事业单位档案移送制度

PAGE事业单位档案移送制度一、总则（一）目的为了加强事业单位档案管理，规范档案移送工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门在工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类和载体的档案移送管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则。档案的收集、整理、移送应保证档案内容的完整、准确，能够全面反映本单位工作活动的真实情况。3.及时有效原则。档案形成部门应按照规定的时间和要求及时将档案移送至档案管理部门，确保档案管理工作的时效性。4.安全保密原则。档案管理部门应采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案移送的职责分工（一）档案形成部门职责1.负责本部门工作活动中形成档案的收集、整理、立卷、装订等工作，确保档案的质量符合要求。2.按照本制度规定的时间和要求，将整理好的档案移送至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。（二）档案管理部门职责1.负责制定档案移送的具体流程和标准，指导各部门做好档案的收集、整理工作。2.接收各部门移送的档案，对档案进行审核、登记、编号、上架等管理工作。3.建立健全档案管理制度，做好档案的保管、保护、统计等工作，确保档案的安全和完整。4.开展档案的查阅、利用工作，为单位各项工作提供档案支持和服务。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和数量合理。三、档案移送的范围和内容（一）档案移送范围1.本单位在履行职能过程中形成的各类文件、资料、记录、报表、合同、协议等纸质档案。2.本单位形成的电子文件、数据、图表、音像等电子档案。3.本单位在重大活动、项目建设、科研工作等中形成的具有特殊价值的实物档案，如证书、奖杯、奖章、模型等。（二）档案移送内容1.文书档案：包括上级文件、本单位发文、收文、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.业务档案：如财务档案、人事档案、工程档案、科研档案、合同档案等，按照相关业务档案管理规定进行整理和移送。3.电子档案：应确保电子档案的格式规范、内容完整、元数据准确，并与纸质档案相对应。电子档案的存储介质应符合安全要求，同时提供相应的目录清单。4.实物档案：应附上详细的说明材料，包括实物的名称、来源、时间、用途等信息。四、档案移送的时间要求（一）年度档案移送各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移送至档案管理部门。具体时间要求由档案管理部门根据实际情况确定，并提前通知各部门。（二）专项档案移送对于重大活动、项目建设、科研工作等形成的专项档案，应在项目结束或任务完成后的[X]个月内，按照要求整理并移送至档案管理部门。（三）临时档案移送因工作需要临时形成的档案，在工作结束后[X]个工作日内，由形成部门整理并移送至档案管理部门。五、档案移送的流程（一）档案整理1.档案形成部门按照档案分类方案和整理规范，对档案进行分类、组卷、编目等整理工作。2.整理后的档案应做到卷内文件排列有序、编号准确、目录清晰，纸质档案应装订牢固、整齐美观，电子档案应存储规范、易于检索。（二）档案审核1.档案管理部门收到各部门移送的档案后，对档案的完整性、准确性、规范性进行审核。2.审核内容包括档案的分类是否正确、文件材料是否齐全、编号是否连续、目录是否准确等。对于审核中发现的问题，及时反馈给档案形成部门进行整改。（三）档案交接1.档案形成部门和档案管理部门应在规定的时间内办理档案交接手续。交接双方应填写《档案交接清单》，详细记录档案的名称、数量、起止时间、整理情况等信息。2.《档案交接清单》一式两份，双方签字确认后各执一份。交接过程中，如发现档案存在问题，应及时协商解决，并在清单上注明。（四）档案登记与编号1.档案管理部门对接收的档案进行登记，建立档案台账，记录档案的基本信息、来源、接收时间等。2.按照档案编号规则，对档案进行编号，确保每一份档案都有唯一的编号。编号应标注在档案的封面、脊背等显著位置。（五）档案上架与存储1.档案管理部门将审核登记后的档案按照编号顺序上架存放，确保档案存放有序、便于查找。2.对于电子档案，应按照存储方案进行存储，定期进行备份，防止数据丢失。同时建立电子档案检索系统，方便档案的查询和利用。六、档案移送的质量要求（一）完整性档案应齐全完整，能够全面反映本单位工作活动的各个方面。不得遗漏重要文件、资料和记录。（二）准确性档案内容应真实准确，数据可靠，文件材料的形成时间、来源、内容等信息应清晰明确，不得有虚假、错误或模糊不清的情况。（三）规范性档案整理应符合国家和行业相关标准规范，分类科学合理，编号统一规范，卷内文件排列有序，目录编制准确，装订整齐美观。电子档案应格式规范、元数据完整。（四）系统性档案应保持内在的有机联系，按照一定的逻辑顺序进行整理和排列，便于档案的查阅、利用和管理。七、档案移送的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门档案移送工作进行检查，检查内容包括档案整理质量、移送时间、交接手续等。2.对于检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改情况纳入部门档案工作考核内容。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时提供档案管理工作情况和资料。2.根据外部监督检查意见，认真分析研究，制定改进措施，不断提高档案管理水平。八、档案移送的责任追究（一）对档案形成部门的责任追究1.因工作疏忽、故意拖延等原因，未按照规定时间和要求移送档案的，对部门负责人进行批评教育，并责令限期改正。2.档案整理不符合质量要求，导致档案不完整、不准确、不规范的，对相关责任人进行批评教育，情节严重的给予相应的纪律处分。3.因保管不善，造成档案丢失、损坏、泄密等情况的，依法依规追究相关责任人的责任。（二）对档案管理部门的责任追究1.对档案审核把关不严，导致问