校务公开制度档案材料

PAGE校务公开制度档案材料一、总则（一）目的为了加强学校校务公开制度档案材料的管理，确保档案材料的真实、完整、安全和有效利用，促进学校民主管理和依法治校，依据国家有关法律法规和教育行业相关标准，结合本校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本校在实施校务公开制度过程中形成的各类档案材料的管理，包括但不限于校务公开工作方案、公开事项清单、公开记录、反馈意见及处理情况等。（三）基本原则1.集中统一管理原则校务公开制度档案材料由学校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案材料应如实反映校务公开工作的实际情况，数据准确、内容真实，严禁弄虚作假。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案材料的收集与整理（一）收集范围1.校务公开工作的规划、计划、总结等文件材料。2.校务公开事项的决策过程记录，包括会议纪要、决议等。3.公开事项的内容及相关说明材料，如财务预决算、招生信息、人事任免等。4.公开渠道的记录，如公告栏照片、网站截图、微信公众号发布记录等。5.师生及社会公众的反馈意见、建议及处理情况记录。6.校务公开工作的监督检查记录，包括检查报告、整改情况等。7.其他与校务公开制度相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门校务公开档案材料的收集工作，确保材料及时、完整。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类按照校务公开的内容类别，将档案材料分为财务管理、人事管理、教学管理、学生管理、后勤管理等类别，每个类别下再根据具体事项进行细分。2.编号为每份档案材料编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订对纸质档案材料进行整理装订，保持整齐美观，便于长期保存。三、档案材料的保管（一）保管期限根据档案材料的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。1.永久保管的档案材料包括：校务公开工作的重要文件、决议、决定等。涉及学校重大利益、师生切身利益的公开事项档案。具有历史查考价值的档案材料。2.长期保管的档案材料包括：年度校务公开工作方案、总结等。一般公开事项的决策过程记录和公开内容档案。师生及社会公众反馈意见的综合分析报告等。3.短期保管的档案材料包括：临时性公开事项的档案材料。公开渠道的日常记录等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和保管期限进行存放。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案霉变、虫蛀等损坏。2.电子档案采用专用的电子档案管理系统进行存储，建立备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时做好电子档案的安全防护工作，防止数据丢失、泄露和被篡改。（三）保管期限的变更与鉴定1.定期对档案材料的保管期限进行检查和评估，根据实际情况及时调整保管期限。2.当档案材料的保管期限届满时，由档案管理部门组织相关人员进行鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正的原则。鉴定结果经学校领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁，并做好销毁记录。四、档案材料的利用（一）利用范围1.学校内部各部门为开展工作需要查阅校务公开档案材料。2.师生及社会公众根据相关规定申请查阅校务公开档案材料。3.上级主管部门、审计部门、纪检监察部门等因工作需要查阅档案材料。（二）利用手续1.校内各部门查阅档案材料，需填写《校务公开档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经部门负责人签字后，到档案管理部门办理查阅手续。2.师生及社会公众查阅档案材料，需持有效身份证件，填写《校务公开档案查阅申请表》，说明查阅事项和理由，经学校相关部门审核批准后，到档案管理部门查阅。查阅涉及个人隐私的档案材料，需经本人同意。3.上级主管部门、审计部门、纪检监察部门等查阅档案材料，应出具单位介绍信，说明查阅范围和目的，经学校领导批准后，由档案管理部门安排专人协助查阅。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督，确保档案材料的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.复制对于确需复制档案材料的，查阅人员应填写《校务公开档案复制申请表》，注明复制内容和用途，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的复制方式和数量进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。3.借阅因工作需要长期使用档案材料的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案材料，不得转借他人，不得在档案材料上批注、污损、撕毁等。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。五、档案材料的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案材料的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案统计报表，向上级主管部门和学校领导报告档案工作情况。统计数据应真实、准确、完整，统计报表应按时报送。（二）移交工作1.学校内部机构调整或人员变动时，涉及校务公开档案材料的部门应及时将档案材料移交档案管理部门，办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认，确保档案材料的完整和准确。2.学校撤销、合并时，应按照国家有关规定，将校务公开档案材料移交给相关部门或档案馆。档案移交应编制移交清单，明确档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。六、监督与检查（一）监督机制学校建立校务公开制度档案材料管理监督机制，由学校纪检监察部门负责对档案管理工作进行监督检查。定期对档案管理部门的工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案材料的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本办法的规定。2.档案管理制度的执行情况，包括档案人员的岗位职责履行情况、档案安全保密措施落实情况等。3.档案统计工作的准确性和及时性。4.档案移交工作的规范性。（三）责任追究对违反