事业单位档案保管制度

PAGE事业单位档案保管制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位范围内形成的各类档案材料的保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由单位档案管理部门集中保管，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确，如实反映单位各项工作活动。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案保管流程，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案保管机构及职责（一）档案管理部门1.设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。2.负责制定和完善档案保管制度、工作流程和操作规范。3.集中管理本单位各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。4.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的法律法规和行业标准。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和处理。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和记录，保证档案的安全。5.负责档案信息的数字化录入和管理，提高档案利用效率。6.参与档案的鉴定和销毁工作，提出鉴定意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。3.本单位对外签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位内部形成的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。5.本单位人员的人事档案、工资档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.在办理完毕的文件材料应在规定时间内归档，不得积压或拖延。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，进行分类整理。一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等类别。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。3.科技档案按照项目、专业等进行分类，建立项目档案卷册，编制卷内目录和备考表。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案，完善档案内容。5.会计档案按照会计档案管理办法进行整理，定期装订成册，编制会计档案目录。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从档案的真实性、完整性、准确性、系统性和利用价值等方面进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.对重复、无效、无保存意义的档案进行甄别。3.根据单位发展和工作需要，对档案的完整性和准确性进行审查。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案鉴定审批表进行审核，召开鉴定会议，对档案进行逐卷审查，形成鉴定结论。3.对确无保存价值需要销毁的档案，编制档案销毁清册，经单位负责人批准后实施销毁。（五）销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。3.档案盒应按照统一规格制作，标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存放1.按照档案的分类方案，将档案有序存放在档案装具中，同一类别的档案应集中存放。2.档案应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，实行专柜存放或异地备份。（四）档案保管期限1.根据国家有关规定和本单位实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.定期对档案保管期限进行检查和调整，对已到期的档案及时进行鉴定和处理。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度和应急预案，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案信息的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露。4.对因自然灾害、突发事件等原因可能影响档案安全的情况，应及时采取应急措施，确保档案的安全。六、档案的统计与检索（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，及时准确地反映档案管理工作的基本情况。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）档案检索1.建立完善的档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、文号索引、主题索引等。2.利用现代信息技术，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索。3.档案管理人员应熟练掌握档案检索方法和技巧，为利用者提供快速、准确的档案检索服务。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障利用者的合法权益。2.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息安全。3.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位相关的档案，须经单位负责人批准。3.司法机关、行政机关依法查阅档案，应按照相关法律程序办理手续。（三）利用手续1.本单位人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经本单位负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书，经本单位负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（四）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经批准后办理借阅手续，借阅期限一般不得超过规定时间。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门。（