租赁单位档案管理制度

PAGE租赁单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强租赁单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在租赁业务及单位管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本租赁单位各部门及全体员工在租赁业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是租赁单位在租赁业务开展过程中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：租赁单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确，全面反映租赁业务活动的全过程，保持档案的完整性。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便员工查阅和利用档案，充分发挥档案的价值。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及商业秘密、客户隐私等重要档案严格保密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责租赁单位档案的全面管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本租赁单位档案管理制度，并组织实施。2.负责租赁业务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管和保护工作，提供适宜的保管环境，定期对档案进行检查、清点、修复和数字化处理，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.开展档案利用服务工作，根据员工的需求，及时提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织档案管理培训，提高员工的档案意识和档案管理技能，促进档案管理工作的规范化和科学化。8.参与单位的重大活动和重要项目，负责相关档案的收集和整理，为单位的决策提供档案支持。9.负责与上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.租赁合同档案：包括租赁合同文本、租赁意向书、租赁洽谈记录、租金支付记录、租赁变更协议等。2.客户档案：客户基本信息、营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书、信用评估报告、客户往来信函等。3.房产档案：房屋产权证书、房屋租赁合同、房屋平面图、房屋验收报告、房屋维修记录等。4.财务档案：租金收入凭证、费用支出凭证、财务报表、税务申报资料等。5.业务往来档案：与供应商、合作伙伴的合同、协议、往来函件，以及业务洽谈记录、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.档案形成部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将相关档案整理齐全，移交档案管理部门。对于重要紧急的档案，应随时移交。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，一般分为租赁合同类、客户类、房产类、财务类、业务往来类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：为每一份档案或一组相关档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，清晰反映档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行规范化装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管方式1.根据档案的性质和保管期限，采用不同的保管方式。对于纸质档案，应存放在档案密集架上，便于存放和查找；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。2.对重要档案应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.租赁单位档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及租赁单位重大权益、重要业务活动、具有历史查考价值的档案，如租赁合同、房产产权证书等。长期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，主要是反映租赁业务过程中较为重要的文件资料，如租金支付记录、客户信用评估报告等。短期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，包括一般性的业务往来文件、临时性的报表等。2.档案保管期限从档案形成的次年1月1日起计算。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并报告单位领导。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。五、档案的利用（一）利用范围1.单位内部员工因工作需要查阅、借阅档案，用于业务办理、决策参考、项目研究等。2.外部单位因法律法规规定、司法程序需要，经单位批准后查阅相关档案。3.其他符合规定的利用需求。（二）利用流程1.查阅申请：内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。外部单位查阅档案，应提交单位介绍信、查阅申请函等相关文件，经单位领导批准后，由档案管理部门办理查阅手续。2.查阅登记：档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以登记，并安排专人陪同查阅或提供档案复印件。查阅人员应在查阅登记表上签字确认查阅情况。3.借阅申请：因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。4.借阅登记：档案管理部门对借阅申请进行审核，收取借阅保证金（如有需要），并将档案交付借阅人。借阅人应在借阅登记表上签字确认借阅情况。5.归还档案：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）利用限制1.涉及商业秘密、客户隐私等重要档案，未经单位领导批准，不得对外提供查阅和借阅。2.查阅和借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案内容，不得在档案上圈划、批注、拍照、复印（法律法规另有规定的除外）。3.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应经单位领导批准，并严格履行借阅手续，确保档案安全归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、业务价值、法律价值等因素，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经单位领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案流失。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保管。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子档案的收集应与纸质档案同步进行，确保电子文件的完整性和准确性。电子文件形成部门应按照档案管理部门的要求，及时将电子文件移交至档案管理部门。2.电子档案的整理应参照纸质档案的整理方法，按照分类、编号、编目等要求进行，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.存储电子档案的设备应具备防病毒、防黑客攻击等安全防护措施，确保电子档案的安全。3.档案管理部门应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读