测绘档案资料保密制度

PAGE测绘档案资料保密制度一、总则（一）目的为加强公司测绘档案资料的保密管理，确保测绘档案资料的安全，防止测绘档案资料的泄露、丢失和损坏，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》以及相关行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及测绘档案资料管理、使用、存储、传输等相关工作的部门和人员。（三）定义1.测绘档案资料：指公司在测绘项目实施过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于测绘原始数据、成果图件、技术文档、项目报告等。2.保密：指采取必要的措施，防止测绘档案资料被非授权访问、使用、披露、更改或破坏。3.涉密人员：指因工作需要接触测绘档案资料且知悉其保密内容的公司员工。（四）保密原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规和行业标准中关于测绘档案资料保密的规定，依法履行保密义务。2.预防为主原则：强化保密教育，增强员工保密意识，建立健全保密管理制度和防范措施，预防测绘档案资料泄密事件的发生。3.最小化原则：严格限定接触测绘档案资料的人员范围，根据工作需要，仅向相关人员提供完成工作所需的最小量涉密信息。4.全程管理原则：对测绘档案资料的形成、收集、整理、存储、使用、传输、销毁等全过程实施保密管理，确保保密措施贯穿始终。二、保密职责（一）公司管理层职责1.负责批准公司测绘档案资料保密制度，确保制度符合国家法律法规和行业标准要求。2.监督保密制度的执行情况，对违反保密制度的行为进行处理。3.为保密工作提供必要的资源支持，包括人员、设备、经费等。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善测绘档案资料的分类、编号、归档、存储等管理制度，确保档案资料的规范管理。2.建立测绘档案资料保密台账，记录档案资料的名称、密级、保管期限、借阅情况等信息。3.负责测绘档案资料的日常保管工作，确保档案资料的安全存储，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。4.按照规定的程序和要求，办理测绘档案资料的借阅、归还、查阅等手续，对借阅和查阅情况进行登记和跟踪管理。5.定期对测绘档案资料进行清查和盘点，确保账物相符。6.协助有关部门和人员做好测绘档案资料的保密工作，提供必要的技术支持和培训。（三）项目负责人职责1.负责本项目测绘档案资料的收集、整理和归档工作，确保项目档案资料的完整性和准确性。2.在项目实施过程中对涉及的测绘档案资料进行保密管理，明确项目组成员的保密职责，采取必要的保密措施，防止档案资料的泄露。3.按照公司规定，及时将项目测绘档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。4.对项目组成员进行保密教育和培训，提高成员的保密意识和技能。5.监督项目组成员遵守保密制度，对违反保密制度的行为及时进行纠正和处理。（四）涉密人员职责1.严格遵守公司测绘档案资料保密制度，自觉履行保密义务。2.妥善保管自己所接触的测绘档案资料，不得私自留存、复制、转借或销毁档案资料。3.在工作中使用测绘档案资料时，应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保档案资料的安全。4.发现测绘档案资料存在安全隐患或发生泄密事件时，应及时报告公司相关部门，并采取措施防止损失扩大。5.参加公司组织的保密教育和培训，不断提高自身的保密意识和技能。三、测绘档案资料的密级划分（一）划分依据根据测绘档案资料的内容、性质、重要程度以及对国家安全和利益的影响程度，按照国家保密法规和行业标准，对测绘档案资料进行密级划分。（二）密级分类1.绝密级：涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的测绘档案资料。如国家重要军事设施的高精度测绘数据、涉及国家安全的战略测绘成果等。2.机密级：涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的测绘档案资料。如重要地理信息数据、特定区域的高精度地形图等。3.秘密级：涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的测绘档案资料。如普通区域的测绘成果、一般性的地理信息数据等。（三）密级标识1.测绘档案资料的密级应在档案资料的封面、首页或存储介质显著位置进行标识。2.密级标识应采用规范的保密标识样式，注明“绝密”、“机密”、“秘密”字样，并标明保密期限。（四）密级变更与解除1.测绘档案资料的密级根据实际情况需要变更或解除的，由档案管理部门提出申请，经公司管理层批准后实施。2.密级变更或解除后，应及时对档案资料的密级标识进行更换，并在保密台账中进行记录。四、测绘档案资料的存储与保管（一）存储场所选择1.测绘档案资料应存储在专门的档案库房内，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防磁等安全防护设施。2.库房应远离易燃、易爆、易腐蚀等危险物品存放区域，避免受到外界因素的影响。3.库房应设置门禁系统，严格限制无关人员进入，确保库房安全。（二）存储介质选择1.根据测绘档案资料的性质和保存期限，选择合适的存储介质，如纸质档案、光盘、磁带、硬盘等。2.对于重要的测绘档案资料，应采用多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。3.存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）档案整理与归档1.测绘项目完成后，项目负责人应及时组织对项目档案资料进行整理，按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目等工作。2.整理后的档案资料应及时移交档案管理部门进行归档，档案管理部门应按照规定的程序和要求进行审核和接收。3.归档后的测绘档案资料应按照密级、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（四）日常保管措施1.档案管理部门应定期对测绘档案资料进行清查和盘点，检查档案资料的数量、质量和存储状况，发现问题及时处理。2.对存储在电子介质中的测绘档案资料，应定期进行数据备份，并进行异地存储，防止数据丢失。3.加强对库房环境的监测和控制，保持库房内的温度、湿度、通风等条件符合要求。4.对档案资料的借阅、归还、查阅等情况进行详细记录，确保档案资料的流向清晰可查。五、测绘档案资料的使用与借阅（一）使用规定1.公司员工因工作需要使用测绘档案资料时，应填写《测绘档案资料使用申请表》，注明使用目的、使用期限、使用范围等信息。2.使用申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容和保密规定进行审批，批准后方可提供档案资料。3.使用测绘档案资料时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案资料带出公司或转借他人。4.使用过程中应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保档案资料的安全和完整，不得对档案资料进行涂改、损坏、丢失等行为。5.使用完毕后，应及时将测绘档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅公司测绘档案资料时，应提前向公司提交《测绘档案资料借阅申请表》，注明借阅单位名称、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。2.借阅申请表经公司管理层批准后，档案管理部门方可办理借阅手续。借阅手续应包括签订保密协议、明确借阅责任等内容。3.外单位借阅测绘档案资料时，应安排专人负责陪同，确保档案资料的安全和完整。借阅期间不得擅自复制、转借或泄露档案资料内容。4.借阅期限届满后，外单位应及时归还测绘档案资料，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，如发现问题应及时处理。（三）特殊情况处理1.因工作紧急需要，无法提前办理借阅手续的，经公司管理层批准后，可先提供测绘档案资料，但事后应及时补办借阅手续。2.对于涉及国家秘密的测绘档案资料，原则上不得对外提供借阅。确因特殊情况需要提供借阅的，应按照国家有关保密规定，报经上级主管部门批准后办理。六、测绘档案资料的传输与共享（一）传输规定1.测绘档案资料的传输应采用安全可靠的方式进行，如加密传输、专用网络传输等，确保传输过程中数据的安全。2.在传输测绘档案资料前，应进行必要的安全检查，确保传输内容符合保密要求。3.传输过程中应严格控制传输范围，仅向授权的接收方进行传输，不得擅自扩大传输范围。4.对传输过程中产生的临时存储数据，应采取相应的保密措施，防止数据泄露。（二）共享规定1.公司内部各部门之间因工作需要共享测绘档案资料时，应填写《测绘档案资料共享申请表》，注明共享部门名称、共享目的、共享内容、共享期限等信息。2.共享申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容和保密规定进行审批，批准后方可进行共享。3.共享测绘档案资料时，应明确共享双方的保密责任，确保共享过程中档案资料的安全。4.共享期限届满后，共享双方应及时停止共享行为，并对共享的档案资料进行清理和销毁。（三）外部共享规定1.公司与外部单位共享测绘档案资料时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案资料的安全。2.外部共享测绘档案资料应按照国家有关保密规定，报经上级主管部门批准后进行。3.在外部共享过程中，应采取必要的安全措施，如加密处理、限制访问权限等，防止档案资料的泄露。七、测绘档案资料的销毁（一）销毁条件1.测绘档案资料已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.测绘档案资料因保管不善等原因造成损坏、丢失，无法修复或恢复的。3.测绘项目完成后，经项目负责人和档案管理部门确认，已不再需要的项目档案资料。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对测绘档案资料进行清查，确定需要销毁的档案资料清单，并填写《测绘档案资料销毁申请表》。2.《测绘档案资料销毁申请表》经公司管理层批准后，档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负责，采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等，确保档案资料无法恢复。4.销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、销毁人员等信息，并由销毁人员签字确认。5.销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁记录归档保存，以备查阅。八、保密监督与检查（一）监督机制1.公司建立健全测绘档案资料保密监督机制，明确监督职责和工作流程，确保保密制度的有效执行。`2.档案管理部门负责对测绘档案资料的保密工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.公司内部审计部门定期对测绘档案资料保密制度的执行情况进行审计，对发现的违规行为进行严肃处理。（二）检查内容1.测绘档案资料的存储与保管情况，包括库房安全设施、存储介质管理、档案整理归档等。2.测绘档案资料的使用与借阅情况，包括申请表填写、审批手续、使用过程管理、归还情况等。3.测绘档案资料的传输与共享情况，包括传输方式、共享审批、保密措施等。4.测绘档案资料的销毁情况，包括销毁条件、销毁程序、销毁记录等。5.涉密人员的保密意识和行为，包括保密教育培训、遵守保密制度等情况。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门或人员限期整改。2.责任部门或人员应按照整改通知书的要求，制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向档案管理部门提交整改报告，并接受复查。3.对违反测绘档案资料保密制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。九、保密教育与培训（一）教育对象公司全体员工，特别是涉及测绘档案资料管理、使用、存储、传输等工作的人员。（二）教育内容1.国家保密法律法规和行业标准，增强员工的法律意识和保密意识。2.公司测绘档案资料保密制度，使员工熟悉保密制度的各项规定和要求。3.测绘档案资料保密知识和技能，提高员工的保密业务水平和防范能力。4.典型泄密案例分析，通过案例教育，使员工深刻认识泄密行为的危害。（三）培训方式1.定期组织保密专题培训，邀请专家或内部资深人员进行授课，系统讲解保密知识和技能。2.开展保密宣传活动，通过发放宣传资料、张贴标语、举办保密知识竞赛等形式，营造良好的保密氛围。3.结合实际工作，进行针对性的保密培训，如在测绘项目实施