档案外包保密制度

PAGE档案外包保密制度一、总则（一）目的为规范公司档案外包业务中的保密管理，确保公司档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及档案外包的项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储管理等服务的外包合作。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案外包活动在合法合规的框架内进行。2.最小化原则：仅向档案外包服务提供商提供履行服务所必需的档案信息，并确保其对档案信息的访问和使用限制在最小范围内。3.保密协议原则：与档案外包服务提供商签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保保密责任的落实。4.监督与审计原则：建立有效的监督和审计机制，定期对档案外包服务进行检查和评估，确保保密制度的有效执行。二、档案外包服务提供商的选择与管理（一）服务提供商的选择1.资质审查对拟合作的档案外包服务提供商进行全面的资质审查，包括但不限于其营业执照、经营范围、专业资质证书等。确保服务提供商具备从事档案外包业务的合法资质和专业能力，其从业人员应具备相应的档案管理知识和技能。2.信誉评估通过多种渠道对服务提供商的信誉进行评估，如查询其商业信誉记录、客户评价等。优先选择信誉良好、无不良记录的服务提供商合作，以降低档案信息安全风险。3.保密承诺在与服务提供商签订合作协议前，要求其签署保密承诺书，明确其对公司档案信息保密的责任和义务。保密承诺书应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容，确保服务提供商对保密工作的严肃性有充分认识。（二）服务提供商的管理1.合同管理与服务提供商签订详细的外包服务合同，明确服务内容、服务期限、服务质量标准、保密条款等双方权利义务。在合同中明确约定服务提供商在档案外包过程中应遵守的保密法律法规和公司内部保密制度，以及违反保密约定的违约责任。2.人员管理要求服务提供商对参与档案外包项目的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。监督服务提供商对其工作人员进行保密培训，明确保密责任和违规后果，确保工作人员熟悉并遵守公司保密制度。3.定期评估建立对服务提供商的定期评估机制，每[X]个月对服务提供商的保密工作进行检查和评估。评估内容包括服务提供商的保密制度执行情况、工作人员的保密意识、档案信息安全管理措施等方面。根据评估结果，对表现优秀的服务提供商给予适当奖励，对存在问题的服务提供商提出整改要求，并视情况采取相应的处罚措施。三、档案信息的交接与传输（一）交接前准备1.清单编制在档案信息交接前，由公司档案管理部门对拟交接的档案进行详细清点和整理，编制档案交接清单。档案交接清单应包括档案名称、数量、保管期限、密级等详细信息，确保交接双方对档案内容有清晰准确的了解。2.载体检查对档案信息的存储载体进行检查，确保载体完好无损，无病毒感染等安全隐患。在交接过程中，对档案信息的存储载体进行严格的登记和签收，明确双方责任。（二）交接过程管理1.专人负责档案信息交接应指定专人负责，确保交接过程的准确性和安全性。交接人员应具备良好的保密意识和责任心，熟悉档案交接流程和保密要求。2.现场监督在档案信息交接现场，应安排专人进行监督，确保交接过程符合规定要求，防止档案信息泄露。监督人员应对交接过程进行全程记录，包括交接时间、地点、交接人员、交接内容等信息，以备后续查询和审计。（三）传输安全1.加密传输对于通过网络传输的档案信息，应采用加密技术进行传输，确保信息在传输过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准和行业要求，确保加密强度足够，防止信息被窃取或篡改。2.传输渠道管理严格控制档案信息传输的渠道，确保信息仅通过公司指定的安全网络或存储介质进行传输。禁止通过未经授权的网络或存储介质传输档案信息，防止信息泄露风险。四、档案外包服务过程中的保密措施（一）工作场所管理1.物理隔离要求档案外包服务提供商为档案处理工作提供专门的、相对独立的工作场所，与其他业务区域进行有效的物理隔离。工作场所应具备必要的安全防范设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.环境安全确保工作场所的环境安全，防止档案信息因自然灾害、火灾、水灾等原因受到损坏。配备必要的消防、防潮、防虫等设施，定期对工作场所进行检查和维护。（二）人员操作规范1.授权访问明确档案外包服务提供商工作人员对档案信息的访问权限，严格按照授权范围进行操作。对涉及重要档案信息的操作，实行双人或多人复核制度，确保操作的准确性和安全性。2.操作记录要求服务提供商工作人员对档案处理操作进行详细记录，包括操作时间、操作人员、操作内容等信息。操作记录应妥善保存，以备后续查询和审计，以便及时发现和处理异常操作。3.数据备份服务提供商应定期对处理的档案信息进行备份，备份数据应存储在安全可靠的位置，并与原始数据分开存放。备份数据的存储期限应符合公司相关规定，以便在需要时能够及时恢复数据。（三）设备与存储管理1.设备使用规范对服务提供商用于档案处理的设备进行严格管理，明确设备的使用范围和操作规范。禁止在未经授权的设备上处理公司档案信息，防止因设备安全问题导致信息泄露。2.存储介质管理对档案信息存储介质进行严格登记和管理，明确存储介质的使用、保管、销毁等流程。存储介质应标明档案信息的相关内容和密级，确保存储介质的安全性和可追溯性。定期对存储介质进行检查和维护，防止存储介质损坏导致档案信息丢失。五、保密监督与检查（一）内部监督机制1.定期检查公司档案管理部门应定期对档案外包服务项目进行保密检查，检查内容包括服务提供商的保密制度执行情况、工作场所安全、人员操作规范、设备与存储管理等方面。定期检查的频率为每[X]个月至少一次，确保及时发现和纠正存在的问题。2.不定期抽查除定期检查外，公司还应不定期对档案外包服务项目进行抽查，重点检查关键环节和敏感区域的保密措施落实情况。不定期抽查的结果应及时反馈给服务提供商，并要求其限期整改。（二）外部审计1.委托审计公司可定期委托专业的审计机构对档案外包服务项目进行全面审计，审计内容包括保密制度执行情况、档案信息安全管理、服务质量等方面。委托审计的周期为每[X]年至少一次，确保档案外包服务项目的合规性和安全性。2.审计结果处理根据审计机构出具的审计报告，对发现的问题进行及时整改，并将整改情况向公司管理层汇报。对违反保密规定的服务提供商，按照合同约定追究其违约责任，并视情节轻重决定是否终止合作。六、保密培训与教育（一）对公司员工的培训1.入职培训在新员工入职时，将档案外包保密制度纳入入职培训内容，使新员工了解档案外包业务中的保密要求和重要性。入职培训应包括保密法律法规、公司保密制度、档案外包业务流程等方面的内容，确保新员工在入职初期就树立保密意识。2.定期培训定期组织公司员工参加档案外包保密培训，培训频率为每[X]年至少一次。培训内容应根据实际情况进行更新和调整，包括最新的保密法律法规、行业保密动态、档案外包业务中的保密风险防范等方面的内容。通过培训，提高公司员工对档案外包保密工作的认识和技能，增强保密意识和责任感。（二）对服务提供商人员的培训1.首次培训在与服务提供商签订合作协议后，要求服务提供商对参与档案外包项目的人员进行首次保密培训，培训内容应涵盖公司保密制度、档案信息安全管理要求等方面。首次培训应确保服务提供商人员熟悉公司保密规定和档案外包业务中的保密操作流程。2.持续培训服务提供商应定期对其工作人员进行保密培训，培训频率为每[X]个月至少一次。公司档案管理部门可根据实际情况，对服务提供商的保密培训工作进行指导和监督，确保培训效果。通过持续培训，不断强化服务提供商人员的保密意识和业务能力，确保档案外包服务过程中的保密工作得到有效落实。七、保密责任与违约责任（一）保密责任1.公司责任公司应严格遵守本保密制度，确保档案外包业务中的保密工作得到有效执行。公司有责任对档案外包服务提供商进行监督和管理，确保其履行保密义务。公司应采取必要的措施，保障档案信息的安全与保密，防止因公司自身原因导致档案信息泄露。2.服务提供商责任档案外包服务提供商应严格遵守本保密制度和与公司签订的保密协议，履行保密责任。服务提供商应对其工作人员进行保密教育和管理，确保工作人员遵守保密规定。服务提供商应采取有效的保密措施，防止档案信息在服务过程中泄露、篡改或丢失。（二）违约责任1.公司违约若公司违反本保密制度，导致档案信息泄露，给服务提供商或第三方造成损失的，公司应承担相应的赔偿责任。公司应按照合同约定，对因违约行为给服务提供商造成的直接经济损失进行赔偿，并承担因此引发的法律责任。2.服务提供商违约若档案外包服务提供商违反本保密制度或保密协议，导致公司档案信息泄露、篡改或丢失的，服务提供商应承担相应的赔偿责任。服务提供商应按照合同约定，赔偿公司因此遭受的全部损失，包括但不限于直接经济损失、间接经济损失、声誉损失等。公司有权视情节轻重，对服务提供商采取警告、罚款、终止合作等处罚措施，并依法追究其法律责任。八、附则（一）制