档案应急预案制度上墙

PAGE档案应急预案制度上墙一、总则（一）目的为有效应对各类可能影响档案安全与完整的突发事件，确保档案工作的正常开展，保护公司/组织的重要信息资产，特制定本档案应急预案制度。本制度旨在规范应急处置流程，提高应急响应能力，最大程度降低突发事件对档案造成的损失。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及相关人员，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。（三）工作原则1.预防为主建立健全档案安全防范机制，加强日常管理和监督检查，及时发现和消除安全隐患，预防突发事件的发生。2.快速反应一旦发生突发事件，能够迅速启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失和影响。3.科学处置依据突发事件的性质、特点和危害程度，科学合理地制定应对措施，确保处置工作的有效性和专业性。4.保障安全在应急处置过程中，始终将保障档案安全放在首位，确保档案实体和信息的安全。二、应急组织机构及职责（一）应急指挥中心成立档案应急指挥中心，由公司/组织分管档案工作的领导担任总指挥，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等。应急指挥中心负责全面领导和指挥档案应急处置工作，协调各方面资源，做出重大决策。（二）职责分工1.总指挥职责全面负责档案应急处置工作的指挥与协调。审核批准应急预案和应急处置方案。及时向上级主管部门报告突发事件情况。决定应急处置工作中的重大事项。2.档案管理部门负责人职责协助总指挥开展应急处置工作。组织制定和修订档案应急预案。负责档案应急处置工作的具体实施，协调各工作小组开展工作。及时收集、汇总和报告应急处置工作进展情况。3.相关业务部门负责人职责负责本部门在档案应急处置工作中的配合与支持。组织本部门人员保护现场，协助档案管理部门进行档案的抢救和转移。按照应急指挥中心的要求，提供相关业务信息和技术支持。4.应急工作小组职责抢险救援组：由档案管理部门和相关技术人员组成，负责在突发事件现场进行档案的抢救、转移和保护工作，采取必要的措施防止档案进一步受损。信息联络组：负责与公司/组织内部各部门、上级主管部门、外部相关单位进行信息沟通和联络，及时传达应急指挥中心的指令，收集和反馈各类信息。后勤保障组：负责应急处置所需的物资、设备、资金等保障工作，确保抢险救援工作的顺利进行。事故调查组：在突发事件处置结束后，负责对事件原因、经过、损失等进行调查和分析，总结经验教训，提出改进措施。三、预防与预警（一）预防措施1.档案安全管理建立健全档案管理制度，明确档案管理流程和岗位职责，加强对档案收集、整理、保管、利用等环节的规范化管理。加强档案库房建设，确保库房符合安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。配备必要的消防器材、温湿度调节设备、监控设备等。定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管过程中存在的问题，确保档案的完整与安全。2.人员培训与教育加强对档案管理人员的安全意识教育和业务培训，提高其应急处置能力和责任心。培训内容包括档案安全知识、应急预案、应急操作技能等。对涉及档案管理的其他人员进行相关培训，使其了解档案安全的重要性，掌握基本的应急处置方法。3.设施设备维护定期对档案管理设施设备进行检查、维护和保养，确保其正常运行。如消防设备要定期检查和维修，保证其性能良好；温湿度调节设备要定期校准，确保库房温湿度符合要求。建立设施设备维护档案，记录维护时间、内容、结果等信息，以便跟踪和管理。4.风险评估与排查定期对档案管理工作进行风险评估，识别可能存在的安全隐患和风险因素，如自然灾害风险、人为破坏风险、技术故障风险等。根据风险评估结果，制定针对性的风险防控措施，及时进行整改和防范。同时，加强对风险点的监控和预警，确保能够及时发现和处理潜在的问题。（二）预警机制1.预警信息收集建立多渠道的预警信息收集网络，包括公司/组织内部的安全巡查、员工报告、设施设备监测系统等，以及外部的气象预报、灾害预警、行业动态等信息来源。明确各渠道预警信息的收集责任人和收集方式，确保预警信息能够及时、准确地传递到档案管理部门。2.预警信息分析与评估档案管理部门收到预警信息后，要及时进行分析和评估，判断其对档案安全可能造成的影响程度。根据预警信息的性质、影响范围和可能持续的时间，确定预警级别，并采取相应的预警措施。3.预警级别与发布预警级别分为一般预警、较重预警、严重预警和特别严重预警四级，分别用蓝色、黄色、橙色和红色表示。根据预警信息分析评估结果，由应急指挥中心确定预警级别，并通过公司/组织内部的信息发布平台、通知、公告等方式及时向相关部门和人员发布预警信息，告知其应采取的防范措施。四、应急响应（一）突发事件报告1.一旦发生可能影响档案安全的突发事件，现场人员应立即向档案管理部门报告。报告内容包括事件发生的时间、地点、经过、初步估计的损失情况等。2.档案管理部门接到报告后，应迅速核实情况，并立即向应急指挥中心报告。应急指挥中心在接到报告后，应立即启动应急预案，并向上级主管部门报告。（二）应急处置流程1.启动应急响应应急指挥中心接到突发事件报告后，立即启动应急预案，各应急工作小组按照职责分工迅速开展工作。2.现场处置抢险救援组第一时间赶赴现场，对档案进行抢救和保护。采取有效的措施，如转移档案、灭火、防潮、防虫等，防止档案进一步受损。在抢救过程中，要注意保护档案的原始状态和完整性，尽量减少对档案内容的破坏。同时，要做好现场记录，包括拍照、录像、记录抢救过程等，为后续的调查和处理提供依据。3.信息联络与沟通信息联络组负责与各方面进行信息联络和沟通。及时向公司/组织内部各部门通报事件进展情况，协调相关部门提供支持和配合；向上级主管部门报告事件情况，按照要求及时反馈处置工作进展；与外部相关单位，如消防部门、公安部门、专业档案修复机构等保持联系，寻求技术支持和指导。4.后勤保障后勤保障组迅速调配应急处置所需的物资和设备，确保抢险救援工作的顺利进行。如提供灭火器材、防护用品、运输车辆、档案整理工具等。同时，保障应急处置工作的资金需求，确保各项费用及时到位。5.扩大应急如果突发事件的危害程度超出公司/组织自身的应急处置能力，应急指挥中心应及时向上级主管部门和当地政府相关部门报告，请求支援，扩大应急响应范围。在外部支援到达之前，继续做好现场处置和档案保护工作。（三）应急处置措施1.火灾事故处置立即组织人员使用消防器材进行灭火，同时拨打火警电话报警。在确保安全的前提下，迅速将档案转移至安全区域，避免档案被火烧毁或烟熏受损。对受损档案进行详细记录，包括档案名称、数量、受损程度等，以便后续进行评估和修复。2.水灾事故处置及时切断电源，防止触电事故发生。组织人员对档案进行抢救，将档案转移至高处或干燥的地方，避免档案被水浸泡。对被水浸泡的档案进行清理和晾晒，采取适当的干燥处理措施，如使用除湿设备、通风晾晒等，防止档案发霉、变形。3.被盗事故处置立即保护现场，不要随意触摸或移动现场物品，以便公安机关进行勘查。及时清点被盗档案的数量、名称、存放位置等信息，并向公安机关报告。配合公安机关开展调查工作，提供相关线索和信息，协助追回被盗档案。4.技术故障事故处置迅速判断故障类型和影响范围，及时通知技术人员进行抢修。在技术人员到达之前，采取临时应急措施，如切换备用设备、调整档案管理流程等，确保档案工作的正常开展。对故障原因进行详细记录，以便后续进行分析和总结，防止类似故障再次发生。（四）应急终止1.当突发事件得到有效控制，档案安全得到保障，应急处置工作基本完成后，由应急指挥中心总指挥决定应急终止。2.应急终止后，各应急工作小组要对现场进行清理和恢复，对受损档案进行统计和评估，制定档案修复和重建计划。同时，对应急处置工作进行总结和评估，分析事件原因，总结经验教训，提出改进措施，完善档案应急预案和相关管理制度。五、后期处置（一）档案修复与重建1.组织专业人员对受损档案进行修复，根据档案的受损程度和类型，采用适当的修复方法和技术，确保档案的可读性和完整性。2.对于因突发事件导致档案丢失或损坏严重无法修复的部分，要按照档案管理规定和相关法律法规的要求，进行档案重建工作。重建过程中要确保档案信息的准确性和可靠性。（二）调查与评估1.事故调查组对突发事件进行全面调查，查明事件原因、经过、损失情况等，确定事件责任。2.对应急处置工作进行评估，总结经验教训，评估应急处置措施的有效性和应急工作小组的工作表现。针对评估中发现的问题，提出改进建议和措施，完善档案应急预案和相关管理制度。（三）责任追究1.对在突发事件中因工作不力、失职、渎职等原因导致档案损失扩大或造成严重后果的单位和个人，按照公司/组织的相关规定进行责任追究。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、撤职等，构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、培训与演练（一）培训计划1.制定档案应急培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容包括档案安全知识、应急预案、应急处置技能等，确保相关人员熟悉应急处置流程和要求，掌握基本的应急操作技能。（二）培训实施1.定期组织档案应急培训，培训方式可采用集中授课、现场演示、模拟演练等多种形式，提高培训效果。2.对培训人员进行考核，确保其具备相应的应急处置能力。考核内容包括理论知识考核和实际操作考核，考核合格后方可上岗。（三）演练计划1.制定档案应急演练计划，明确演练的类型、时间、地点、参与人员等。演练类型包括桌面演练、实战演练等，通过演练检验应急预案的可行性和有效性，提高应急响应能力和协同配合能力。2.实战演练应尽可能模拟真实的突发事件场景，检验各应急工作小组的应急处置能力和实际操作水平，发现并解决演练过程中存在的问题。（四）演练实施1.按照演练计划组织实施演练，演练过程中要严格按照应急预案的要求进行操作，确保演练的真实性和有效性。2.演练结束后，对演练效果进行评