借阅登记手续是否齐全，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等；借阅档案是否按照规定的范围和程序进行。2.查阅环境检查检查档案查阅场所是否安全，有无无关人员进入；查阅设备是否正常运行，是否存在信息泄露的风险。3.复制、摘抄管理检查检查档案复制、摘抄的审批手续是否完备；复制、摘抄的内容是否进行登记和审核；复制件和摘抄件是否妥善保管。（五）档案销毁过程安全检查1.销毁审批检查检查档案销毁的申请、审批手续是否齐全，是否经过相关领导批准；销毁清单是否详细记录销毁档案的名称、数量、日期等信息。2.销毁方式检查检查档案销毁是否采用符合安全要求的方式，如焚烧、粉碎等；销毁过程是否有专人监督，确保档案信息彻底销毁。3.销毁记录检查检查档案销毁记录是否完整，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息；销毁记录是否妥善保存，以备查阅。四、安全检查频率（一）日常检查档案管理人员每天对所负责的档案进行安全检查，重点检查档案的整理、存放情况，以及存储环境的温湿度等。（二）定期检查1.档案管理部门每月组织一次全面的档案安全检查，对档案存储场所、设施设备、档案实体、信息系统等进行详细检查。2.公司每季度进行一次档案安全联合检查，由档案管理部门牵头，各部门相关人员参加，对档案管理工作进行全面评估。（三）专项检查1.在档案管理工作的重要节点，如档案整理期间、档案利用高峰期、档案销毁前等，进行专项安全检查，确保关键环节的档案安全。2.当发生自然灾害、安全事故等突发事件后，及时进行专项检查，评估档案受损情况，并采取相应的应急措施。五、安全检查流程（一）检查准备1.制定检查方案根据检查的目的、范围和内容，制定详细的检查方案，明确检查人员、时间、方法和步骤等。2.准备检查工具准备好必要的检查工具，如温湿度计、手电筒、灭火器检查表等。3.通知相关部门和人员提前通知各部门及相关人员本次安全检查的时间、范围和要求，以便其做好准备工作。（二）实施检查1.现场检查检查人员按照检查方案，对档案存储场所、设施设备、档案实体、信息系统等进行实地检查，认真记录检查情况。2.查阅资料查阅档案管理的相关文件、记录、报表等资料，检查档案管理制度的执行情况、安全措施的落实情况等。3.人员访谈与档案管理人员、各部门档案负责人等进行访谈，了解档案管理工作中的安全问题和隐患，听取意见和建议。（三）问题记录与分析1.记录问题对检查中发现的安全问题进行详细记录，包括问题描述、发现地点、责任人等信息。2.分析问题对记录的问题进行分析，找出问题产生的原因，评估问题的严重程度和影响范围。（四）整改措施制定与实施1.制定整改措施针对检查中发现的问题，由档案管理部门组织相关人员制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。2.实施整改整改责任人按照整改措施进行整改，确保问题得到及时解决。在整改过程中，档案管理部门要跟踪整改情况，及时协调解决整改过程中遇到的问题。（五）复查与总结1.复查整改完成后，档案管理部门组织对整改情况进行复查，确保问题得到彻底整改，安全隐患消除。2.总结每次安全检查结束后，档案管理部门要对检查情况进行总结，分析安全管理工作中存在的薄弱环节，提出改进措施和建议，形成安全检查报告，上报公司领导。六、安全检查报告（一）报告内容1.检查基本情况包括检查的时间、范围、人员、方法等。2.检查发现的问题详细列出检查中发现的安全问题，包括问题描述、发现地点、责任人等。3.问题分析对发现的问题进行原因分析，评估问题的严重程度和影响范围。4.整改情况说明整改措施的制定和实施情况，以及整改后的复查结果。5.改进建议针对安全管理工作中存在的薄弱环节，提出改进措施和建议，以进一步加强档案管理的安全保障。（二）报告格式安全检查报告应采用正式的公文格式，包括标题、文号、主送单位、正文、附件、落款等部分。报告内容应语言简洁、逻辑清晰、数据准确，能够客观反映安全检查的实际情况。（三）报告提交安全检查报告由档案管理部门负责撰写，经部门负责人审核后，上报公司领导。报告应在安全检查结束后的[规定时间]内提交，以便公司领导及时了解档案管理的安全状况，做出决策。七、安全培训与教育（一）培训计划制定档案管理部门每年制定档案管理安全培训计划，明确培训的内容、对象、时间、方式等。培训计划应根据公司档案管理的实际情况和安全需求进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案管理安全法律法规和行业标准学习国家有关档案管理安全的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等；了解档案管理行业的安全标准和规范，如《纸质档案数字化技术规范》等。2.档案安全管理制度深入学习公司的档案管理安全检查制度、档案借阅制度、档案保密制度等，确保员工熟悉各项安全管理制度的要求和流程。3.安全操作技能培训档案管理人员的安全操作技能，如档案整理、存储、利用、销毁等环节的正确操作方法；计算机操作技能，如档案信息系统的使用、数据备份与恢复等。4.安全意识教育通过案例分析、警示教育等方式，提高员工的档案安全意识，增强其对档案安全事故的防范意识和责任感。（三）培训方式1.集中培训定期组织档案管理人员和相关部门人员进行集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课，系统讲解档案管理安全知识和技能。2.现场培训结合实际工作，在档案管理现场进行操作示范和培训，让员工直观地了解正确的操作方法和安全要求。3.在线学习利用公司内部网络平台，提供档案管理安全培训课程和学习资料，方便员工随时进行学习。4.专题讲座针对档案管理中的热点问题和安全隐患，举办专题讲座，邀请相关领域的专家进行深入讲解和分析。（四）培训考核建立档案管理安全培训考核制度，对参加培训的员工进行考核。考核方式可以采用考试、实际操作、撰写心得体会等多种形式，确保员工真正掌握培训内容。对考核合格的员工颁发培训证书，将培训考核结果与员工的绩效挂钩，激励员工积极参加培训，提高安全素质。八、应急管理（一）应急预案制定档案管理部门应制定档案管理安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、应急处置措施等。应急预案应根据档案管理的特点和可能发生的安全事故类型进行制定，确保在突发情况下能够迅速、有效地进行应对。（二）应急演练1.演练计划制定每年制定档案管理安全应急演练计划，明确演练的内容、时间、地点、参与人员等。演练计划应涵盖火灾、水灾、信息系统故障、档案丢失等常见的安全事故场景，确保演练的全面性和针对性。2.演练实施按照演练计划组织实施应急演练，模拟真实的安全事故场景，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力。演练过程中，要认真记录演练情况，包括演练时间、地点、参与人员、演练内容、演练效果等。3.演练总结演练结束后，对演练情况进行总结，分析演练中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。针对演练中暴露出的问题，及时对应急预案进行修订和完善，确保应急预案的科学性和实用性。（三）应急处置1.事故报告发生档案安全事故后，档案管理人员应立即向档案管理部门负责人报告，部门负责人接到报告后，应及时向公司领导报告，并启动应急预案。2.应急处置措施根据事故类型和严重程度，采取相应的应急处置措施。如火灾事故，应立即组织人员疏散，使用消防设施进行灭火；水灾事故，应及时转移档案，采取排水、除湿等措施；信息系统故障，应及时联系技术人员进行修复，确保数据安全；档案丢失事故，应立即组织查找，并向相关